Väitöskirjan esitarkastus ja väittelylupa filosofisessa tiedekunnassa

Tämä ohje kuvaa väitöskirjan esitarkastusprosessin vaiheet filosofisessa tiedekunnassa ja auttaa sinua valmistautumaan niihin. Voit tutustua väitöskirjan tarkastusprosessiin myös katsomalla infowebinaarin tallenteen (avautuu uuteen välilehteen) (linkki vaatii kirjautumisen UEF-tunnuksilla). Huomaathan, että webinaari on englanninkielinen.

Huom! 1.8.2025 alkaen esitarkastajien tulee toimittaa lausuntonsa tiedekuntaan viimeistään 30 päivän kuluessa siitä, kun käsikirjoitus on lähetetty heille. Tarvittaessa dekaani voi myöntää lisäaikaa.

Jos sinulla on kysyttävää esitarkastus- ja arviointiprosessista, ota yhteyttä koulutusasiantuntija Salli Anttoseen: [email protected].

Väitöskirjan tarkastaminen ja arviointi pähkinänkuoressa

Väitöskirjasi tarkastetaan kahdessa vaiheessa:

1. Esitarkastus – kaksi ulkopuolista asiantuntijaa arvioi käsikirjoituksesi.
2. Väitöstilaisuus – väitöskirjasi tarkastetaan julkisesti.

Esitarkastuksen jälkeen prosessi etenee seuraavien vaiheiden kautta:

1. Väittelyluvan myöntäminen
2. Väitöstilaisuudesta päättäminen
3. Väitöskirjan julkaiseminen
4. Väitöksestä tiedottaminen
5. Väitöstilaisuuden järjestäminen
6. Väitöstilaisuus
7. Väitöskirjan arvostelu

Aikataulun suunnittelu

Väitöskirjan julkaisu ja väitöstilaisuuden valmistelu vievät aikaa. Suunnittele aikataulusi niin, että ehdit käydä läpi kaikki vaiheet ennen toivomaasi väitösajankohtaa.

• Kevätlukukauden väitös: toimita käsikirjoitus esitarkastukseen viimeistään tammi–helmikuussa.
• Syyslukukauden väitös: toimita käsikirjoitus esitarkastukseen viimeistään elokuussa.

Käsikirjoituksen valmistelu esitarkastukseen

Opintojen suorittaminen

Jatko-opintojesi tulee olla suoritettuna siinä vaiheessa, kun väitöskirjan käsikirjoitus lähetetään esitarkastukseen. Tarkista opintosuoritustesi tilanne hyvissä ajoin ennen esitarkastukseen jättämistä. Ennen valmistumista pyydä koulutusasiantuntijaa ([email protected]) koostamaan opintokokonaisuutesi.

Huomioi: Jos haluat vaihtaa tohtorin tutkintosi pääainetta, tee vaihto ennen kuin lähetät käsikirjoituksesi esitarkastukseen. Kun esitarkastusprosessi on käynnistynyt, pääainetta ei voi enää vaihtaa.

Sisällön viimeistely

Ennen esitarkastukseen jättämistä käsikirjoituksesi tulee olla sisällöltään valmis sekä kieli- ja ulkoasultaan huolellisesti viimeistelty.

1. Pyydä pääohjaajaltasi suullinen lupa käsikirjoituksen jättämisestä esitarkastukseen.
2. Viimeistele käsikirjoitus mallipohjan mukaisesti (ks. alla kohta ”Mallipohja”).
3. Tarkista huolellisesti:
   • otsikointi, sisällysluettelo ja lähdeluettelo
   • sisällysluettelon vastaavuus pää- ja alalukujen numerointiin, otsikointiin ja sivunumerointiin
   • aineisto- ja lähdeviitteiden sekä -luettelon johdonmukaisuus oman tieteenalasi suositusten mukaisesti

Mallipohja

Käytettävä mallipohja riippuu siitä, missä julkaiset väitöskirjasi:

• Filosofisen tiedekunnan väitöskirjasarja: Käytä tiedekunnan julkaisusarjan taittopohjaa (avautuu uuteen välilehteen) ja noudata taittopohjan käyttöohjetta (avautuu uuteen välilehteen) (molemmat linkit vaativat kirjautumisen UEF-tunnuksilla). Huom! 1.8.2026 alkaen käsikirjoitusta ei lähetetä esitarkastajille, jos se ei ole tiedekunnan julkaisusarjan taittopohjassa.
• Ulkopuolinen kustantaja tai julkaisematta jättäminen: Käytä halutessasi saavutettavan opinnäytteen mallipohjaa (avautuu uuteen välilehteen). Tiedekunnan julkaisusarjan taittopohjaa ei voi käyttää, jos et julkaise väitöskirjaa tiedekunnan sarjassa.

Tiivistelmä

Liitä käsikirjoitukseen noin sivun mittainen tiivistelmä. Tiivistelmä voi tässä vaiheessa olla suomeksi tai englanniksi tai molemmilla kielillä. Valmiissa väitöskirjassa tulee olla sekä suomen- että englanninkielinen tiivistelmä.

Tekninen tuki käsikirjoituksen viimeistelyyn

Jos tarvitset teknistä tukea käsikirjoituksen viimeistelyyn, pyydä apua Opparista.

PDF-tiedostojen yhdistäminen

Esitarkastukseen toimitettavan käsikirjoituksen tulee olla yksi yhtenäinen PDF-tiedosto. Jos käsikirjoituksesi koostuu useasta erillisestä tiedostosta – esimerkiksi artikkeliväitöskirjan yhteenvetoluku ja artikkelit – sinun tulee yhdistää ne yhdeksi PDF-tiedostoksi ennen lähettämistä.

Voit yhdistää PDF-tiedostoja PDF-XChange-ohjelmalla, jonka löydät UEF:n Software Centeristä.

Näin yhdistät PDF-tiedostot PDF-XChangella:

1. Avaa PDF-XChange Editor.
2. Valitse ylävalikosta File → New Document → Combine Files into a Single PDF.
3. Lisää yhdistettävät tiedostot Add Files -painikkeella.
4. Järjestä tiedostot oikeaan järjestykseen vetämällä niitä listassa.
5. Valitse Combine ja tallenna valmis tiedosto.

Artikkeliväitöskirjan erityispiirteet

Artikkeliväitöskirjan käsikirjoitukseen sisältyvät:

• yhteenvetoluku
• luettelo tutkimukseen sisältyvistä artikkeleista
• artikkelit (yleensä siinä muodossa kuin ne on julkaistu, alkuperäisen julkaisun ulkoasulla, tekstillä ja sivunumeroinnilla)

Kielentarkastus

Vieraskielisen väitöskirjan käsikirjoituksen kielentarkastus tehdään yleensä vasta esitarkastuksen jälkeen. Lisätietoa kielentarkastuksesta löydät sivulta ”Filosofisen tiedekunnan ohjeet väitöskirjojen viimeistelystä, julkaisemisesta ja painatuksesta”. Perehdy myös samalta sivulta löytyviin tiedekunnan ohjeisiin väitöskirjojen julkaisemisesta ja painatuksesta.

Esitarkastukseen jättäminen

Plagiaatintarkastus

Tee yhdessä pääohjaajasi kanssa väitöskirjan plagiaatintarkastus ennen esitarkastukseen jättämistä. Ohjeet löydät kohdasta ”Väitöskirjan ja lisensiaatintutkimuksen plagiaatintarkastus”.

Hakemus ja käsikirjoituksen toimittaminen

1. Täytä väittelylupalomake (avautuu uuteen välilehteen).
2. Lähetä sähköpostitse osoitteeseen [email protected] koulutusasiantuntijalle:
   1. viimeistelty, mallipohjaan tehty väitöskirjan käsikirjoitus PDF-tiedostona
   2. täytetty väittelylupalomake toisena liitetiedostona

Esitarkastajien nimeäminen

Osaston tutkimuksesta vastaava varajohtaja ja pääohjaajasi tekevät esityksen esitarkastajista osoitteeseen [email protected]. Varadekaani tekee päätöksen esitarkastajista.

Esitarkastajia koskevat seuraavat ehdot:

• Esitarkastajien tulee olla Itä-Suomen yliopiston ulkopuolisia ja väitöskirjasi alaan perehtyneitä asiantuntijoita, joilla on vähintään tohtorin tutkinto.
• Pääohjaajasi ei saa toimia esitarkastajana.
• Esitarkastajaksi ei tule nimetä henkilöä, jolla on ollut yhteisiä julkaisuja tai tutkimusprojekteja kanssasi tohtoriopintojesi aikana tai joka on muuten esteellinen.

Jos esteellisyyskysymyksiä herää, pääohjaajan on hyvä neuvotella asiasta osaston tutkimuksesta vastaavan varajohtajan kanssa. Yliopiston esteellisyysohjeet löytyvät UEF Intrasta (avautuu uuteen välilehteen) (kirjautuminen UEF-tunnuksella).

Käsikirjoituksen toimittaminen esitarkastajille

Koulutusasiantuntija lähettää varadekaanin päätöksen, esitarkastajien ohjeistuksen ja käsikirjoituksesi esitarkastajille sähköpostitse. Tiedekunta ei postita tulostettuja käsikirjoituksia. Jos esitarkastaja pyytää paperista versiota, koulutusasiantuntija ohjeistaa sinua toimittamaan sen. Sähköisen PDF-tiedoston ja paperikopion tulee vastata toisiaan.

Yhteydenpito esitarkastajiin

Et saa olla yhteydessä esitarkastajiin esitarkastusprosessin aikana. Poikkeuksena on tilanne, jossa toimitat käsikirjoituksen paperisena esitarkastajalle.

Loma-aikojen vaikutus esitarkastusprosessiin

Yliopiston joulu- ja kesälomat vaikuttavat esitarkastuksen aikatauluun. Joulukuun kahdella viimeisellä viikolla ja heinäkuussa tarkastusprosessit eivät etene.

• Ennen joululomaa: toimita käsikirjoitus kaikkine liitteineen viimeistään 15.12. osoitteeseen [email protected].
• Ennen kesälomaa: toimita käsikirjoitus kaikkine liitteineen viimeistään 15.6. osoitteeseen [email protected].

Näin osaston ja tiedekunnan johto ehtii hyväksyä esitarkastuspäätöksen ennen lomia.

Voit toimittaa valmiin käsikirjoituksen koulutusasiantuntijalle myös loma-aikoina, mutta käsittelyprosessi käynnistyy vasta lomien jälkeen.

Esitarkastuksen jälkeen

Esitarkastuslausunnot

Esitarkastajat antavat lausuntonsa 30 päivän kuluessa siitä, kun käsikirjoitus on lähetetty heille. Huomaathan, että loma-ajat voivat pidentää tarkastusaikaa.

Koulutusasiantuntija lähettää lausunnot sinulle sähköpostitse. Lue lausunnot huolellisesti ja ilmoita koulutusasiantuntijalle, onko sinulla huomautettavaa lausunnoista.

Päätös väittelyluvasta

Varadekaani tekee päätöksen väittelyluvasta esitarkastajien lausuntojen sekä sinun ilmoituksesi ja mahdollisen vastineesi perusteella. Kun väittelylupa on myönnetty, viimeistelet väitöskirjasi, huolehdit sen julkaisemisesta ja valmistaudut väitöstilaisuuteen.

Jos esitarkastajat eivät puolla väittelylupaa

Jos esitarkastajat eivät puolla väittelylupaa, suositellaan esitarkastuksen keskeyttämistä. Esitarkastus voidaan keskeyttää kirjallisesta pyynnöstäsi. Huomaathan, että opinnäytteen tarkastuksen voi keskeyttää vain yhden kerran.

Tarkistuslista esitarkastusprosessiin

1. Pyydä pääohjaajalta suullinen lupa käsikirjoituksen jättämisestä esitarkastukseen.
2. Viimeistele käsikirjoitus mallipohjaan (sisältö, kieli- ja ulkoasu).
3. Tee plagiaatintarkastus yhdessä pääohjaajasi kanssa.
4. Lähetä väittelylupahakemus ja viimeistelty käsikirjoitus koulutusasiantuntijalle.
5. Koulutusasiantuntija lähettää käsikirjoituksen ja ohjeet esitarkastajille.
6. Esitarkastuslausunnot valmistuvat 30 päivän kuluessa (ellei muusta ole sovittu).
7. Lue lausunnot ja ilmoita koulutusasiantuntijalle, onko sinulla huomautettavaa.
8. Dekaani tekee päätöksen väittelyluvasta, jos esitarkastajat puoltavat.
9. Jos esitarkastajat eivät puolla: esitarkastuksen keskeyttäminen kirjallisesta pyynnöstäsi.

Halutessasi voit hyödyntää Microsoft Planneria tai muuta suunnittelusovellusta prosessin hallintaan. Suunnittelutyökalu auttaa hahmottamaan vaiheet, aikatauluttamaan tehtävät ja seuraamaan etenemistä.