Tällä sivulla löydät yleiset ohjeet vaihtoon tai harjoitteluapurahojen hakemiseen. Vaihto-ohjelmakohtaiset tarkemmat ohjeet löydät hakuilmoituksista, jotka julkaistaan haun alkaessa sivulla Vaihto-opiskelun hakuilmoitukset.
Hakuajat
Hakuaikana haet vaihtoon seuraavalle lukuvuodelle. Täydennyshaussa voit hakea seuraavalle kevätlukukaudelle. Tarkista tarkemmat päivämäärät Kamun sivulta Vaihto-opiskelun hakuajat.
Hyvä tietää hakuajoista:
- Hakuaika päättyy pääsääntöisesti hakukierroksen viimeisenä päivänä kello 15:00.
- Hakemusta ei voi lähettää hakuajan päättymisen jälkeen, vaikka se olisi aloitettu ennen ajan umpeutumista.
- Haku päättyy iltapäivällä, jotta kansainväliset liikkuvuuspalvelut ehtivät auttaa teknisissä ongelmissa viime hetkeen saakka.
- Jos hakukierroksen viimeinen päivä osuu viikonlopulle, hakuaikaa on voitu jatkaa seuraavaan arkipäivään – lue hakuilmoitus huolellisesti.
Kaksivaiheinen hakuprosessi
Vaihtoon hakeminen on aina kaksivaiheinen:
- 1. vaiheen haku (UEF:n sisäinen haku): Haet UEF:n vaihto-opiskelijaksi SoleMOVE-järjestelmässä. UEF valitsee ehdokkaat kullekin kohdeyliopistopaikalle.
- 2. vaiheen haku (hakemus kohdeyliopistoon): Kun sinut on valittu UEF:n ehdokkaaksi, haet varsinaista vaihtopaikkaa suoraan kohdeyliopistolta tai vaihto-ohjelmalta (ISEP). Kohdeyliopisto tekee lopullisen päätöksen vaihtopaikasta.
Tärkeää: Jos sinut hyväksytään vaihtoon, et voi hakea uudelleen toiseen kohteeseen samalle ajankohdalle ilman jo myönnetyn vaihtopaikan peruuntumista. Sinulla ei siis voi olla kahta vaihtopaikkaa samalle ajankohdalle – et voi hakea toista paikkaa ”varmuuden vuoksi”. Jos et tule valituksi, voit hakea uudelleen seuraavilla hakukierroksilla.
Myös:
- Lyhyiden vaihtojen osalta hakuprosessissa on usein myös kaksi vaihetta, mutta käänteisessä järjestyksessä: haet ensiksi lyhytkurssille, ja sitten haet apurahaa UEF:lta.
- Erasmus+ harjoitteluissa sovit ensin harjoittelupaikasta ja sitten voit hakea apurahaa.
1. vaiheen haku: hakemuksen tekeminen
Teet hakemuksen SoleMOVE-järjestelmässä UEF:n hakuaikoina. Ohje hakemuksen tekemiseen löytyy Kamun sivulta SoleMOVE-hakujärjestelmä. Lue ohjeet huolellisesti hakemusta tehdessäsi.
Hakukohteet
- Hakemukseen voit merkitä yhden tai kaksi hakukohdetta.
- Merkitse ensisijaiseksi se kohde, johon ensisijaisesti haluat. Hakukohteiden järjestyksellä on merkitystä.
- Samalla hakemuksella voit hakea kahteen eri vaihto-ohjelmaan, eli toinen kohteista voi olla eri vaihto-ohjelmasta, kuin toinen. Kerro motivaatiokirjeessä tai hakemuksen lisätiedoissa, kumpi kohde on ensisijainen ja miksi.
- Jos et tule valituksi ensisijaiseen kohteeseen esimerkiksi kilpailutilanteen vuoksi, hakemuksesi käsitellään toissijaiseen kohteeseen.
- Varmista, että laitat hakemukseesi vain kohteet, joihin olet valmis lähtemään.
Jos haluat hakea eri ajankohdille:
Jos haluat hakea kahteen kohteeseen eri ajankohdille (esim. syyslukukaudeksi yhteen ja kevätlukukaudeksi toiseen, siis kaksi perättäistä vaihtoa):
- Täytä kaksi erillistä hakemusta SoleMOVEssa, sillä hakemukseen voi merkitä vain yhden vaihtoajankohdan.
- Mainitse asia molempien hakemusten motivaatiokirjeessä tai hakemusten lisätietokentässä.
- Selvitä etukäteen, etteivät hakukohteiden lukukaudet mene päällekkäin.
Liitteet
Hakemukseen tarvitset seuraavat liitteet:
- Opintosuoritusote
- Saat otteen Pepistä: SoleMOVE-hakemukseen sopii joko Opintosuoritukset-kohdasta ladattu PDF tai Pepin Atomi-palvelun kautta ladattu virallinen, sähköisesti varmennettu suoritusote.
- Motivaatiokirje (Letter of Motivation)
- Ohjepituus: 1–2 sivua (A4).
- Kirjoita englanniksi tai sillä kielellä, jolla aiot opiskella kohdeyliopistossa. Älä kirjoita motivaatiokirjettä suomeksi.
- Motivaatiokirje tulee laitoksen/osaston kv-yhteyshenkilön sekä kansainvälisten liikkuvuuspalvelujen luettavaksi – sitä ei lähetetä kohdeyliopistoon.
- Erasmus+ -harjoittelu: Vahvistus sovitusta harjoittelupaikasta tarvitaan apurahahakemuksen liitteeksi.
Tärkeää: Älä käytä tekoälyä motivaatiokirjeen kirjoittamiseen. Motivaatiokirjeitä käytetään osana valintaperusteita, ja niissä on tärkeää kuulua sinun oma äänesi – sinun itsesi kirjoittamana.
Motivaatiokirjeen sisältö:
Motivaatiokirje on vapaamuotoinen hakemus, jossa perustelet, miksi juuri sinut tulisi valita hakemaasi kohteeseen. Voit kuvata esimerkiksi:
- Mitä voisit opiskella kohdeyliopistossa ja miten sen opintotarjonta sopii omiin opintoihisi?
- Miksi juuri tämä yliopisto on valikoitunut hakukohteeksesi?
- Mikä motivoi sinua lähtemään vaihtoon?
Jos haet kahteen kohteeseen: Voit kirjoittaa molemmista kohteista samassa motivaatiokirjeessä – kerro tällöin, kumpi on ensisijainen ja miksi. Tämä pätee myös silloin, kun kohteet ovat eri vaihto-ohjelmissa.
ISEP-vaihtoon hakiessa: Kerro, miksi haet nimenomaan ISEP-vaihtoon ja mihin maahan tai maihin olet kiinnostunut hakemaan.
Jos haet vaihtoon kaverin kanssa: Molempien on kirjoitettava oma motivaatiokirje omin sanoin. Molempien hakemuksista on käytävä ilmi, kenen kanssa vaihtoon haetaan.
Motivaatiokirjeen sisältö on kuitenkin omassa harkinnassasi – voit korostaa vaihdon kannalta itsellesi tärkeimpiä asioita.
Hakemusten käsittely
- Hakemuksesi käsittelee ensin laitoksesi/osastosi kv-yhteyshenkilö, joka joko puoltaa tai hylkää hakemuksen laitoksen puolelta.
- Tämän jälkeen hakemus siirtyy kansainvälisten liikkuvuuspalvelujen käsiteltäväksi.
- Kokonaisuudessaan käsittelyaika on noin 4–6 viikkoa – pääsääntöisesti hakemukset käsitellään hakua seuraavan kuukauden loppuun mennessä.
- Saat tiedon haun tuloksista sähköpostitse, kun kaikki hakukierroksen hakemukset on käsitelty.
Valintakriteerit
Voit tulla valituksi UEF:n ehdokkaaksi vaihtoon, kun seuraavat peruskriteerit täyttyvät:
- Olet kirjoilla UEF:ssa läsnäolevana tutkinto-opiskelijana koko vaihtojakson ajan.
- Sinulla on vähintään yksi vuosi korkeakouluopintoja takana ennen vaihtojakson alkamista.
- Vaihtojakson kesto on vähintään 2 kuukautta ja enintään 12 kuukautta, eikä se johda tutkintoon kohdeyliopistossa (vaihdon ajankohta määräytyy aina kohdeyliopiston akateemisen kalenterin mukaisesti).
- Ulkomailla suoritettavat opinnot soveltuvat tutkintosi osaksi UEF:ssa.
- Laitoksesi/osastosi puoltaa vaihtojaksoasi.
- Opiskelu ulkomailla on päätoimista.
Kilpailutilanteessa huomioidaan lisäksi
- Vaihdonajan opintosuunnitelma: Oletko tutustunut kohdeyliopiston opintotarjontaan huolellisesti? Onko kohteessa soveltuvia opintoja vaihto-opiskelijoille? Hyödynnä kuluvan lukuvuoden kurssikatalogeja ja opinto-oppaita suunnitelman tekemisessä.
- Opintojen eteneminen ja vaihe: Suoritettujen opintojen määrä suhteessa opintojen kestoon ja tutkinnon laajuuteen, sekä se, oletko kandi- vai maisterivaiheessa.
- Mahdolliset aiemmat ulkomaanjaksot: Esimerkiksi Erasmus+ -ohjelmassa käytettävissä on enintään 12 kuukautta per tutkintotaso (sisältäen mahdolliset aiemmat vaihdot/harjoittelut). Kilpailutilanteessa voidaan huomioida myös aiemmat vaihtohakemukset.
- Kohdeyliopistokohtaiset edellytykset: Esimerkiksi kielitaitovaatimus, keskiarvovaatimus tai muut kohdeyliopiston asettamat edellytykset.
- Motivaatiokirje
- Muut mahdolliset kriteerit
Hakijoita voidaan myös haastatella. Kilpailutilanteessa hakijoiden välille pyritään löytämään konkreettisia eroja yllä mainittujen kriteerien, motivaatiokirjeen ja mahdollisen haastattelun perusteella. Huomioon otetaan myös mahdolliset kommentit laitokselta/osastolta. Jos hakijoiden välillä ei voida tehdä ratkaisevaa eroa, kilpailu voidaan viime kädessä ratkaista arpomalla.
2. vaiheen haku: hakemus kohdeyliopistoon
Kun sinut on valittu UEF:n ehdokkaaksi, etenet hakuprosessin toiseen vaiheeseen. Vaihto-ohjelmasta riippuen teet toisen vaiheen hakemuksen joko suoraan kohdeyliopistoon tai vaihto-ohjelmalle (ISEP).
Haku on ajankohtainen vaihtoa edeltävän lukukauden aikana. Saat tarkemmat ohjeet sähköpostitse, koska aikataulu ja hakuohjeet vaihtelevat kohdeyliopiston mukaan.
Tärkeää:
- Seuraa sähköpostiasi säännöllisesti koko vaihtoprosessin ajan – sekä UEF että kohdeyliopisto kommunikoivat ensisijaisesti sähköpostitse.
- Tarkista myös roskapostikansio – sinne voi ohjautua tärkeitäkin viestejä.
- Kohdeyliopisto tekee lopullisen päätöksen vaihtopaikasta. Vaihtosi on lopullisesti vahvistettu, kun saat kohdeyliopistolta hyväksymisilmoituksen.
Opintosuunnitelma ja hyväksiluku
Keskustele vaihtoajan opintosuunnitelmasta oman laitoksesi kv-yhteyshenkilön kanssa, jotta opintojen hyväksilukeminen ja soveltuvuus tutkintoon voidaan sopia. Opintosuunnitelma (Learning Agreement) tehdään haun toisessa vaiheessa tai UEF:n ohjeistuksen mukaan. Lisätietoja Learning Agreementin tekemisestä löydät sivulta Opinnot vaihdon aikana.
Tietosuoja
Tietosuojailmoitus (uusi välilehti).
Kysyttävää?
Jos sinulla on kysyttävää vaihtoon hakemisesta, ota yhteyttä kansainvälisiin liikkuvuuspalveluihin osoitteella [email protected].