Ohjeet yksilöllisistä järjestelyistä valintakokeissa ja opinnoissa (16.9.2019)

1. Yleistä

Yhdenvertaisuuslain (6/2014) mukaan koulutuksen järjestäjän on ryhdyttävä tarvittaviin toimenpiteisiin yhdenvertaisuuden toteutumisen edistämiseksi. Edistämistoimenpiteiden on oltava oppilaitoksen toimintaympäristö, voimavarat ja muut olosuhteet huomioon ottaen tehokkaita, tarkoituksenmukaisia ja oikeasuhtaisia. Koulutuksen järjestäjän on huolehdittava siitä, että oppilaitoksella on suunnitelma tarvittavista toimenpiteistä yhdenvertaisuuden edistämiseksi.

Viranomaisen, koulutuksen järjestäjän, työnantajan sekä tavaroiden tai palvelujen tarjoajan on tehtävä asianmukaiset ja kulloisessakin tilanteessa tarvittavat kohtuulliset mukautukset, jotta vammainen henkilö voi yhdenvertaisesti muiden kanssa asioida viranomaisissa sekä saada koulutusta, työtä ja yleisesti tarjolla olevia tavaroita ja palveluita samoin kuin suoriutua työtehtävistä ja edetä työuralla.

Mukautusten kohtuullisuutta arvioitaessa otetaan huomioon vammaisen ihmisen tarpeiden lisäksi 1 momentissa tarkoitetun toimijan koko, taloudellinen asema, toiminnan luonne ja laajuus sekä mukautusten arvioidut kustannukset ja mukautuksia varten saatavissa oleva tuki. (Yhdenvertaisuuslaki 15/2014).

Tämän ohjeistuksen tarkoitus on kuvata, kuinka Itä-Suomen yliopistossa sovitaan tarpeellisista ja asianmukaisista järjestelyistä sekä toimenpiteistä, joilla edistetään opintojen saavutettavuutta sekä yhdenvertaisuuden toteutumista opiskelussa. Näitä järjestelyitä nimitetään yksilöllisiksi järjestelyiksi valintakokeessa ja yksilöllisiksi opintojärjestelyiksi.

Esteettömyyden huomioiminen opetuksen ja opetusjärjestelyjen suunnittelussa auttaa kaikkia opiskelijoita ja henkilöstöä. Joillekin se on myös opiskelun välttämätön edellytys. Sekä opetussuunnittelussa että toteutuksessa tulee kiinnittää huomiota saavutettavuuteen niin tilojen, välineiden kuin muidenkin opetusjärjestelyjen osalta.

Opiskelijan tai koulutukseen hakijan vamma tai pitkäaikaissairaus voi olla luonteeltaan fyysinen tai psyykkinen, esimerkiksi liikunta-, aisti- tai kognitiivinen vamma. Opiskelijalla voi olla lukemiseen, kirjoittamiseen tai muuhun oppimiseen liittyvä vaikeus. Hänellä voi olla myös useampia vammoja tai pitkäaikaissairauksia, jotka vaikuttavat koulutukseen pääsemiseen ja opiskelusta selviytymiseen. Yksilöllisiä järjestelyjä voidaan toteuttaa myös silloin, kun vamman tai sairauden aiheuttama haitta on tilapäinen, esimerkiksi onnettomuuden seuraus. Päätöstä yksilöllisistä järjestelyistä ei tehdä tavanomaisissa lyhytaikaisissa sairastapauksissa (esim. influenssa, norovirus, flunssa), joissa opettaja voi opintojohtosäännön nojalla sopia järjestelyistä opiskelijan kanssa ilman erillisen päätöksen tekemistä. Yksilölliset järjestelyt voivat koskea valinta- tai soveltuvuuskoetta (ml. sivuaineiden valintakokeet), tentti -tai muita opetustilanteita. Muita opetustilanteita ovat opetuksen lisäksi opiskeluun liittyvä ohjaus ja siihen kuuluvat palvelut.

Itä-Suomen yliopistossa toteutetaan verkostotoimijamallia. Tavoitteena on, että opiskelijoita ohjaavat henkilöt voivat yhteistyössä opiskelijan kanssa ratkoa esteettömyyteen liittyviä kysymyksiä.

Tämä ohje ei koske yliopiston verkkosivujen ja mobiilisovellusten ja niiden sisältöjen yleistä saavutettavuutta eli näiden toimintojen saattamista sellaisiksi, että kuka tahansa voi niitä käyttää ja ymmärtää mitä niissä sanotaan (Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta, 306/2019). Tämä ohje ei myöskään koske yliopistolain (558/2009) 37 a §:n mukaisia tilanteita, joissa hakijan terveydentilaan tai toimintakykyyn liittyvä seikka muodostaa esteen opiskelijaksi ottamiselle (esteettömyys).

Yksilöllisten opintojärjestelyjen hakemiseen, käsittelyyn ja myöntämiseen liittyvä prosessi on kuvattu IMS-järjestelmässä (Koulutuksen ja tutkimuksen tukipalvelut > Opintopalvelut > Opiskelun tuki > Opiskelijoiden ohjaus ja opiskeluhyvinvointi > Opiskeluhyvinvointi, kirjaudu UEF-tunnuksella).

2. Esteettömyyden toimijaverkosto

Esteettömyyttä koordinoi yliopistossa opiskelijoiden opiskelukyky- ja hyvinvointityöryhmä (HYRY) ja käytännön asioita hoitaa ja valmistelee sen alaisuudessa toimiva ja eri toimijoista koostuva esteettömyysverkosto. HYRYn tehtäviin on kirjattu mm. (akateemisen rehtorin päivitetty päätös §46/2019, 16.4.2019):

1. valmistella ja ottaa käsittelyyn opiskeluhyvinvoinnin kokonaisuuteen liittyviä asioita ja teemoja esim. linjata ja yhdenmukaistaa UEFin opiskelun (ml. opiskelijavalinnan) esteettömyys ja erityisjärjestely, SORA- ja opiskelijoiden päihdeohjelmaan liittyviä prosesseja sekä käytäntöjä sekä edistää puheeksiottomallin käyttöönottoa yliopistossa,
2. seurata saavutettavuuden ja esteettömyyden toteutumista yliopistossa

Yliopistolle on nimetty esteettömyyden kokonaisuutta koordinoiva vastuuhenkilö sekä kampuskohtaiset esteettömyysyhdyshenkilöt, jotka neuvovat tarvittaessa teemaan liittyvissä yhteydenotoissa ja yleisissä kysymyksissä. Esteettömyys- ja saavutettavuus –teemaan liittyvien kysymysten parissa toimivat henkilöt muodostavat esteettömyyden toimijaverkoston:

• Esteettömyysasioiden kokonaisuutta opiskelussa koordinoi opiskelijapalvelun päällikkö Tuija Pasanen, opintopalvelut
• Yhdyshenkilö Joensuun kampuksella on opinto- ja hakijapalveluiden päällikkö Erja Widgrén-Sallinen, opintopalvelut ja Kuopion kampuksella opiskelijapalvelun päällikkö Tuija Pasanen, opintopalvelut
• Opiskelijaksi hakemiseen liittyvissä yleisissä esteettömyyttä koskevissa kysymyksissä sekä yhteydenotoissa neuvoo hakijapalvelut, puh. 029 445 8990, s-posti: hakijapalvelut@uef.fi
• Yksilölliset järjestelyt valintakokeissa/yhdyshenkilöt ja neuvonta tiedekunnittain:
  • Filosofinen tiedekunta: opintokoordinaattori Henni Nevalainen
  • Luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekunta: suunnittelija Mari Heiskanen
  • Terveystieteiden tiedekunta: koulutussuunnittelija Päivi Hartikainen (farmaseutti, proviisori), opintoasiainpäällikkö Timo Kemppainen, opintopalveluiden päällikkö Susanna Järvelin-Pasanen (hammaslääketiede, lääketiede), yliopisto-opettaja Ari Haaranen (hoitotiede), opetuskoordinaattori Päivi Heikura, professori Ursula Schwab (ravitsemustiede), yliopistonlehtori Tiina Rissanen (terveyden edistäminen)
  • Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta: opintokoordinaattori Anne Korhonen
• Yksilölliset opintojärjestelyt/yhdyshenkilöt ja neuvonta tiedekunnittain:
  • Filosofinen tiedekunta: opintokoordinaattori Henni Nevalainen
  • Luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekunta: koulutuspäällikkö Kaisa Laitinen
  • Terveystieteiden tiedekunta: opintopalveluiden päällikkö Susanna Järvelin-Pasanen
  • Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta: amanuenssi Minna Paronen (Joensuun kampus) ja amanuenssi Heli Kemppainen (Kuopion kampus)
  • Aducate: suunnittelija, opinto-ohjaaja Tiina Juurela
  • Kielikeskus: opintoasioiden päällikkö Satu Karhapää-Puhakka

Esteettömyysverkoston toimijoita ovat lisäksi tiedekunnissa valintakokeisiin ja opintoihin liittyviä erityisjärjestelyjä käytännössä hoitavat henkilöt, yliopiston opintopsykologit, hakijapalveluiden virkailijat sekä tilapalveluiden edustajat. Tarvittaessa verkoston kokouksiin voidaan kutsua myös muita asiantuntijoita ja opiskelijoiden edustajia.

3. Yksilöllisten opintojärjestelyjen hakeminen

Yksilölliset järjestelyt hakuvaiheessa

Hakijoiden tulee käyttää opiskelijavalintaa koskevaa sähköisesti lähetettävää Yksilölliset järjestelyt valintakokeessa -hakulomaketta. Hakija täyttää hakemuksen ja toimittaa sen sekä tarvittavat liitteet vuotuiseen määräaikaan mennessä sähköisesti samassa turvapostiviestissä verkkosivun kautta.

Hakemuksesta tulee ilmetä, mitä yksilöllisiä järjestelyjä hakija pyytää valintakokeessa sekä perusteet hakemukselle. Hakijan tulee liittää hakemukseen lääkärin lausunto tai muu asiantuntijan/asiantuntijoiden antama selvitys yksilöllisten järjestelyiden tarpeesta. Lausunnon tulisi sisältää asiantuntijan kuvaus suositeltavista järjestelyistä. Lisäksi hakemuksesta tulee käydä ilmi hakijan henkilö- ja yhteystiedot sekä hakukohde, johon hän hakee.

Hakemukset yksilöllisistä järjestelyistä valintakokeissa sisältävät usein salassa pidettäviä terveystietoja (Julkisuuslaki 24.1 §), mistä syystä tietoja ei tule lähettää suojaamattomassa sähköpostissa, vaan edellä olevaan turvapostilinkin kautta. Linkin kautta ei saa toimittaa muuta opiskelijavalintaan liittyvää dokumentaatiota.

Hakemus yksilöllisistä järjestelyistä valintakokeessa käsitellään ao. tiedekunnassa, josta ollaan hakijaan yhteydessä ennen valintakoetta yksilöllisten järjestelyjen toteuttamisesta.

Hakemus on hakukohdekohtainen. Haettaessa yksilöllisiä järjestelyjä useampaan hakukohteeseen tulee hakijan täyttää ja toimittaa jokaisesta oma hakemus liitteineen.

Ilmoitettu hakuaika on ehdoton, poikkeuksena on hakuajan jälkeen tapahtunut vamma tai sairastuminen. Silloin yksilöllisten järjestelyjen mahdollisuus selvitetään erikseen, kuitenkin mahdollisimman pian siitä, kun tällainen tarve on ilmennyt. Hakijan tulee ottaa kyseisessä tilanteessa mahdollisimman pian yhteyttä yksilöllisiä järjestelyjä koordinoivaan henkilöön (opiskelijapalvelun päällikkö Tuija Pasanen) sähköpostitse tai puhelimitse saadakseen asiansa vireille ja sopiakseen hakemuksensa käsittelyn kannalta tarvittavien asiakirjojen toimittamisesta. Yksilöllisten järjestelyjen hakemuksen liitteenä tulee tällöin olla lääkärin lausunto tai muun asiantuntijan antama selvitys vamman tai sairauden laadusta.

Opiskelijavalintaan liittyvään yksilöllisten järjestelyjen päätökseen tyytymätön voi hakea oikaisua yliopiston muutoksenhakulautakunnalta opiskelijavalintaan liittyvän oikaisupyynnön yhteydessä.

Yksilöllisiin järjestelyihin valintakokeessa liittyvät dokumentit säilytetään yliopiston asiakirjahallintaa koskevien määräysten mukaisesti.

Opiskelijavalinnan yhteydessä toimitettu terveydentiladokumentaatio hävitetään muutoksenhakuajan umpeuduttua.

Yksilölliset järjestelyt sivuaineiden valintakokeissa

Opiskelijan on haettava sivuaineen valintakoetta varten yksilöllisiä järjestelyjä, vaikka hänelle olisi myönnetty yksilöllisiä järjestelyjä opiskelijavalinnassa tai opintojen aikana. Ohjeet sivuaineen valintakokeen yksilöllisten järjestelyjen hakemiseksi löytyvät KAMUsta.

Yksilölliset opintojärjestelyt

Yksilöllisillä opintojärjestelyillä tarkoitetaan aikaisemmin erityisjärjestelyiksi kutsuttuja toimia. Pääsääntöisesti opiskelija on oikeutettu vastaaviin yksilöllisiin opintojärjestelyihin opetuksessa, kuin mitä hänelle on jo valintakokeessa myönnetty. Koska opetustilanne eroaa pedagogisesti opiskelijavalintatilanteesta, voidaan yksilöllisten opintojärjestelyjen tarvetta tarkastella uudelleen.

Mikäli päätöksen yksilöllisistä järjestelyistä saanut hakija tulee valituksi opiskelijaksi, hänen kanssaan käydään tarvittaessa henkilökohtainen ohjauskeskustelu heti opintojen alkuvaiheessa, jotta opinnot käynnistyisivät joustavasti. Päätös yksilöllisistä järjestelyistä valintakokeessa ei ole voimassa automaattisesti, vaan opiskelijan on haettava sitä uudelleen opiskelijavalinnan jälkeen.

Opiskelija voi ottaa yksilöllisen opintojärjestelytarpeensa esille koska tahansa opintojensa aikana, kun sellaiseen tulee tarve.

Yksilölliset opintojärjestelyt voidaan myöntää myös määräaikaisesti.

Hakemus yksilöllisistä opintojärjestelyistä tulee toimittaa sähköisesti turvapostiviestissä verkkosivun kautta.

Opintojen aikainen päätös yksilöllisistä opintojärjestelyistä voidaan myöntää aiemman päätöksen pohjalta. Opiskelijan tulee liittää hakemukseensa vaadittavat liitteet. Ensimmäistä kertaa yksilöllisiä opintojärjestelyjä hakevan opiskelijan tulee esittää lääkärin lausunto tai muu asiantuntijan/asiantuntijoiden antama selvitys yksilöllisten opintojärjestelyjen tarpeesta.

Opiskelijalla on velvollisuus ilmoittaa, mikäli hänen olosuhteissaan tapahtuu sellaisia muutoksia, että niillä on vaikutusta yksilöllisten opintojärjestelyjen tarpeeseen (esim. toipuminen vammasta).

Hakemuksesta tulee ilmetä, millaisia yksilöllisiä opintojärjestelyjä opiskelija hakee sekä millä perustein hän niitä tarvitsee.

Suositeltavaa on, että opiskelijan kanssa käydään verkostokeskustelu, jossa yhteisesti sovitaan kohtuullisista ja mahdollisista yksilöllisistä opintojärjestelyistä. Verkostokeskustelussa voi olla mukana esteettömyysverkoston henkilöitä, tarvittavia asiantuntijoita, oppiaineen edustus ja aina opiskelija itse. Oppiaineen edustajan osallistuminen yksilöllisiä opintojärjestelyitä koskevaan prosessiin on tärkeää, jotta kyseisen koulutuksen erityispiirteet tulevat huomioiduksi. Opiskelija voi tuoda tukihenkilön mukaan verkostokeskusteluun. Keskustelusta laaditaan muistio liitteeksi opiskelijan hakemukseen. Muistioon kirjataan tilaisuuden osallistujat sekä yksilöllisiä opintojärjestelyjä koskeva keskustelu, mutta ei opiskelijan terveydentilatietoja.

Kielikeskuksen ei tarvitse tehdä erillistä päätöstä, mikäli tiedekunnan päätös on jo olemassa, mutta voi sopia omassa opetuksessa tarvittavista lisäjärjestelyistä erikseen.

Toimivalta päätöksen tekemiseen yksilöllisistä opintojärjestelyistä valintakokeissa ja opinnoissa kuuluu dekaanille/erillislaitoksen johtajalle tai dekaanin/johtajan valtuuttamalle taholle ao. tiedekunnassa/erillislaitoksessa.

Päätöksessä yksilöllisistä opintojärjestelyistä tulee ilmetä yksilöllisiä opintojärjestelyitä saaneen opiskelijan nimi ja opiskelijanumero, mitä yksilöllisiä opintojärjestelyitä opiskelijalle on myönnetty ja mitä opintoja päätös koskee. Esimerkiksi tiedekunnan päätöksestä tulee tarvittaessa ilmetä, miten päätöstä sovelletaan eri tiedekunnissa ja yksiköissä. Päätökseen tulee kirjata, että opiskelijan vastuulla on ilmoittaa yksilöllisten opintojärjestelyiden tarpeesta hyvissä ajoin (väh. kymmenen päivää ennen tenttiä tai opetuksen alkamista) opintojakson vastuuopettajalle esittämällä yksilöllisistä opintojärjestelyistä tehty päätös.

Tarvittaessa sivuaineopetusta järjestävä tiedekunta tai muu yksikkö (Kielikeskus, Aducate) voi tehdä näissä yksiköissä suoritettavia opintoja koskevan päätöksen. Jos päätös on määräaikainen, tulee myös tästä mainita. Päätökseen ei tule sisällyttää mitään tietoa syistä, jonka perusteella yksilölliset opintojärjestelyt on myönnetty.

Ennen osittain tai kokonaan kielteisen päätöksen tekemistä voi päätöksentekijä keskustella hakijan/opiskelijan kanssa yksilöllisistä opintojärjestelyistä.

Päätös (=allekirjoitetut päätösasiakirjat) yksilöllisistä opintojärjestelyistä tallennetaan diaariin. Opiskelijan terveydentilaan liittyvä dokumentaatio palautetaan opiskelijalle tai poistetaan tietojärjestelmästä. Diaariin ei viedä hakemusta yksilöllistä opintojärjestelyistä eikä mitään asiakirjoja, joihin sisältyy terveydentilatietoja.

Yksilölliset opintojärjestelypäätökset säilytetään yliopiston asiakirjahallintaa koskevien määräysten mukaisesti.

Myönnetyistä yksilöllisistä opintojärjestelyistä tehdään merkintä sähköiseen opiskelijatietojärjestelmään käsiteltävänä olevan opinto-oikeuden lisätietokenttään. Mikäli yksilölliset opintojärjestelyt on myönnetty määräaikaisena, tehdään merkitä myös yksilöllisten opintojärjestelyiden kestosta. Tieto yksilöllisistä opintojärjestelyistä poistetaan, kun opiskelijan opinto-oikeus päättyy siinä opinto-oikeudessa, johon yksilöllinen opintojärjestely on annettu. Tiedon poistamisesta vastaavat tutkintojen myöntämisen valmistelusta vastaavat henkilöt.

Yksilöllisten opintojärjestelyjen päätöksen valmistelija antaa päätöksen tiedoksi opiskelijalle ja päätöksen kannalta välttämättömille henkilöille. Opiskelijan vastuulla on ilmoittaa yksilöllisen opintojärjestelyn tarpeesta hyvissä ajoin (väh. kymmenen päivää ennen tenttiä tai opetuksen alkamista) opintojakson vastuuopettajalle.

Opettajien ja opintohallinnon henkilökunnan tulee kiinnittää huomiota hienotunteisuuteen yksilöllisiin opintojärjestelyihin liittyvissä tilanteissa. Tämä tarkoittaa, ettei yksilöllisiin opintojärjestelyihin tule kiinnittää tarpeetonta huomiota. Yksilön terveystiedot ovat salassa pidettäviä tietoja. Opettajilla ei ole oikeutta saada näitä opiskelijan tietoja.

Opiskeluun liittyvästä päätöksestä haetaan muutosta hallinto-oikeudelta.

4. Toimintaohjeet opiskelijalle

Tämän päätöksen sisältö kuvataan Kamussa opiskelijan käsikirjassa.

5. Yksilöllisten opintojärjestelyjen toteutus

Yksilöllisten opintojärjestelyjen sisältö ja toteutus riippuvat opiskelijan tarpeista ja tilanteiden luonteesta. Yksilöllisten opintojärjestelyjen toteuttaminen ei tarkoita kurssin vaatimustason tai osaamistavoitteiden laskemista. Yksilölliset opintojärjestelyt mahdollistavat opiskelijalle tasavertaisen osallistumisen opetukseen ja osaamisensa näyttämiseen. Viimekädessä kurssin opettajan vastuulla on, että osaamistavoitteet säilyvät samana kaikille opiskelijoille.

Yksilölliset opintojärjestelyt voivat olla esimerkiksi:

• mahdollisuus lisäaikaan, lisävalaistukseen, erilliseen koetilaan tai muihin tilajärjestelyihin.
• mahdollisuus käyttää apuvälineitä (esimerkiksi tietokone, pistenäyttö tai induktio).
• materiaaleihin liittyviä (esim. mahdollisuus saada tenttikysymykset isommalla fonttikoolla, luentomateriaali etukäteen, äänikirja tai luennon striimaus tai tallennus).
• palveluihin (mahdollisuus käyttää avustajaa tai tulkkia, huom! yliopisto ei ole velvollinen hankkimaan avustajaa tai tulkkia, vaan se kuuluu hakijalle/opiskelijalle itselleen).
• opintojakson tai opintojaksoon kuuluvan tentin vaihtoehtoinen suoritustapa (esim. suullinen tentti, opintojakson suorittaminen tentin sijaan oppimistehtävin, opintojakson suorittaminen osissa)

Lisätietoja:  Esteetön opiskelijavalinta –suositus ja –opas

Mikäli hakija/opiskelija joutuu käyttämään valintakokeessa tai tentissä omaa apuvälinettään, esimerkiksi tietokonetta, yliopistolla on oikeus tarkistaa laitteen tiedostot ja ohjelmat ennen valintakokeen tai tentin alkua.

Opiskelijan tulee tehdä HOPSiinsa merkintä hänelle myönnetyistä yksilöllisistä opintojärjestelyistä, mikäli ne vaikuttavat opintojen suunnitteluun.

6. Yksilöllisten opintojärjestelyjen seuranta

Esteettömyysverkosto HYRYn johdolla käsittelee vuosittain yksilöllisten opintojärjestelypäätösten määrällistä ja laadullista toteutumista sekä esittelee tarvittavat tunnusluvut ja kehitysehdotukset opetus- ja ohjausneuvostolle ja opintopalveluihin. Tätä varten tiedekunnat, Kielikeskus ja Aducate tekevät yhteenvedot hakemusten määrästä, mitä järjestelyjä on myönnetty, ja paljonko hakemuksia on evätty. Oppiaineissa on hyvä seurata yksilöllisten järjestelyjen tarvetta mm. opiskelijan kanssa käytävän HOPS-keskustelun yhteydessä vuosittain, jotta havaitaan, onko tarve yksilöllisiin opintojärjestelyihin muuttunut.