Sekä henkilökuntaa että opiskelijoita toimii etänä ja välillä kampuksella. UEF on tehnyt vinkit onnistuneeseen monipaikkatyöskentelyyn, joita soveltaen voi hyödyntää myös opiskelussa:
Kampuksella on ollut helppo sopia tietyistä pelisäännöistä, joilla kunnioitetaan toisten työrauhaa ja
yleisiä työpaikan viihtyvyyteen vaikuttavia asioita.
Monipaikkatyössä mukaan on tullut muuttujia, joista on hyvä sopia yhdessä omassa työyhteisössä.
Palaveriin valmistautuminen
Jos olet palaverin koollekutsuja, toimita esityslista tai kuvaus tapaamisen sisällöstä osallistujille etukäteen tutustuttavaksi. Hyvä valmistautuminen varmistaa, että yhteinen aika saadaan tehokkaasti käyttöön.
Palaverin alussa käydään lyhyesti läpi kokousetiketti. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että sovitaan, milloin on kysymysten aika, kuinka puheenvuoro pyydetään ja kuinka käyttäydytään mikrofonien ja kameroiden kanssa.
Yleisiä pelisääntöjä
Mistä osallistun etäpalaveriin? Etäpalaverit ja -kokoukset ovat normaalia työtäsi, joten
huolehdithan siitä, että olet paikassa, jossa voit puhua luottamuksellistakin asioista ja yhteytesi toimivat. Jos joudut osallistumaan palaveriin poikkeuksellisesta paikasta, kerro osallistujille, ettet voi osallistua keskusteluun normaalisti ja pyri löytämään paikka, jossa tilanne korjautuu.
Ajanhallinta: Kuinka paljon aikaa tarvitaan käsiteltävään asiaan: riittäisikö 45 minuuttia tunnin sijaan? Joskus voi olla tehokkaampaa pitää useampi lyhyt palaveri yhden pitkän sijaan. Sovitussa aikataulussa pysyminen on kunnioitusta muita osallistujia kohtaan – suunnittelethan palaverisi etukäteen. Annathan jokaiselle myös mahdollisuuden pitää lounastauon päivittäin.
Täsmällisyys kunniaan: saavuthan palaveriin sovittuna aikana! Palaveriviidakossa on kohteliasta
huomioida muut ja aikoja varatessa mahdollistaa toisille pienet hengähdystauot palaverien välissä. Jos joudut poistumaan aiemmin palaverista, on hyvä tapa ilmoittaa siitä esimerkiksi chat-viestillä.
Pidäthän sähköisen kalenterisi ajan tasalla ja varaat kalenteriisi myös aikaa tauoille!
Aina ei tarvitse olla suunnitelmaa etäkohtaamisille ja voit vaihtaa kuulumisia vapaamminkin. Työyhteisö on edelleen olemassa, vaikka olisimme monipaikkaisessa työssä.
Valmiina avaamaan kameran ja mikin?
Ennakkoon on hyvä sopia kameroiden käytöstä: on kohtelias tapa avata oma kamera aina puheenvuoron aikana. Muutoin voidaan sopia, että mikrofoni ja kamera saavat olla kiinni, kun kuunnellaan muita.
Etätyössä ei tarvitse hienostella, mutta pidäthän huolta, että voit avata kameran tarvittaessa. Jos pukeudut siten kuten pukeutuisit kasvokkain tapaamiseen, niin olet aina valmis tapaamaan kameran välityksellä. Etätyössäkin ollaan työssä.
Käytä Teamsin taustakuvia, jos et halua esitellä kotiasi. Neutraali tausta on aina hyvä ja peittää kotisi jättäen tilaa kuitenkin sinulle.
Kun avaat kameran, hae vakaata kuvaa. Läppäri sylissä kameran avaaminen tuo heiluvan
kuvan, jota on vaikea seurata. Oman puheenvuoron aikana on hyvä olla joko erillinen alusta koneellesi tai suosia työpöydän ääressä työskentelyä.
Kameran säätö kannattaa tarkistaa. Paras kuvakulma kuvaa kasvojasi suoraan ja antaa vaikutelman, että katsot toisia silmiin. Sivuprofiilin katsominen ei välitä
tunnetta siitä, että olisit läsnä.
Profiilikuvan lisääminen Teamsiin tuo sinulle kasvot silloinkin, kun kamera on kiinni. Profiilikuvasi avulla lisäät läsnäolon tunnetta itsesi ja muiden osallistujien välillä myös kameran ollessa kiinni.
Hyvä mikrofoni takaa laadukkaan äänen, näin kuulijat kuulevat mitä puhut ja aikaa ei mene
pinnistelyyn. Langattomat kuulokkeet mahdollistavat työskentelyn eri asennoissa.
On hyvä tapa pitää mikki mykistettynä aina kun et puhu. Näin taustahäly ei häiritse keskustelua. Nopeatahtinen keskustelu toki on helpompaa mikkien ollessa aina auki.
Online-läsnäolo, työajan ja vapaa-ajan erottaminen
Oletko vihreällä, punaisella vai offline? Teamsissa on mahdollista viestiä omasta läsnäolosta, jolloin työyhteisö osaa paremmin kunnioittaa kollegan ajankäyttöä. Online-statusta kannattaa hyödyntää omasta työtilanteesta viestimiseen.
Työyhteisössä on hyvä sopia säännöt viestinnälle ja aikatauluille. Ihmisillä on erilaisia työrytmejä, mutta pääperiaatteena voidaan pitää sitä, että jokaisen tulisi olla tavoitettavissa työpäivinä. Toinen aloittaa työnsä aamulla aikaisin, toinen vasta hiukan
myöhemmin jatkaen sitten työtään myöhempään. Välillä pidetään myös lomapäiviä tai ollaan poissa muusta syystä. Kunnioitetaan työyhteisön työaikoja ja huomioidaan, että toisen työaika voi olla toisen vapaa-aikaa. Lomajaksot ovat tarpeen merkitä sähköiseen kalenteriin ja poissaolosta on hyvä ilmoittaa sähköisissä kanavissa.
Poissaoloviestiin riittää tieto poissaolosta sekä poissaolon kesto, paluupäivä ja mahdollinen ohjaus sijaiselle.
Milloin olen tavoitettavissa? Työyhteisössä on hyvä sopia pelisäännöistä sen suhteen, miten meidän oletetaan olevan tavoitettavissa. Yleensä viesteihin ei oleteta vastattavan heti (esim. illalla tai viikonloppuna).
Laitteet kiinni säännöllisesti! Omien rajojen löytäminen on tärkeää työympäristössä, jossa sovelletaan joustavia työaikoja ja koti ja työ ovat voineet hypätä samoihin tiloihin. Jos viestintä vakiintuneiden työaikojen ulkopuolella häiritsee omaa vapaa-aikaa, kannattaa laitteet ajastaa taukotilaan työpäivän päätteeksi.
Onnistutaan yhdessä monipaikkaisessa työssä!