Muistilista: ennen vaihtoa
Aloita vaihdon suunnittelu pohtimalla esim. seuraavia kysymyksiä:
- Miksi haluat vaihtoon?
- Minne haluat lähteä? Lähelle vai kauas?
- Milloin eli missä vaiheessa opintojasi haluat lähteä vaihtoon?
- Mitä haluat opiskella vaihdossa? Pääainetta, sivuainetta, paikallista kieltä, muuta?
- Millä kielellä haluat opiskella? Englanniksi vai muulla osaamallasi kielellä?
- Sopiiko yhden lukukauden vai koko lukuvuoden mittainen vaihto suunnitelmiisi paremmin?
- Miten rahoitat vaihtosi?
- Haluatko lähteä yksin vai ystävän/puolison/perheen kanssa?
- Onko tarvetta esteettömyystuelle?
Hakuvaiheessa
- Valitse opiskelumaa ja -kieli sekä vaihtoehdot kohdeyliopistoksi
- Selvitä, onko sinua kiinnostavassa yliopistossa tarjolla sinulle sopivia opintoja englanniksi tai osaamallasi kielellä
- Haun 1. vaihe: täytä hakulomake SoleMOVEssa huolellisesti hyvissä ajoin ennen hakuajan päättymistä
- Haun 2. vaihe: kun saat hakuohjeet tai linkin ohjeistukseen Kansainvälisistä liikkuvuuspalveluista, tee hakemus, hanki liitteet ja toimita kaikki dokumentit kohdeyliopistolle/vaihto-ohjelmalle saamasi ohjeistuksen mukaisesti määräpäivään mennessä
- Suunnittele opintosi kohdeyliopistossa alustavasti ja tee Learning Agreement
- Suunnittele vaihtoaikasi rahoitus etukäteen
- Keskustele laitoksen/osaston kv-yhteyshenkilön kanssa vaihdostasi ja vaihto-opintojen sisällyttämisestä tutkintoosi
- Mikäli hakemuksesi liitteeksi tarvitaan suosituksia, pyydä ne hyvissä ajoin
- Mikäli hakemuksesi liitteeksi vaaditaan TOEFL- tai IELTS-kielitesti, varaa aika testiin hyvissä ajoin
- Muista, että lopullisen päätöksen vaihtopaikan myöntämisestä tekee aina kohdeyliopisto
Ennen lähtöä
- Hanki tietoa kohdemaasta, alueesta ja yliopistosta jo etukäteen
- Pohdi, mitä tavoitteita sinulla on vaihtoajallesi
- Tee itsellesi muistilista sekä lista tärkeistä deadlineista
- Aloita kielitaidon preppaaminen hyvissä ajoin esim. hakeutumalla kielikeskuksen järjestämille kursseille
- Ilmoittaudu vaihdon ajaksi läsnäolevaksi opiskelijaksi ja maksa ylioppilaskunnan jäsenmaksu – pakollinen!
- Palauta tarvittavat lomakkeet Kansainvälisiin liikkuvuuspalveluihin
- Ota mukaan englanninkielinen opiskelutodistus ja ajantasainen opintosuoritusote, jotka saat Opintopalveluista
- Osallistu vaihtoon lähteville tarkoitettuun lähtöorientaatioon
- Ota yhteyttä YTHS:n matkailuneuvontaan (linkki avautuu uuteen ikkunaan)
- Hanki tarvittavat rokotukset, käy uusimassa reseptilääkkeidesi reseptit ja varaa mukaan riittävä määrä lääkkeitä
- EU-maihin tarvitset myös Kelan myöntämän eurooppalaisen sairaanhoitokortin (EHIC)
- Huolehdi riittävän kattavasta vakuutusturvasta (mm. ambulanssilennot), eli ota yhteyttä vakuutusyhtiöösi
- Ilmoita ulkomailla opiskelustasi Kelalle olosuhdemuutosilmoituslomakkeella ja liitä mukaan Kansainvälisistä liikkuvuuspalveluista saamasi Certificate
- Pyydä tarvittaessa Kelalta englanninkielinen todistus opintotuesta
- Hanki passi tai tarkista nykyisen passisi voimassaolo (esim. 6 kuukautta ulkomaanoleskelun päättymisen jälkeen) ja tarvittaessa uusi passisi
- Hoida mahdolliset viisumi- ja oleskelulupa-asiat hyvissä ajoin
- Tiedustele pankistasi edullisin ja toimivin vaihtoehto hoitaa pankki- ja raha-asioita ulkomailla
- Tee valtakirja, mikäli tarvitset yhteyshenkilön hoitamaan asioitasi Suomessa
- Selvitä, auttaako kohdeyliopisto asunnon hankkimisessa vai täytyykö sinun etsiä asunto itse
- Varaudu tarvittaessa yöpymään aluksi esim. hostellissa ja etsimään asuntoa paikan päällä
- Varmista päivämäärä, jolloin sinun on saavuttava kohdeyliopistolle ja ilmoita kohdeyliopistolle, milloin saavut
- Varmista myös opintojen päättymisajankohta, huomioi esim. tenttijaksot
- Tee matkasuunnitelma; vertaile eri matkustusvaihtoehtojen hintoja
- Matkustamista varten saatat tarvita kansainvälisen opiskelijakortin (ISIC-kortti), jonka saat esim. Kilroy-matkatoimistosta
- Tee itsellesi ICE-kortti (in case of emergency) ja pidä sitä mukanasi esim. lompakossasi
- Ota mukaan useita passikuvia ja kopio passistasi sekä todistus vakuutuksesta
- Ota mukaan kotiyliopistosi yhteystiedot
- Yhteystietojen päivitys: Posti, WebOodi
- Tallenna tärkeimmät yhteystiedot ja dokumentit esim. sähköpostiisi tai pilvipalveluun
- Tee matkustusilmoitus (linkki avautuu uuteen ikkunaan). Matkustusilmoitus on palvelu, jossa ulkomaille matkustavat tai muuttavat suomalaiset voivat antaa matka- ja yhteystietonsa ulkoministeriölle, jotta hätätapauksessa tai kriisitilanteessa ulkoministeriö voi ottaa yhteyttä matkustusilmoituksen tehneisiin. Matkustusilmoitus kannattaa tehdä erityisesti silloin, jos matkustaa riskialttiille alueelle.
- Tutustu kohdemaasi matkustustiedotteeseen ulkoministeriön verkkosivuilla (linkki avautuu uuteen ikkunaan)
- Hae Kansainvälisistä liikkuvuuspalveluista Itä-Suomen yliopiston esitteitä kohdeyliopistolle vietäväksi
- Lähde matkaan avoimin mielin: ulkomailla opiskelu antaa sinulle uusia virikkeitä, elämänkokemusta ja kielitaitoa!
Muistilista: vaihdon aikana
- Ilmoittaudu ensin kohdeyliopistoon ja ota yhteyttä kohdeyliopiston koordinaattoriin
- Osallistu orientaatioon tai muihin tervetulotilaisuuksiin
- Mikäli vaihto-opintojen suunnitelmaan (Learning Agreement) tulee muutoksia, täytä Changes to Learning Agreement
- EU-maihin lähtijöiden tulee rekisteröityä paikallisviranomaiselle
- Mikäli vaihtoaikana ilmenee oleellisia muutoksia (esim. vaihdon keskeyttäminen, lyhentäminen, pidentäminen), ota yhteyttä Kansainvälisiin liikkuvuuspalveluihin ja kohdeyliopiston koordinaattoriin
- Kirjaa ylös ja säilytä selkeät tiedot ulkomailla suorittamistasi opinnoista, niiden sisällöistä sekä suoritetuista tenteistä ja arvostelusta
- ENNEN PALUUTA muista hankkia vaihdon todentavat dokumentit
- Ota mukaan esitteitä, oppaita ja muuta mahdollista materiaalia kohdemaastasi ja -yliopistosta
Muistilista: vaihdon jälkeen
- Hoida vaihto-opintojesi hyväksilukeminen Itä-Suomen yliopistoon: ota yhteyttä laitoksesi/osastosi kansainvälisten asioiden yhteyshenkilöön
- Tallenna vaihtoon liittyvät dokumentit ja vaihtoraportti SoleMOVE-hakemuksesi (linkki avautuu uuteen ikkunaan) After exchange– ja Feedback-välilehdille
- Osallistu Kansainvälisten liikkuvuuspalveluiden järjestämään vaihdossa olleiden työelämäorientaatioon
- Älä unohda ystäviäsi vaihdon ajalta
- Kansainvälistymistä voit jatkaa kotiyliopistolla esim. ryhtymällä saapuvien kv-opiskelijoiden tuutoriksi tai osallistumalla ylioppilaskunnan toimintaan
- Hyödynnä kokemuksesi: vaihdosta mukaan tarttuneet hyvät käytännöt ja ideat käyttöön!