SoleMOVE-hakujärjestelmä

Tällä sivulla löydät ohjeet hakemuksen tekemiseen SoleMOVE-järjestelmässä. Yleiset hakuohjeet, valintakriteerit ja liitteiden ohjeet löydät sivulta Yleisiä ohjeita hakemiseen.

Ennen kuin aloitat

Työsuhde UEF:iin: Jos olet tai olet ollut työsuhteessa Itä-Suomen yliopistoon (esim. harjoittelija, tutkimusapulainen), kirjaudu SoleMOVEen HAKA-tunnuksillasi ja ota yhteyttä kansainvälisiin liikkuvuuspalveluihin ([email protected]) ennen hakemista – SoleMOVE-tunnuksesi voi virheellisesti olla työntekijän tunnus. Muistathan, että työsuhteesi tulee päättyä hyvissä ajoin ennen vaihtojakson alkamista.

Hakuaika: Hakemuksen on oltava valmis kaikkine liitteineen ja lähetetty ennen hakuajan päättymistä. Hakemusta ei voi lähettää hakuajan päättymisen jälkeen, vaikka sen olisi aloittanut ennen ajan umpeutumista. Suosittelemme vahvasti aloittamaan hakemuksen hyvissä ajoin – haun viimeisinä tunteina järjestelmä voi olla ruuhkautunut.

Järjestelmään kirjautuminen

1. Avaa SoleMOVE: https://saas.solenovo.fi/move/login/UEF (uusi välilehti)
2. Kirjaudu otsikon Log in with SSO alta klikkaamalla HAKA – Shibboleth.
3. Käytä UEF-tunnuksiasi kirjautumiseen.

Hyvä tietää:

• SoleMOVEen kannattaa tutustua etukäteen – voit kirjautua vapaasti sisään ja ulos ja muokata hakemuksen luonnosta ennen sen lähettämistä.
• Käytä aina SoleMOVEn omia painikkeita järjestelmässä navigoimiseen. Älä käytä selaimen eteen- ja taaksepäin -nuolia, sillä se voi aiheuttaa tietojen häviämistä.
• Muista tallentaa hakemuksesi säännöllisesti klikkaamalla Save.
• Joidenkin kenttien kohdalla aukeaa ohjeteksti kenttää klikkaamalla – tutustu ohjeteksteihin, ne kertovat, mitä kenttään tulee täyttää.

Hakemuksen luominen

Kirjautumisen jälkeen näet vasemmalla valikossa otsikot Home, Applications, Learning Agreements ja Destination search. Uuden hakemuksen pääset aloittamaan joko Applications-kohdasta tai etusivulta My applications -kohdan alapuolelta klikkaamalla Create new application.

Valinnat uutta hakemusta aloitettaessa:

Kenttä	Valinta	Huomio
Application type	Normal student exchange	Valitse aina tämä, myös hakiessasi lyhyeen vaihtoon tai harjoitteluapurahaa
Mobility type	Study (opiskelijavaihto) tai Traineeship (harjoittelu)	Valitse vaihdon tyypin mukaan
Application period	Hakukierroksen mukainen hakulomake	Katso tarkemmat ohjeet alta

Tärkeää: Älä valitse vaihtoehtoa ”short student exchange” – UEF:lla ei ole käytössä omaa hakulomaketta lyhyille vaihdoille.

Application period -valinnat:

• Application for Student Exchange – pitkäkestoisen vaihto-opiskelun hakulomake (kaikki vaihto-ohjelmat)
• Erasmus+ traineeship grant – Erasmus+ -harjoitteluapurahan hakulomake
• Erasmus+ Blended Intensive Courses – Erasmus+ lyhyiden monimuotovaihtojen (BIP) apuraha
• Nordlys Short-term Grants – Nordplus-apuraha lyhyisiin vaihtoihin Pohjoismaissa
• Short-Term Bilateral Exchange Grant – kaukokohteiden lyhyiden vaihtojen apuraha

Samanaikaisesti voi olla avoinna useita hakuja eri tarkoituksiin – valitse oikea hakukierros omalle hakukohteellesi.

Näiden valintojen jälkeen avautuu täytettäväksesi varsinainen hakulomake. Hakulomakkeella on eri välilehtiä erilaisia tietoja varten. Täytä kaikki välilehdet huolellisesti!

Personal data – henkilötiedot

Täytä henkilötietosi, mukaan lukien syntymäaika, yhteystiedot ja opiskeluoikeusnumero.

Opiskeluoikeusnumero: Käytä sen tutkinto-oikeuden opiskeluoikeusnumeroa, jonka aikana vaihto toteutuu käytännössä:

• Jos vaihto tapahtuu kandiopintojen aikana → kanditutkinnon opiskeluoikeusnumero.
• Jos valmistut kandiksi ennen vaihdon alkamista → maisteritutkinnon opiskeluoikeusnumero.

Opiskeluoikeusnumero on tärkeä, koska vaihtojakson liikkuvuustieto siirtyy SoleMOVEsta Peppiin ja näkyy tutkintotodistuksen Diploma Supplementissa. Liikkuvuustieto kirjataan siihen tutkintoon, jonka aikana vaihto suoritetaan. Älä käytä opiskeluoikeusnumerona Oppijan ID-numeroa vaan nimenomaan tutkintosi opiskeluoikeusnumeroa.

Puhelinnumero: Kirjoita kansainvälisessä muodossa yhteen, esim. +358505555555.

Sähköpostiosoite: Suosittelemme UEF-sähköpostia (@student.uef.fi). Käytä kuitenkin sitä osoitetta, jonka tarkistat aktiivisimmin – kaikki tieto koti- ja kohdeyliopistoista lähetetään ensisijaisesti sähköpostitse. Seuraa sähköpostia aktiivisesti koko vaihtoprosessin ajan!

Home institution information – kotiyliopiston tiedot

Valitse listasta oman pääaineesi yksikkö (organisaatiotasona ”unit”). Lisää myös laitoksesi/osastosi kv-yhteyshenkilön nimi (departmental coordinator).

Hyvä tietää:

• Jos et ole varma yksiköstäsi, valitse lähimpänä oikeaa oleva vaihtoehto – kansainväliset liikkuvuuspalvelut voivat tarkistaa ja korjata tiedon tarvittaessa.
• SF KUOPIO12 on UEF:n Erasmus+ -oppilaitoskoodi. Koodi on sama molemmilla kampuksilla – myös Joensuun yksiköiden koodi on SF KUOPIO12.
• Kv-yhteyshenkilöiden lista löytyy Kamusta.

Current studies – tiedot opinnoistasi UEF:lla

Täytä tiedot opinnoistasi Itä-Suomen yliopistossa:

• tutkinto-ohjelma ja pääaine.
• suoritettujen opintovuosien ja opintopisteiden määrä.
  • laske opintovuodet UEF:lla täysinä vuosina ilman kuluvaa lukuvuotta.
• kielitaito (itsearviointi CEFR-asteikolla A1–C2) – CEFR-asteikon löydät tarvittaessa täältä (uusi välilehti).
• mahdolliset aiemmat vaihto- tai ulkomaanjaksot.

Vinkki: Jos olet maisterivaiheessa ja olet suorittanut myös kanditutkinnon UEF:lla, laske mukaan myös kanditutkinnon opintopisteet ja vuodet.

Degree/diploma you will be studying for during the exchange: Valitse se tutkintotaso, jota opiskelet vaihdon aikana:

• Jos valmistut kandiksi ennen vaihdon alkua → valitse 2 – Master.
• Jos et ota kanditutkintoa ulos ennen vaihtoa → valitse 1 – Bachelor.

EU subject area at home: Valitse se ala, joka on omaa pääainettasi lähimpänä. Kaikkia yksittäisiä oppiaineita ei välttämättä löydy listasta, joten valitse lähin vastaava ala.

Exchange information – hakukohteet ja opintosuunnitelma

Tälle välilehdelle lisäät hakukohteet (kohdeyliopistot) ja alustavan opintosuunnitelman.

Vaihdon ajankohta (duration of exchange):

Valitse toivomasi vaihdon ajankohta yleisellä tasolla, eli joko syyslukukausi, kevätlukukausi, tai koko lukuvuosi. Todellinen ajankohta määräytyy kohdeyliopiston akateemisen kalenterin mukaisesti. Tässä kohtaa hakua voit kuitenkin ilmoittaa ajankohdan lukukauden tarkkuudella.

Hakukohteiden lisääminen:

1. Valitse otsikon List of institutions you apply to alta Add new.
2. Valitse vaihdon tyypiksi Normal (jos valittavissa).
3. Valitse maa, jossa kohdeyliopisto sijaitsee.
4. Valitse kohdeyliopisto (Institution).
5. Valitse vaihto-ohjelma (Exchange programme) yliopiston sopimuksen perusteella.
   • Vaihto-ohjelmakenttä voi myös täyttyä automaattisesti valitun kohteen perusteella.

Tärkeää hakukohteista:

• Voit hakea yhteensä 1–2 kohdeyliopistoon tai vaihto-ohjelmaan samalla hakemuksella.
• Kohteiden järjestyksellä on merkitystä: laita ensisijaiseksi se kohde, johon ensisijaisesti haluat.
• Voit muuttaa kohteiden järjestystä nuolipainikkeilla ennen hakemuksen lähettämistä.
• Älä lisää hakemukselle kohteita, joihin et todellisuudessa ole valmis lähtemään.
• Kirjoita motivaatiokirjeeseesi, kumpi kohteista on ensisijainen – erityisesti, jos haet kahteen kohteeseen eri vaihto-ohjelmissa.

Nordplus- ja Nordlys-vaihdot: Valitse Exchange programme -kohdassa ohjelmaksi Erasmus+ (Pohjoismaiden vaihdot rahoitetaan Erasmus+ -ohjelman rahoituksella).

ISEP- ja North2North-vaihdot: Lisää hakukohde näin:

1. Valitse ensin tavoittelemasi maa kohtaan Country.
2. Valitse Institution-kohdassa oppilaitokseksi vaihto-ohjelma: International Student Exchange Programme (ISEP) tai North2North – kaikkia kumppaniyliopistoja ei ole erikseen saatavilla SoleMOVEssa.
3. Exchange programme täyttyy automaattisesti (ISEP); North2North-vaihtoon hakiessasi valitse vaihtoehdoista North2north.

Jos haet vaihtoon kaverin kanssa: Molempien hakemuksista on käytävä ilmi, kenen kanssa vaihtoon haetaan. Kansainväliset liikkuvuuspalvelut ei voi taata yhteistä vaihtopaikkaa – mahdollisuus riippuu paikkojen ja hakemusten määrästä.

Alustava opintosuunnitelma

Hakemuksen Exchange information -välilehdellä on kenttä alustavaa opintosuunnitelmaa varten. Opintosuunnitelmaa ei tarvitse lisätä erillisenä liitteenä.

Opintosuunnitelmaan tulisi kirjata:

• minkä alan opintoja aiot vaihdon aikana tehdä,
• minkä tason (kandi/maisteri) opintoja aiot suorittaa,
• esimerkkejä kursseista, joita kohdeyliopisto tarjoaa vaihto-opiskelijoille.

Tärkeää: Tarkista jo tässä vaiheessa, että suunnittelemiasi opintoja on tarjolla kohdeyliopistossa nimenomaan vaihto-opiskelijoille. Hyödynnä kuluvan lukuvuoden kurssikatalogeja, sillä seuraavan lukuvuoden kurssilistat valmistuvat usein vasta lähempänä vaihdon alkamista.

Lisätietoja vaihdonajan opinnoista löydät sivulta Opinnot vaihdon aikana.

Enclosures – liitteet

Liitteet lisätään Enclosures-välilehdelle. Hakemuksen pakolliset liitteet ovat:

1. Opintosuoritusote (PDF Pepistä)
2. Motivaatiokirje (Letter of Motivation)

Lisätietoja liitteistä ja motivaatiokirjeen ohjeista löydät sivulta Yleisiä ohjeita hakemiseen.

Tärkeää: Tässä vaiheessa ei tarvita muita liitteitä (esim. kielitaitotodistusta tai suosituskirjettä), ellei kyseessä ole:

• Erasmus+ lyhyen vaihdon apuraha (BIP), Nordlys lyhyen vaihdon apuraha tai kaukokohteiden lyhyen vaihdon apuraha: liitteeksi lyhyen vaihdon hyväksymiskirje
• Erasmus+ harjoitteluapuraha: liitteeksi todistus sovitusta harjoittelupaikasta

Check and send application – tarkistus ja lähetys

Hakulomakkeen viimeisellä välilehdellä voit tarkistaa hakemuksen ja lähettää sen.

• Jos joltain välilehdeltä puuttuu tietoja, ne näkyvät Incomplete-merkinnällä.
• Puuttuvien pakollisten kenttien reunukset näkyvät punaisella.
• Kaikkien pakollisten tietojen on oltava täytetty ennen lähettämistä.

Kun hakemuksesi on valmis ja virheilmoituksia ei ole, klikkaa Send Application.

Muista:

• Hakemusta ei voi lähettää, jos siinä on yksikin virheilmoitus.
• Hakemusta ei voi lähettää hakuajan päätyttyä, vaikka se olisi järjestelmässä keskeneräisenä.
• Hakemusta ei voi muokata lähettämisen jälkeen – ole siis huolellinen.

Hakemuksen lähettämisen jälkeen

Kun lähetät hakemuksen, et saa järjestelmästä automaattista sähköposti-ilmoitusta. Järjestelmässä kuitenkin näkyy, että hakemus on lähetetty, ja etusivulla näet lähetetyn hakemuksen tiedot.

Käsittelyn eteneminen:

1. Saat sähköposti-ilmoituksen, kun virkailija ottaa hakemuksesi käsittelyyn.
2. Kun hakemuksesi on käsitelty, saat sähköpostiin tiedon siitä, onko hakemuksesi hyväksytty vai hylätty.
3. Käsittelyaika on noin 4–6 viikkoa.

Hakemuksen muokkaaminen lähettämisen jälkeen:

• Ensimmäisen viikon aikana: voit pyytää pieniä muutoksia (esim. hakukohteiden järjestys) sähköpostitse osoitteesta [email protected].
• Viikon jälkeen: hakemukseen ei tehdä enää muutoksia.

Hyväksytyn paikan vastaanottaminen

Jos hakemuksesi hyväksytään, saat sähköpostitse tiedon valinnasta. Jos hait kahteen kohteeseen, viestissä näet, kumpaan sinut on valittu.

Näin otat paikan vastaan:

• Kirjaudu SoleMOVEen.
• Valitse hyväksytty hakemus My Applications -otsikon alta klikkaamalla kynäikonia.
• Klikkaa yläreunan valikosta ”I confirm” ottaaksesi paikan vastaan – tai ”I cancel my application”, jos hylkäät tarjotun paikan.

Hyvä tietää:

• Paikkaa ei ole pakko ottaa vastaan – jos suunnitelmasi ovat muuttuneet, voit hylätä tarjotun vaihtopaikan. Ilmoita asiasta myös sähköpostitse kansainvälisille liikkuvuuspalveluille.
• Hakemus voidaan myös hylätä – tällöin pyrimme mahdollisuuksien mukaan tarjoamaan vaihtoehtoisia kohteita.

Kysyttävää?

Jos sinulla on kysyttävää hakulomakkeen täyttämisestä tai tarvitset apua, ota yhteyttä: [email protected]