Yleiset hakuajat
Vaihto-opiskelun hakuilmoitukset julkaistaan haun alkaessa osiossa Hakuilmoitukset. Hakuaikana haetaan vaihtoon seuraavalle lukuvuodelle, täydennyshaussa seuraavalle kevätlukukaudelle.
Huom! Hakuaika päättyy pääsääntöisesti hakukierroksen viimeisenä päivänä kello 15:00. Hakemusta ei voi lähettää enää hakuajan päättymisen jälkeen, vaikka se olisi aloitettu jo ennen ajan umpeutumista. Haku päättyy iltapäivällä, jotta ehdimme vielä tarvittaessa neuvoa viime hetkeen saakka teknisissä ongelmissa.
Mikäli hakukierroksen viimeinen päivä osuu viikonlopulle, hakukierrosta on voitu jatkaa seuraavaan arkipäivään. Luethan siis hakuilmoituksen huolellisesti, sillä siellä kerrotaan tarkemmin hakuajan päättymisestä.
Tarkista tarkemmat ohjeet hakuaikoihin Kamun sivulta Hakuajat.
Hakuohjeet
Vaihtoon lähtemistä kannattaa alkaa suunnitella hyvissä ajoin. Suositeltavaa olisi aloittaa suunnittelu n. vuotta ennen aiottua lähtöä.
Haku vaihtoon on aina kaksivaiheinen. Ensin järjestetään UEFin sisäinen haku, jossa valitaan Itä-Suomen yliopiston ehdokkaat vaihtoon. Ehdokkaita valitaan sama määrä kuin UEFilla on paikkoja tiettyyn kohdeyliopistoon/vaihto-ohjelmaan. Tämän jälkeen sisäisessä haussa valitut opiskelijat hakevat varsinaista vaihtopaikkaa kohdeyliopistolta. Tätä varten opiskelija saa kohdeyliopisto- ja vaihto-ohjelmakohtaiset hakuohjeet joko UEFilta tai suoraan kohdeyliopistolta. Varsinaisen päätöksen vaihto-opiskelupaikasta tekee aina kohdeyliopisto.
Ensimmäisen vaiheen haku (hakemus Itä-Suomen yliopistolle)
Ensimmäinen haku eli UEFin sisäinen haku tapahtuu SoleMOVE-järjestelmässä (linkki avautuu uuteen ikkunaan). Hakuajat yllä.
Hakulomakkeeseen voi merkitä yhden tai kaksi hakukohdetta. Ensimmäiseksi hakukohteeksi tulee merkitä se yliopisto/ohjelma, johon ensisijaisesti haluaa hakea. Ensisijaiset hakemukset saavat etusijan kuhunkin vaihtokohteeseen. Jos opiskelija hakee kahteen eri vaihto-ohjelmaan (eri hakukierrokset SoleMOVEssa), tämän tulee täyttää kaksi hakemusta, joissa voi käyttää samaa motivaatiokirjettä. Se, kumpi kohteista on ensisijainen ja kumpi toissijainen, kannattaa tuoda esiin motivaatiokirjeessä tai hakemuksen lisätietoja-kentässä.
Jos opiskelija ei tule valituksi ehdokkaaksi ensisijaiseksi merkittyyn kohteeseen, käsitellään hakemukseen merkitty kakkossijalla oleva hakukohde. Opiskelija voidaan siis valita ehdokkaaksi vain yhteen vaihtokohteeseen tietylle ajanjaksolle.
Varmista siis, että laitat hakemukseesi vain ne kohteet, joihin olet valmis lähtemään.
Jos opiskelija haluaa hakea kahteen kohteeseen eri ajankohdille (esimerkiksi syyslukukaudeksi yhteen paikkaan ja kevätlukukaudeksi toiseen), tästä tulee mainita motivaatiokirjeessä ja opiskelijan on täytettävä kaksi erillistä hakemusta järjestelmässä, sillä hakemukseen voi merkitä vain yhden vaihtoajankohdan. Opiskelijan tulee lisäksi selvittää etukäteen, etteivät hakukohteiden lukukaudet mene päällekkäin.
Opiskelijan tulee keskustella vaihtoajan opintosuunnitelmasta oman oppiaineen kv-yhteyshenkilön kanssa, jotta opintojen hyväksilukeminen ja soveltuvuus tutkintoon saadaan sovittua. Opintosuunnitelma tehdään Learning Agreement -lomakkeelle haun toisessa vaiheessa tai kotiyliopiston ohjeistuksen mukaan.
Hakeminen SoleMOVE-järjestelmässä
SoleMOVE on Itä-Suomen yliopiston käyttämä vaihto-opiskelun hakujärjestelmä.
Järjestelmän osoite: https://saas.solenovo.fi/solemove/
Käyttöohjeet
Tällä hakemuksella haetaan Itä-Suomen yliopiston ehdokkaaksi opiskelijavaihtoon sekä Erasmus-ohjelman harjoitteluapurahaa. Tarkista, että valitset oikean hakukierroksen hakemusta aloittaessa.
Ohje hakemuksen tekemiseen löytyy Kamun sivustolta vaihto-opiskelu ja kansainvälistyminen otsikolla SoleMOVE hakujärjestelmä (päivitetty 3.12.2020).
Järjestelmään kirjautumisen jälkeen on nähtävillä tarkempi käyttöohje suomeksi (kysymysmerkki yläpalkissa).
Hakuprosessi
Kirjaudu SoleMOVE-järjestelmään yliopiston tunnuksilla Shibboleth-kirjautumisen kautta ja aloita hakemus. HUOM! Mikäli olet harjoittelijana tai työsuhteessa yliopistoon, ota yhteyttä Kansainvälisiin liikkuvuuspalveluihin ennen hakemuksen aloittamista.
Opiskelijavaihtohakemuksen liitteeksi tarvitaan motivaatiokirje ja opintosuoritusote. Erasmus-harjoitteluapurahahakemuksen liitteeksi tarvitaan vahvistus harjoittelupaikasta sekä opintosuoritusote. Opintosuoritusotteen voi tilata Pepistä, eli haun ensimmäisessä vaiheessa ei tarvita virallista leimattua opintosuoritusotetta. Dokumentit liitetään hakemukseen mieluiten pdf-, rtf- tai doc-muodossa.
Opiskelija voi hakea 1-2 hakukohteeseen samana hakuaikana. ISEP-hakemus lasketaan yhdeksi (1) hakukohteeksi. Hakukohteet löytyvät lomakkeelta listasta, joka aukeaa nuolipainikkeesta.
Learning Agreement -välilehteä ei tarvitse täyttää. Puhelinnumerot tulee ilmoittaa +358-muodossa.
Hakemusta ei tarvitse täyttää kerralla. Hakemukseen voi tehdä lisäyksiä ja muutoksia siihen asti kunnes se on lähetetty. Hakemusta ei voi lähettää ennen kuin siinä on kaikki vaaditut tiedot ja liitteet.
Järjestelmä lähettää opiskelijalle sähköpostiviestin, kun hakemus otetaan käsittelyyn. Myös hakemuksen hyväksyminen tai hylkääminen ilmoitetaan sähköpostilla. Vaihtopaikka tulee vahvistaa tai peruuttaa järjestelmässä hyväksymisilmoituksen jälkeen.
Tietosuoja (pdf, linkki avautuu uuteen ikkunaan) (Heimossa, vaatii O365-kirjautumisen)
Liitteet
Opiskelijavaihdon hakulomakkeen liitteeksi tarvitaan opintosuoritusote ja perustelut vaihtoon hakeutumiselle (Letter of Motivation).
Opintosuoritusotteen saa Pepistä: SoleMOVE-hakemukseen sopii joko Opintosuoritukset-kohdasta ladattu PDF tai Pepin Atomi-palvelun kautta ladattu virallinen, sähköisesti varmennettu suoritusote. Lisätietoja suoritusotteista Kamussa!
Letter of Motivation eli motivaatiokirje on vapaamuotoinen hakemus, jossa opiskelija perustelee miksi haluaa opiskella kyseisessä yliopistossa, kuvailee lyhyesti opiskelujen tarkoitusta, opintotaustaansa sekä opinto- ja urasuunnitelmia. Sopiva pituus motivaatiokirjeelle on 1-2 sivua (A4). Motivaatiokirje kirjoitetaan englanniksi tai sillä kielellä, jolla kohdeyliopistossa aikoo opiskella (ei suomeksi). Samassa motivaatiokirjeessä voi kirjoittaa sekä ensisijaisesta että toissijaisesta hakukohteesta. Motivaatiokirje tulee kv-yhteyshenkilön sekä Kansainvälisten liikkuvuuspalveluiden luettavaksi, eli sitä ei lähetetä kohdeyliopistolle. ISEP-vaihtoon hakijan tulee kirjoittaa motivaatiokirjeeseen myös, miksi hakee juuri ISEP-vaihtoon ja mihin maahan/maihin aikoo ISEPin kautta hakea.
Huom! Älä käytä tekoälyä (ChatGPT tms.) motivaatiokirjeen kirjoittamiseen.
Vahvistus sovitusta harjoittelupaikasta tarvitaan Erasmus-harjoittelun apurahahakemuksen liitteeksi.
Kysyttävää?
Hakemiseen ja sähköiseen hakujärjestelmään liittyvissä kysymyksissä voi ottaa yhteyttä Kansainvälisiin liikkuvuuspalveluihin: international(a)uef.fi
Valintakriteerit
Opiskelija voi tulla valituksi Itä-Suomen yliopiston ehdokkaaksi vaihtoon, mikäli seuraavat peruskriteerit täyttyvät:
- opiskelija on kirjoilla Itä-Suomen yliopistossa tutkinto-opiskelijana
- opiskelijalla on vähintään yksi vuosi korkeakouluopintoja takanaan ennen ulkomaan jakson alkamista
- ulkomaan jakson kesto on vähintään 3 kk ja enintään 12 kk eikä se johda tutkintoon
- opiskelijan ulkomailla suoritettavat opinnot soveltuvat hänen tutkintoonsa Itä-Suomen yliopistossa
- opiskelijan laitos/osasto puoltaa ulkomaan jaksoa
- opiskelu ulkomailla on päätoimista
Lisäksi valinnassa voivat vaikuttaa seuraavat kriteerit:
- opintojen eteneminen (opintojen kestoon nähden merkittävän vähän tai tutkinnon laajuuteen nähden paljon suoritettuja opintoja)
- opintojen vaihe
- kielitaito
- aiemmat ulkomaan jaksot
- arvosanat
- akateemiset suositukset
- muut valintaan vaikuttavat kriteerit
Hakijoita voidaan myös haastatella. Kilpailutilanteessa pääpaino valinnassa on motivaatiokirjeellä ja mahdollisella haastattelulla – mikäli hakijoiden välillä ei voida tehdä eroja motivaatiokirjeen ja/tai haastattelujen perusteella, valinnoissa tarkastellaan opintomenestystä ja opintojen etenemistä.