Vaihtoprosessi tiivistettynä

Tällä sivulla kuvataan, kuinka vaihto-opiskelun prosessi toimii yleisesti. Tutustuthan tarkempiin ohjeisiin ennen hakemuksen aloittamista huolellisesti. Lisäohjeita ja tietoja eri vaiheisiin liittyen on saatavilla Kamussa.

HUOM! Näissä ohjeissa kuvaillaan ensisijaisesti pitkäkestoisen vaihdon (lukukausi/lukuvuosi) prosessia. Lyhyemmissä vaihtojaksoissa voi olla vastaavanlaisia vaiheita, mutta lyhyemmällä aikavälillä.

1 Vaihdon suunnittelu

• Milloin: missä vaiheessa opintojasi vaihto sopisi parhaiten (oma HOPS, ota huomioon joustavuus)
• Minne: mihin haluat/voit lähteä vaihtoon (mahdollinen koulutusalakohtaisuus vaihtokohteissa)
• Mitä: mitä opintoja haluat/voisit vaihdossa tehdä
  • tutustu kiinnostavien kohdeyliopistojen kuluvan vuoden opintotarjontaan ja etsi vaihto-opiskelijoille tarkoitettua tietoa
• Miksi: minkä takia haluat lähteä vaihtoon
• Keskustele: juttele vaihtosuunnitelmistasi laitoksesi/osastosi kv-yhteyshenkilön kanssa

2 Hakuprosessin aloitus (1. vaiheen hakemus)

• Tee hakemus vaihtoon UEF:n omien hakuaikojen puitteissa suunniteltua vaihtoa edeltävän lukuvuoden aikana (pl. syksyn täydennyshaku, jolloin voi hakea saman lukuvuoden kevätlukukaudelle)
  • Esim. lukuvuodelle 2026/2027 haetaan vuoden 2025/2026 hakukierroksilla. Vaihtoon ei voi hakea vuosia ennakkoon, vaan aina aikaisintaan suunniteltua vaihtoa edeltävän lukuvuoden hauissa.
• Hakemus liitteineen lähetetään Itä-Suomen yliopistolle SoleMOVE-järjestelmässä

3 Hakemuksen käsittely

• Sinulle voidaan myöntää alustava vaihtopaikka yhteen kohdeyliopistoon tai vaihto-ohjelmaan
• Saat tiedon haun tuloksista sähköpostitse
  • Hyväksytty hakemus: hyväksy tai hylkää sinulle tarjottu paikka
  • Hylätty hakemus: mahdollisuus vaihtaa hakukohdetta vielä vapaana oleviin kohteisiin tai hakea uudestaan tulevilla hakukierroksilla

4 Ennakkotiedot kohdeyliopistoon (=nominaatio)

• Kansainväliset liikkuvuuspalvelut nominoi opiskelijan kohdeyliopistolle eli lähettää opiskelijan esitiedot kohdeyliopistolle
• Vaihtoa edeltävän lukukauden aikana
• Saat ohjeet ja aikataulun toisen vaiheen hakemukseen sähköpostitse

5 Hakemuksen lähettäminen kohdeyliopistoon (2. vaiheen hakemus)

• Vaihtoa edeltävän lukukauden aikana
• Kohdeyliopistokohtaiset hakuajat ja -ohjeet
• Saat hakuohjeet joko suoraan kohdeyliopistosta tai kv-liikkuvuuspalveluista
• Toimi hakuohjeiden mukaisesti ja toimita hakemus kohdeyliopistolle kaikkine vaadittuine liitteineen

6 Kohdeyliopisto tarkastaa opiskelijan hakemuksen

• Kohdeyliopisto käsittelee hakemuksesi ja pyytää tarvittaessa lisätietoja/täydennystä
• Kohdeyliopisto lähettää sinulle tai kotiyliopistolle hyväksymiskirjeen ja muuta tietoa vaihdon käytännön järjestelyihin (esim. asumisjärjestelyt yms.)
• Jos kohdeyliopisto hylkää hakemuksen, tilannetta tarkastellaan tapauskohtaisesti

7 Apurahahakemus

• Hyväksynnän jälkeen toimita apurahaa varten tarvittavat dokumentit Kv-liikkuvuuspalveluille
• Saat ohjeet sähköpostitse
• Apuraha maksetaan noin kuukautta ennen vaihdon alkua, kun dokumentit on toimitettu ajallaan
  • Huom! Loma-aikoina (kesäkuun lopusta elokuun alkuun, vuodenvaihteen lomat) apurahojen maksatus voi viivästyä

8 Käytännön järjestelyt

• Matkustukseen liittyvät järjestelyt (liput yms.)
• Asumiseen liittyvät järjestelyt (ellei kohdeyliopisto ole ohjeistanut jo aiemmin)
• Vakuutukset

9 Vaihtoon!

• Ajankohta ja kesto kohdeyliopiston akateemisen kalenterin mukaisesti

10 Vaihdon jälkityöt eli raportointi

• Pakollinen osa vaihtoprosessia ja apurahan edellytys
• Saat ohjeet ja tarvittavat lomakkeet raportointia varten sähköpostitse
• Hae omalta laitokselta vaihto-opintojen hyväksilukuja