Vaihto-opiskelijan muistilista

Ennen vaihtoa: aloita suunnittelu

Aloita vaihdon suunnittelu pohtimalla esimerkiksi näitä kysymyksiä:

• Miksi haluat vaihtoon?
• Minne haluat lähteä – lähelle vai kauas?
• Missä vaiheessa opintojasi haluat lähteä?
• Mitä haluat opiskella vaihdossa? Pääainetta, sivuainetta, paikallista kieltä vai jotain muuta?
• Millä kielellä haluat opiskella – englanniksi vai muulla osaamallasi kielellä?
• Sopiiko suunnitelmiisi paremmin yhden lukukauden vai koko lukuvuoden vaihto?
• Miten rahoitat vaihtosi?
• Haluatko lähteä yksin vai yhdessä ystävän, puolison tai perheen kanssa?
• Tarvitsetko esteettömyystukea?

Hakuvaiheessa

1. Valitse opiskelumaa, -kieli ja kohdeyliopistovaihtoehdot. Selvitä, onko sinua kiinnostavassa yliopistossa tarjolla sopivia opintoja englanniksi tai muulla osaamallasi kielellä.
   • Huom! Jos haluat opiskella vaihdon aikana esimerkiksi pääainettasi, tutustu huolellisesti kohdeyliopiston vaihto-opiskelijoille tarjoamaan opetukseen. Kaikki kohdeyliopiston kurssitarjonta ei välttämättä ole avointa vaihto-opiskelijoille.
2. Keskustele laitoksesi tai osastosi kv-yhteyshenkilön kanssa vaihdostasi ja vaihto-opintojen sisällyttämisestä tutkintoosi.
3. Haun 1. vaihe: Täytä hakulomake SoleMOVEssa huolellisesti ja hyvissä ajoin ennen hakuajan päättymistä.
4. Haun 2. vaihe: Kun saat hakuohjeet Kansainvälisistä liikkuvuuspalveluista ja/tai kohdeyliopistostasi, tee hakemus kohdeyliopistoon, hanki tarvittavat liitteet ja toimita kaikki dokumentit ohjeistuksen mukaisesti määräpäivään mennessä.
5. Suunnittele opintosi kohdeyliopistossa alustavasti ja tee Learning Agreement.
6. Suunnittele vaihtoaikasi rahoitus etukäteen.
7. Jos hakemuksesi liitteeksi tarvitaan suosituksia, pyydä ne hyvissä ajoin.
8. Jos hakemuksesi liitteeksi vaaditaan TOEFL- tai IELTS-kielitesti, varaa aika testiin hyvissä ajoin.

Muista, että lopullisen päätöksen vaihtopaikan myöntämisestä tekee aina kohdeyliopisto.

Ennen lähtöä

Valmistautuminen

• Hanki tietoa kohdemaasta, alueesta ja kohdeyliopistosta jo etukäteen.
• Pohdi, mitä tavoitteita sinulla on vaihtoajallesi.
• Tee itsellesi muistilista ja lista tärkeistä määräpäivistä.
• Aloita kielitaidon vahvistaminen hyvissä ajoin – hakeudu esimerkiksi Kielikeskuksen järjestämille kursseille.

Ilmoittautuminen ja lomakkeet

• Ilmoittaudu läsnäolevaksi opiskelijaksi vaihdon ajaksi ja maksa ylioppilaskunnan jäsenmaksu – tämä on pakollista.
• Palauta tarvittavat lomakkeet Kansainvälisiin liikkuvuuspalveluihin.
• Ota mukaan englanninkielinen opiskelutodistus ja ajantasainen opintosuoritusote, jotka saat Pepin Atomi-palvelusta.

Orientaatio ja terveys

• Osallistu vaihtoon lähteville järjestettävään lähtöorientaatioon.
• Ota yhteyttä YTHS:n matkailuneuvontaan (avautuu uudessa välilehdessä).
• Hanki tarvittavat rokotukset, uusi reseptilääkkeidesi reseptit ja varaa mukaan riittävästi lääkkeitä.
• EU-maihin tarvitset Kelan myöntämän eurooppalaisen sairaanhoitokortin (EHIC) (avautuu uudessa välilehdessä).
• Huolehdi riittävän kattavasta vakuutusturvasta (esim. ambulanssilennot) – ota yhteyttä vakuutusyhtiöösi.

Kela ja opintotuki

• Ilmoita ulkomailla opiskelustasi Kelalle olosuhdemuutosilmoituslomakkeella (avautuu uudessa välilehdessä) ja liitä mukaan Kansainvälisistä liikkuvuuspalveluista saamasi apurahatodistus (Certificate).
• Pyydä tarvittaessa Kelalta englanninkielinen todistus opintotuesta.

Matkustus- ja asumisasiat

• Hanki passi tai tarkista nykyisen passisi voimassaolo (usein vaaditaan voimassaoloa vähintään 6 kuukautta vaihdon päättymisen jälkeen) ja uusi passisi tarvittaessa.
• Hoida mahdolliset viisumi- ja oleskelulupa-asiat hyvissä ajoin.
• Tiedustele pankistasi edullisin tapa hoitaa raha-asioita ulkomailla.
• Tee valtakirja, jos tarvitset jonkun hoitamaan asioitasi Suomessa.
• Selvitä, auttaako kohdeyliopisto asunnon hankkimisessa vai etsitkö asunnon itse. Varaudu tarvittaessa yöpymään aluksi esimerkiksi hostellissa.
• Varmista päivämäärä, jolloin sinun on saavuttava kohdeyliopistoon, ja ilmoita kohdeyliopistoon saapumisajankohtasi.
• Varmista myös opintojen päättymisajankohta – huomioi esimerkiksi tenttijaksot.
• Tee matkasuunnitelma ja vertaile eri matkustusvaihtoehtojen hintoja.
• Matkustamista varten saatat tarvita kansainvälisen opiskelijakortin (ISIC-kortti (avautuu uudessa välilehdessä)).

Muista vielä ennen lähtöä

• Tee ICE-kortti (in case of emergency) ja pidä sitä mukanasi.
• Ota mukaan passikuvia, kopio passistasi ja todistus vakuutuksesta. Passikuvia ja -kopiota voit tarvita, jos passisi katoaa ja joudut hakemaan uutta lähetystön kautta.
• Ota mukaan kotiyliopistosi yhteystiedot.
• Päivitä yhteystietosi: Posti, Peppi, Kela, Digi- ja väestötietovirasto.
• Tallenna tärkeimmät yhteystiedot ja dokumentit esimerkiksi sähköpostiisi tai pilvipalveluun.
• Tee matkustusilmoitus ulkoministeriölle. Ilmoituksen avulla ulkoministeriö voi tavoittaa sinut hätä- tai kriisitilanteessa. Matkustusilmoitus kannattaa tehdä erityisesti, jos matkustat riskialttiille alueelle.
• Tutustu kohdemaasi matkustustiedotteeseen ulkoministeriön verkkosivuilla.
• Hae Kansainvälisistä liikkuvuuspalveluista Itä-Suomen yliopiston esitteitä kohdeyliopistoon vietäväksi.

Lähde matkaan avoimin mielin! Ulkomailla opiskelu tarjoaa sinulle uusia näkökulmia, elämänkokemusta ja kielitaitoa.

Vaihdon aikana

• Ilmoittaudu kohdeyliopistoon ja ota yhteyttä kohdeyliopiston koordinaattoriin.
• Osallistu orientaatioon ja muihin tervetulotilaisuuksiin.
• Jos Learning Agreementiin tulee muutoksia, täytä Changes to Learning Agreement.
• Jos lähdet EU-maahan, rekisteröidy paikallisviranomaiselle.
• Jos vaihtoaikana ilmenee oleellisia muutoksia (esim. vaihdon keskeyttäminen, lyhentäminen tai pidentäminen), ota yhteyttä sekä Kansainvälisiin liikkuvuuspalveluihin että kohdeyliopiston koordinaattoriin.
• Kirjaa ylös ja säilytä tiedot ulkomailla suorittamistasi opinnoista, niiden sisällöistä, tenteistä ja arvostelusta.
• Ennen paluuta muista hankkia vaihdon todentavat dokumentit.
• Ota mukaan esitteitä, oppaita ja muuta materiaalia kohdemaastasi ja kohdeyliopistostasi.

Vaihdon jälkeen

• Hoida vaihto-opintojesi hyväksilukeminen: ota yhteyttä laitoksesi tai osastosi kv-yhteyshenkilöön.
• Tallenna vaihtoon liittyvät dokumentit ja vaihtoraportti SoleMOVE-hakemuksesi After Exchange- ja Feedback-välilehdille.
• Osallistu Kansainvälisten liikkuvuuspalveluiden järjestämään vaihdossa olleiden työelämäorientaatioon.
• Pidä yhteyttä vaihdossa saamiisi ystäviin!
• Jatka kansainvälistymistä kotiyliopistossa esimerkiksi ryhtymällä saapuvien kansainvälisten opiskelijoiden kv-tuutoriksi tai osallistumalla ylioppilaskunnan toimintaan.
• Hyödynnä kokemuksesi – ota vaihdosta mukaan tarttuneet hyvät käytännöt ja ideat käyttöön!