Tietojen luovuttaminen opiskelijarekisteristä
Opiskelijatietojärjestelmän (Oodi) pitäminen ja tietosisältö perustuvat yliopistoista ja tutkinnoista annettuihin lakeihin ja asetuksiin, ylioppilaskunta-asetukseen sekä Itä-Suomen yliopiston tutkintosääntöön. Järjestelmän tietosisällöstä ja -lähteistä on tarkempi kuvaus Opiskelijoiden henkilötietojen käsittelemisen tietosuojaselosteessa.
Itä-Suomen yliopiston opiskelijarekistereiden käyttöä ja tietojen luovutusta säätelevät EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR, EU 2016/679) ja sitä täydentävä kansallinen lainsäädäntö sekä laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999).
Tietoja luovutetaan opiskelijatietojärjestelmästä seuraavasti:
Tietojen luovuttaminen viranomaisille
Yliopisto luovuttaa opiskelijatietojärjestelmästä henkilötietoja säännöllisesti lakisääteisesti eri viranomaisille (mm. Tilastokeskus, opetusministeriö, Ylioppilaiden terveydenhuoltosäätiö, Kansaneläkelaitos) sekä yliopiston omille yksiköille opintojen seurantaa ja opetuksen suunnittelua varten. Tarkempi kuvaus tietojen säännöllisistä luovutuskohteista on Opiskelijoiden henkilötietojen käsittelemisen tietosuojaselosteessa. Ylioppilaskunta voi saada oman jäsenistönsä tiedot.
Tietojen luovuttaminen tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten
Tietoja voidaan luovuttaa myös tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten. Tietoja tutkimukseensa/opinnäytetyöhönsä hakevan on täytettävä opiskelijatietojen luovutushakemus ja siihen on liitettävä lyhyt tutkimussuunnitelma tai muu kuvaus tietojen käyttötarkoituksesta. Jos tietoja haetaan opinnäytetyötä varten, hakemukseen on liitettävä myös tieto opinnäytetyön ohjaajista.
Jos tutkimuksessa/opinnäytetyössä tullaan käsittelemään henkilötietoja, tarvitaan tietosuojaseloste tai sitä vastaava selvitys, josta ilmenee tietojen käyttötarkoitus, käsittelyn oikeusperusteet, tietojen säilyttäminen ja hävittäminen. Henkilötietoja ovat kaikki luonnolliseen henkilöön liittyvät tiedot, josta henkilön voi joko suoraan tai epäsuorasti tunnistaa.
Mikäli tutkimuksessa käsitellään laajamittaisesti arkaluonteisia tietoja, tulee laatia lisäksi tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi.
Tietojen luovuttaminen opiskelua edistäviin tarkoituksiin
Opiskelijarekistereiden henkilö- ja osoitetietojen luovutus muihin kuin edellä esitettyihin tarkoituksiin vaatii rekisteröidyn suostumuksen. Opiskelijalta on opiskelijarekisteriin rekisteröitymisvaiheessa pyydetty suostumus henkilötietojen luovuttamisesta opiskelua tukeviin ja muihin opiskeluun liittyviin tarkoituksiin. Tämä tarkoittaa nimi- ja yhteystietojen luovuttamista yhdistysten, säätiöiden, järjestöjen tai vastaavien julkisyhteisöjen sellaiseen tiedotukseen, jonka tarkoituksena on edistää opintoja tai parantaa opiskeluolosuhteita.
Tietojen luovutusta harkittaessa yliopisto edellyttää, että tietojen luovutusta hakevalla on asiallinen yhteys kohderyhmään, jonka tietoja pyydetään. Esimerkiksi ammatillinen organisaatio tai opiskelijajärjestö saa vain oman alansa opiskelijoiden tiedot ja ulkomaalaisten parissa toimiva opiskelijajärjestö saa vain oman kohderyhmänsä opiskelijoiden tiedot. Yliopisto ei luovuta tietoja kaupallisiin tarkoituksiin eikä suoramarkkinointiin.
Tietojen luovutushakemus
Tietojen luovuttaminen opiskelijarekisteristä edellyttää opiskelijatietojen luovutushakemuksen täyttämistä.
Lomakkeen voi tulostaa verkosta: Opiskelijatietojen luovutushakemus (DOCX, avautuu uuteen ikkunaan) tai sen voi noutaa Joensuun tai Kuopion kampuksen opintopalveluista.
Täytetty hakemus toimitetaan tietojenluovuttamisasioita hoitaville henkilökohtaisesti tai sähköpostilla.
Käsittelyaika tietojenluovutuksissa on 1 – 3 viikkoa.
Opiskelija voi muuttaa tietojen luovutuslupaa WebOodissa
Opiskelija voi itse säädellä omien yhteystietojensa luovutusta opiskelua edistäviin tarkoituksiin WebOodissa oman nimen alta avautuvasta valikosta ’Omat perustiedot’ -> ’Luovutustiedot’. Vaikka opiskelija olisikin rajoittanut tietojensa luovuttamista, hänen tietonsa luovutetaan lakisääteisesti viranomaisille sekä tieteellistä ja historiallista tutkimusta varten.
Tietojenluovutusasioita hoitavat:
Anne Litja
puh. 040 3553 308
Tarja Pakarinen
puh. 050 4080 223
Yhteinen sähköpostiosoite: oodituki(at)uef.fi
Opintopalveluiden osoitteet:
Joensuun kampus
Käyntiosoite: Yliopistokatu 2, Aurora-rakennus, sisäänkäynti A, 1.krs.
Postiosoite: Itä-Suomen yliopisto, Opintopalvelut, Joensuun kampus, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopion kampus
Käyntiosoite: Yliopistonranta 1 B, Mediteknia
Postiosoite: Itä-Suomen yliopisto, Opintopalvelut, Kuopion kampus, PL 1627, 70211 Kuopio