Vaihto-opiskelijan muistilista

Muistilista: ennen vaihtoa

Aloita vaihdon suunnittelu pohtimalla esim. seuraavia kysymyksiä:

• Miksi haluat vaihtoon?
• Minne haluat lähteä? Lähelle vai kauas?
• Milloin eli missä vaiheessa opintojasi haluat lähteä vaihtoon?
• Mitä haluat opiskella vaihdossa? Pääainetta, sivuainetta, paikallista kieltä, muuta?
• Millä kielellä haluat opiskella? Englanniksi vai muulla osaamallasi kielellä?
• Sopiiko yhden lukukauden vai koko lukuvuoden mittainen vaihto suunnitelmiisi paremmin?
• Miten rahoitat vaihtosi?
• Haluatko lähteä yksin vai ystävän/puolison/perheen kanssa?
• Onko tarvetta esteettömyystuelle?

Hakuvaiheessa

• Valitse opiskelumaa ja -kieli sekä vaihtoehdot kohdeyliopistoksi
• Selvitä, onko sinua kiinnostavassa yliopistossa tarjolla sinulle sopivia opintoja englanniksi tai osaamallasi kielellä
  • HUOM! Jos haluat opiskella vaihdon aikana esimerkiksi pääainettasi, tutustu huolellisesti kohdeyliopiston vaihto-opiskelijoille tarjoamaan opetukseen. Kaikki kohdeyliopiston opetustarjonta ei välttämättä ole avoin vaihto-opiskelijoille.
• Haun 1. vaihe: täytä hakulomake SoleMOVEssa huolellisesti hyvissä ajoin ennen hakuajan päättymistä
• Haun 2. vaihe: kun saat hakuohjeet tai linkin ohjeistukseen Kansainvälisistä liikkuvuuspalveluista, tee hakemus, hanki liitteet ja toimita kaikki dokumentit kohdeyliopistolle/vaihto-ohjelmalle saamasi ohjeistuksen mukaisesti määräpäivään mennessä
• Suunnittele opintosi kohdeyliopistossa alustavasti ja tee Learning Agreement
• Suunnittele vaihtoaikasi rahoitus etukäteen
• Keskustele laitoksen/osaston kv-yhteyshenkilön kanssa vaihdostasi ja vaihto-opintojen sisällyttämisestä tutkintoosi
• Mikäli hakemuksesi liitteeksi tarvitaan suosituksia, pyydä ne hyvissä ajoin
• Mikäli hakemuksesi liitteeksi vaaditaan TOEFL- tai IELTS-kielitesti, varaa aika testiin hyvissä ajoin
• Muista, että lopullisen päätöksen vaihtopaikan myöntämisestä tekee aina kohdeyliopisto

Ennen lähtöä

• Hanki tietoa kohdemaasta, alueesta ja yliopistosta jo etukäteen
• Pohdi, mitä tavoitteita sinulla on vaihtoajallesi
• Tee itsellesi muistilista sekä lista tärkeistä deadlineista
• Aloita kielitaidon preppaaminen hyvissä ajoin esim. hakeutumalla kielikeskuksen järjestämille kursseille
• Ilmoittaudu vaihdon ajaksi läsnäolevaksi opiskelijaksi ja maksa ylioppilaskunnan jäsenmaksu – pakollinen!
  
• Palauta tarvittavat lomakkeet Kansainvälisiin liikkuvuuspalveluihin
• Ota mukaan englanninkielinen opiskelutodistus ja ajantasainen opintosuoritusote, jotka saat Koulutuspalveluista
• Osallistu vaihtoon lähteville tarkoitettuun lähtöorientaatioon
• Ota yhteyttä YTHS:n matkailuneuvontaan (linkki avautuu uuteen ikkunaan)
• Hanki tarvittavat rokotukset, käy uusimassa reseptilääkkeidesi reseptit ja varaa mukaan riittävä määrä lääkkeitä
• EU-maihin tarvitset myös Kelan myöntämän eurooppalaisen sairaanhoitokortin (EHIC)
• Huolehdi riittävän kattavasta vakuutusturvasta (mm. ambulanssilennot), eli ota yhteyttä vakuutusyhtiöösi
• Ilmoita ulkomailla opiskelustasi Kelalle olosuhdemuutosilmoituslomakkeella ja liitä mukaan Kansainvälisistä liikkuvuuspalveluista saamasi Certificate
• Pyydä tarvittaessa Kelalta englanninkielinen todistus opintotuesta
• Hanki passi tai tarkista nykyisen passisi voimassaolo (esim. 6 kuukautta ulkomaanoleskelun päättymisen jälkeen) ja tarvittaessa uusi passisi
• Hoida mahdolliset viisumi- ja oleskelulupa-asiat hyvissä ajoin
• Tiedustele pankistasi edullisin ja toimivin vaihtoehto hoitaa pankki- ja raha-asioita ulkomailla
• Tee valtakirja, mikäli tarvitset yhteyshenkilön hoitamaan asioitasi Suomessa
• Selvitä, auttaako kohdeyliopisto asunnon hankkimisessa vai täytyykö sinun etsiä asunto itse
• Varaudu tarvittaessa yöpymään aluksi esim. hostellissa ja etsimään asuntoa paikan päällä
• Varmista päivämäärä, jolloin sinun on saavuttava kohdeyliopistolle ja ilmoita kohdeyliopistolle, milloin saavut
• Varmista myös opintojen päättymisajankohta, huomioi esim. tenttijaksot
• Tee matkasuunnitelma; vertaile eri matkustusvaihtoehtojen hintoja
• Matkustamista varten saatat tarvita kansainvälisen opiskelijakortin (ISIC-kortti), jonka saat esim. Kilroy-matkatoimistosta
• Tee itsellesi ICE-kortti (in case of emergency) ja pidä sitä mukanasi esim. lompakossasi
• Ota mukaan useita passikuvia ja kopio passistasi sekä todistus vakuutuksesta
  • Passikuvia ja -kopiota voi tarvita, mikäli passisi katoaa matkalla ja joudut hakemaan lähetystön kautta uutta passia
• Ota mukaan kotiyliopistosi yhteystiedot
• Yhteystietojen päivitys: Posti, Peppi, Kela, Digi- ja väestövirasto
• Tallenna tärkeimmät yhteystiedot ja dokumentit esim. sähköpostiisi tai pilvipalveluun
• Tee matkustusilmoitus (linkki avautuu uuteen ikkunaan). Matkustusilmoitus on palvelu, jossa ulkomaille matkustavat tai muuttavat suomalaiset voivat antaa matka- ja yhteystietonsa ulkoministeriölle, jotta hätätapauksessa tai kriisitilanteessa ulkoministeriö voi ottaa yhteyttä matkustusilmoituksen tehneisiin. Matkustusilmoitus kannattaa tehdä erityisesti silloin, jos matkustaa riskialttiille alueelle.
• Tutustu kohdemaasi matkustustiedotteeseen ulkoministeriön verkkosivuilla (linkki avautuu uuteen ikkunaan)
• Hae Kansainvälisistä liikkuvuuspalveluista Itä-Suomen yliopiston esitteitä kohdeyliopistolle vietäväksi
• Lähde matkaan avoimin mielin: ulkomailla opiskelu antaa sinulle uusia virikkeitä, elämänkokemusta ja kielitaitoa!

Muistilista: vaihdon aikana

• Ilmoittaudu ensin kohdeyliopistoon ja ota yhteyttä kohdeyliopiston koordinaattoriin
• Osallistu orientaatioon tai muihin tervetulotilaisuuksiin
• Mikäli vaihto-opintojen suunnitelmaan (Learning Agreement) tulee muutoksia, täytä Changes to Learning Agreement
• EU-maihin lähtijöiden tulee rekisteröityä paikallisviranomaiselle
• Mikäli vaihtoaikana ilmenee oleellisia muutoksia (esim. vaihdon keskeyttäminen, lyhentäminen, pidentäminen), ota yhteyttä Kansainvälisiin liikkuvuuspalveluihin ja kohdeyliopiston koordinaattoriin
• Kirjaa ylös ja säilytä selkeät tiedot ulkomailla suorittamistasi opinnoista, niiden sisällöistä sekä suoritetuista tenteistä ja arvostelusta
• ENNEN PALUUTA muista hankkia vaihdon todentavat dokumentit
• Ota mukaan esitteitä, oppaita ja muuta mahdollista materiaalia kohdemaastasi ja -yliopistosta

Muistilista: vaihdon jälkeen

• Hoida vaihto-opintojesi hyväksilukeminen Itä-Suomen yliopistoon: ota yhteyttä laitoksesi/osastosi kansainvälisten asioiden yhteyshenkilöön
• Tallenna vaihtoon liittyvät dokumentit ja vaihtoraportti SoleMOVE-hakemuksesi (linkki avautuu uuteen ikkunaan) After exchange– ja Feedback-välilehdille
• Osallistu Kansainvälisten liikkuvuuspalveluiden järjestämään vaihdossa olleiden työelämäorientaatioon
• Älä unohda ystäviäsi vaihdon ajalta
• Kansainvälistymistä voit jatkaa kotiyliopistolla esim. ryhtymällä saapuvien kv-opiskelijoiden tuutoriksi tai osallistumalla ylioppilaskunnan toimintaan
• Hyödynnä kokemuksesi: vaihdosta mukaan tarttuneet hyvät käytännöt ja ideat käyttöön!