Tällä sivulla on koottu tiedot vaihtoon liittyvistä lomakkeista ja raportoinnista. Ohjeet on tarkoitettu jo vaihtoon valituille opiskelijoille. Jos etsit tietoa vaihtoon hakemisesta, tutustu sivuun Yleisiä ohjeita hakeminen.
Kansainväliset liikkuvuuspalvelut lähettävät sinulle vaihto-ohjelmakohtaiset ohjeet sähköpostitse hyvissä ajoin ennen vaihdon alkamista.
Itä-Suomen yliopiston Information sheet.
Ennen vaihtoa: täytettävät lomakkeet
Ennen vaihtoa sinun tulee hoitaa kuntoon:
- Vaihdonajan opintosuunnitelma (Learning Agreement) – lisätietoja Learning Agreementin tekemisestä löydät sivulta Opinnot vaihdon aikana.
- Apurahan vastaanottamiseen liittyvät dokumentit – lisätietoja apurahaprosessista löydät sivulta Vaihto-opiskelun rahoitus.
Saat tarvittavat lomakkeet ja yksityiskohtaiset ohjeet sähköpostitse vaihtoon lähtijän infopaketissa.
Learning Agreement -lomakkeet
Erasmus+ -rahoitteiset vaihdot (Erasmus+, YUFE, Nordplus/Nordlys)
Teet sähköisen opintosuunnitelman eli Digital Learning Agreement (DLA; käytetään myös termiä Online Learning Agreement eli OLA) suoraan SoleMOVEssa. Kansainväliset liikkuvuuspalvelut lähettävät sinulle ohjeet sähköpostitse.
Erasmus+ harjoittelu
Learning Agreement for Traineeships (DOC)
Muut vaihto-ohjelmat (kahdenvälinen vaihto, ISEP, North2North)
Käytössä on UEF:n oma PDF-lomake, jonka saat kansainvälisistä liikkuvuuspalveluista sähköpostitse vaihtoon lähtijän infopaketissa. Tarvittaessa voit käyttää myös Webropol-lomakkeita:
Hyvä tietää Webropol-lomakkeista: Jos täytät Learning Agreement- tai Changes to Learning Agreement -lomakkeen Webropol-versiona, muista tulostaa lomake allekirjoituksia varten ja itsellesi talteen. Lomakkeen lähetys Webropol-järjestelmässä ei riitä raportointiin – sinun on ladattava allekirjoitettu lomake myös SoleMOVE-järjestelmään liitteeksi.
Vaihdon päättyessä: todentavat dokumentit ja raportointi
Läsnäolotodistus (Letter of Confirmation)
Ennen kuin vaihtosi päättyy, pyydä kohdeyliopistosi koordinaattoria täyttämään ja allekirjoittamaan sinulle läsnäolotodistus eli Letter of Confirmation. Kaikki vaihto-ohjelmat käyttävät samaa lomaketta:
Vaihdon päättyessä sinun on ladattava SoleMOVE-hakemuksesi After Exchange -välilehdelle seuraavat dokumentit:
- Learning Agreement (tai Online Learning Agreement). Jos opintosuunnitelmaasi on tullut vaihdon aikana muutoksia, täytä ja palauta myös Changes to Learning Agreement -lomake.
- Letter of Confirmation eli läsnäolotodistus
- Opintosuoritusote (Transcript of Records) kohdeyliopistolta
Vaihtoraportti
Vaihtoraportti tehdään SoleMOVE-järjestelmässä. Raportti avautuu hakemuksellesi Feedback-välilehdeksi.
Vinkki: Jos Feedback-välilehti ei näy, tarkista, että olet aloittanut After Exchange -välilehden täyttämisen. Kokeile myös kirjautua ulos ja takaisin sisään järjestelmään.
Erasmus+ -vaihdossa tai -harjoittelussa olleet täyttävät lisäksi EU Survey -lomakkeen. Saat henkilökohtaisen linkin lomakkeeseen sähköpostiisi.
Muista hakea hyväksilukua!
Vaihdon opintosuoritusote on toimitettava myös omalle laitoksellesi tai osastollesi opintojen hyväksilukemista varten. Hyväksiluku ei tapahdu automaattisesti – sinun on haettava sitä itse. Lisätietoja löydät sivulta Vaihto-opintojen hyväksilukeminen.