Tällä sivulla kuvataan, kuinka vaihto-opiskelun prosessi toimii yleisesti. Tutustuthan tarkempiin ohjeisiin ennen hakemuksen aloittamista huolellisesti. Lisäohjeita ja tietoja eri vaiheisiin liittyen on saatavilla Kamussa.
1 Vaihdon suunnittelu
- Milloin: missä vaiheessa opintojasi vaihto sopisi parhaiten (oma HOPS, ota huomioon joustavuus)
- Minne: mihin haluat/voit lähteä vaihtoon (mahdollinen koulutusalakohtaisuus vaihtokohteissa)
- Mitä: mitä opintoja haluat/voisit vaihdossa tehdä
- Miksi: minkä takia haluat lähteä vaihtoon
- Keskustele: juttele vaihtosuunnitelmistasi laitoksesi/osastosi kv-yhteyshenkilön kanssa
2 Hakuprosessin aloitus (1. vaiheen hakemus)
- Tee hakemus vaihtoa edeltävän lukuvuoden aikana (UEF:n omien hakuaikojen puitteissa)
- Hakemus liitteineen lähetetään Itä-Suomen yliopistolle SoleMOVE-järjestelmässä
3 Hakemuksen käsittely
- Sinulle voidaan myöntää alustava vaihtopaikka yhteen kohdeyliopistoon tai vaihto-ohjelmaan
- Saat tiedon haun tuloksista sähköpostitse
- Hyväksytty hakemus: hyväksy tai hylkää sinulle tarjottu paikka
- Hylätty hakemus: mahdollisuus vaihtaa hakukohdetta vielä vapaana oleviin kohteisiin tai hakea uudestaan tulevilla hakukierroksilla
4 Ennakkotiedot kohdeyliopistoon (=nominaatio)
- Kansainväliset liikkuvuuspalvelut nominoi opiskelijan kohdeyliopistolle vaihtoa edeltävän lukukauden aikana
- Saat ohjeet ja aikataulun toisen vaiheen hakemukseen sähköpostitse
5 Hakemuksen lähettäminen kohdeyliopistoon (2. vaiheen hakemus)
- Vaihtoa edeltävän lukukauden aikana
- Kohdeyliopistokohtaiset hakuajat ja -ohjeet
- Saat hakuohjeet joko suoraan kohdeyliopistosta tai kv-liikkuvuuspalveluista
- Toimi hakuohjeiden mukaisesti ja toimita hakemus kohdeyliopistolle kaikkine vaadittuine liitteineen
6 Kohdeyliopisto tarkastaa opiskelijan hakemuksen
- Kohdeyliopisto käsittelee hakemuksesi ja pyytää tarvittaessa lisätietoja/täydennystä
- Kohdeyliopisto lähettää sinulle tai kotiyliopistolle hyväksymiskirjeen ja muuta tietoa vaihdon käytännön järjestelyihin (esim. asumisjärjestelyt yms.)
- Jos kohdeyliopisto hylkää hakemuksen, tilannetta tarkastellaan tapauskohtaisesti
7 Apurahahakemus
- Hyväksynnän jälkeen toimita apurahaa varten tarvittavat dokumentit Kv-liikkuvuuspalveluille
- Saat ohjeet sähköpostitse
- Apuraha maksetaan noin kuukautta ennen vaihdon alkua, kun dokumentit on toimitettu ajallaan
- Huom! Loma-aikoina (kesäkuun lopusta elokuun alkuun, vuodenvaihteen lomat) apurahojen maksatus voi viivästyä
8 Käytännön järjestelyt
- Matkustukseen liittyvät järjestelyt (liput yms.)
- Asumiseen liittyvät järjestelyt (ellei kohdeyliopisto ole ohjeistanut jo aiemmin)
- Vakuutukset
9 Vaihtoon!
- Ajankohta ja kesto kohdeyliopiston akateemisen kalenterin mukaisesti
10 Vaihdon jälkityöt eli raportointi
- Pakollinen osa vaihtoprosessia ja apurahan edellytys
- Saat ohjeet ja tarvittavat lomakkeet raportointia varten sähköpostitse
- Hae omalta laitokselta vaihto-opintojen hyväksilukuja