Tietojen luovuttaminen opiskelijarekisteristä
Opiskelijatietojärjestelmän (Peppi) pitäminen ja tietosisältö perustuvat yliopistoista ja tutkinnoista annettuihin lakeihin ja asetuksiin, ylioppilaskunta-asetukseen sekä Itä-Suomen yliopiston tutkintosääntöön. Järjestelmän tietosisällöstä ja -lähteistä on tarkempi kuvaus Opiskelijoiden henkilötietojen käsittelemisen tietosuojaselosteessa.
Itä-Suomen yliopiston opiskelijarekistereiden käyttöä ja tietojen luovutusta säätelevät EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR, EU 2016/679) ja sitä täydentävä kansallinen lainsäädäntö sekä laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999).
Tietoja luovutetaan opiskelijatietojärjestelmästä seuraavasti:
Tietojen luovuttaminen viranomaisille
Yliopisto luovuttaa opiskelijatietojärjestelmästä henkilötietoja säännöllisesti lakisääteisesti eri viranomaisille (mm. Tilastokeskus, opetusministeriö, Ylioppilaiden terveydenhuoltosäätiö, Kansaneläkelaitos) sekä yliopiston omille yksiköille opintojen seurantaa ja opetuksen suunnittelua varten. Tarkempi kuvaus tietojen säännöllisistä luovutuskohteista on Opiskelijoiden henkilötietojen käsittelemisen tietosuojaselosteessa. Ylioppilaskunta voi saada oman jäsenistönsä tiedot.
Tietojen luovuttaminen tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten
Tietoja voidaan luovuttaa myös tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten. Tietoja tutkimukseensa/opinnäytetyöhönsä hakevan on täytettävä opiskelijatietojen luovutushakemus ja siihen on liitettävä lyhyt tutkimussuunnitelma tai muu kuvaus tietojen käyttötarkoituksesta. Jos tietoja haetaan opinnäytetyötä varten, hakemukseen on liitettävä myös tieto opinnäytetyön ohjaajista.
Jos tutkimuksessa/opinnäytetyössä tullaan käsittelemään henkilötietoja, tarvitaan tietosuojaseloste tai sitä vastaava selvitys, josta ilmenee tietojen käyttötarkoitus, käsittelyn oikeusperusteet, tietojen säilyttäminen ja hävittäminen. Henkilötietoja ovat kaikki luonnolliseen henkilöön liittyvät tiedot, josta henkilön voi joko suoraan tai epäsuorasti tunnistaa.
Mikäli tutkimuksessa käsitellään laajamittaisesti arkaluonteisia tietoja, tulee laatia lisäksi tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi.
Salaisiksi merkityt tiedot
Tietojen salaisiksi merkitsemistä varten opiskelijalta tarvitaan Digi- ja väestötietoviraston myöntämä turvakielto (linkki avautuu uuteen ikkunaan).
HUOM! Kun tiedot ovat salaiset, opettajatkaan eivät voi nähdä salattuja tietoja opiskelijarekisterin kautta.
Tietojen luovutushakemus
Tietojen luovuttaminen opiskelijarekisteristä edellyttää opiskelijatietojen luovutushakemuksen täyttämistä.
Lomake tulee ladata verkosta ja täyttää: Opiskelijatietojen luovutushakemus (DOCX, avautuu uuteen ikkunaan).
Täytetty hakemus toimitetaan tietojenluovuttamisasioita hoitaville henkilökohtaisesti tai sähköpostilla.
Käsittelyaika tietojenluovutuksissa on 1 – 3 viikkoa.
Tietojenluovutusasioita hoitavat:
Anne Litja
puh. 040 3553 308
Tarja Pakarinen
puh. 050 4080 223
Yhteinen sähköpostiosoite: peppituki(at)uef.fi