Tietojen luovuttaminen opiskelijarekisteristä
Opiskelijatietojärjestelmän (Oodi) pitäminen ja tietosisältö perustuvat yliopistoista ja tutkinnoista annettuihin lakeihin ja asetuksiin, ylioppilaskunta-asetukseen sekä Itä-Suomen yliopiston tutkintosääntöön. Järjestelmän tietosisällöstä ja -lähteistä on tarkempi kuvaus Opiskelijoiden henkilötietojen käsittelemisen tietosuojaselosteessa.
Opiskelijatietojärjestelmän henkilötietojen käsittelyä, kuten tietojen luovuttamista, sääntelee henkilötietolaki (HetiL 523/1999) ja laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999).
Tietoja luovutetaan opiskelijatietojärjestelmästä seuraavasti:
Tietojen luovuttaminen viranomaisille
Yliopisto luovuttaa opiskelijatietojärjestelmästä henkilötietoja säännöllisesti lakisääteisesti eri viranomaisille (mm. Tilastokeskus, opetusministeriö, Ylioppilaiden terveydenhuoltosäätiö, Kansaneläkelaitos) sekä yliopiston omille yksiköille opintojen seurantaa ja opetuksen suunnittelua varten. Tarkempi kuvaus tietojen säännöllisistä luovutuskohteista on Opiskelijoiden henkilötietojen käsittelemisen tietosuojaselosteessa. Ylioppilaskunta voi saada oman jäsenistönsä tiedot.
Tietojen luovuttaminen tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten
Tietoja voidaan luovuttaa myös tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten. Tietoja tutkimukseensa/opinnäytetyöhönsä hakevan on täytettävä opiskelijatietojen luovutushakemus ja siihen on liitettävä lyhyt tutkimussuunnitelma tai muu kuvaus tietojen käyttötarkoituksesta.
Tutkimustarkoituksiin saadut henkilötiedot on hävitettävä, arkistoitava tai muutettava sellaisiksi, ettei tiedon kohde ole tunnistettavissa sen jälkeen kun ao. henkilötietoja ei tutkimuksessa enää tarvita (Henkilötietolaki 523/1999).
Tietojen luovuttaminen opiskelua edistäviin tarkoituksiin
Edellä mainittujen lisäksi opiskelijarekisteristä voidaan opiskelijan suostumuksella luovuttaa tietoja yhdistyksille ja järjestöille, joiden katsotaan edistävän opiskelijoiden etua. Näitä tarkoituksia varten tiedot luovutetaan kuitenkin vain niistä rekisteröidyistä, jotka ovat siihen erikseen suostuneet. Saadakseen tiedot luovuttamista hakevan säätiön, yhdistyksen, yrityksen tms. on saatava ensin yliopistolta lupa tietojen vastaanottamiseen opiskelijatietojen luovutushakemuksella. Markkinointiin ja kaupallisiin tarkoituksiin tietoja ei luovuteta.
Tietojen luovutushakemus
Tietojen luovuttaminen tieteellistä ja historiallista tutkimusta varten ja tietojen luovuttaminen opiskelua edistäviin tarkoituksiin edellyttävät opiskelijatietojen luovutushakemuksen täyttämistä. Lomakkeen voi tulostaa verkosta: Opiskelijatietojen luovutushakemus tai sen voi noutaa Joensuun tai Kuopion kampuksen opintopalveluista. Täytetty hakemus lähetetään opintopalveluihin joko Joensuun tai Kuopion kampukselle.
Käsittelyaika tietojenluovutuksissa on 1 – 3 viikkoa.
Yliopisto noudattaa hyvää rekisteröintitapaa ja edellyttää, että tietojenluovutusta hakevalla on asiallinen yhteys siihen kohderyhmään, jonka tietoja hän pyytää.
Opiskelija voi muuttaa tietojen luovutuslupaa WebOodissa
Opiskelija voi itse säädellä omien yhteystietojensa luovutusta opiskelua edistäviin tarkoituksiin WebOodissa kohdassa ’Muut toiminnot’ -> ’Omat perustiedot’ -> ’Luovutustiedot’. Vaikka opiskelija olisikin rajoittanut tietojensa luovuttamista, hänen tietonsa luovutetaan lakisääteisesti viranomaisille sekä tieteellistä ja historiallista tutkimusta varten.
Tietojenluovutusasioita hoitavat:
Anne Litja
puh. 040 3553 308
Tarja Pakarinen
puh. 050 4080 223
Silja Pesonen
puh. 050 4354 380
Kaikille yhteinen sähköpostiosoite: oodituki(at)uef.fi
Opintopalveluiden osoitteet:
Joensuun kampus
Käyntiosoite: Yliopistokatu 2, Aurora-rakennus, sisäänkäynti A, 1.krs.
Postiosoite: Itä-Suomen yliopisto, Opintopalvelut, Joensuun kampus, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopion kampus
Käyntiosoite: Yliopistonranta 1 B, Mediteknia
Postiosoite: Itä-Suomen yliopisto, Opintopalvelut, Kuopion kampus, PL 1627, 70211 Kuopio