Yleisiä ohjeita hakemiseen

Hakuilmoitukset ja hakuaika

Hakuilmoitukset ovat ohjelmakohtaisia tiedotteita, joissa kerrotaan tarkemmin kunkin vaihto-ohjelman kohteista, haun määräajoista sekä muista tärkeistä hakuun liittyvistä asioista. Vaihto-opiskelun hakuilmoitukset julkaistaan haun alkaessa osiossa Hakuilmoitukset. Hakuaikana haetaan vaihtoon seuraavalle lukuvuodelle, täydennyshaussa seuraavalle kevätlukukaudelle. Tarkista tarkemmat ohjeet hakuaikoihin Kamun sivulta Hakuajat.

Huom! Hakuaika päättyy pääsääntöisesti hakukierroksen viimeisenä päivänä kello 15:00. Hakemusta ei voi lähettää enää hakuajan päättymisen jälkeen, vaikka se olisi aloitettu jo ennen ajan umpeutumista. Haku päättyy iltapäivällä, jotta ehdimme vielä tarvittaessa neuvoa viime hetkeen saakka teknisissä ongelmissa.

Mikäli hakukierroksen viimeinen päivä osuu viikonlopulle, hakukierrosta on voitu jatkaa seuraavaan arkipäivään. Luethan siis hakuilmoituksen huolellisesti, sillä siellä kerrotaan tarkemmin hakuajan päättymisestä.

Hakuohjeet

Vaihtoon lähtemistä kannattaa alkaa suunnitella hyvissä ajoin. Suositeltavaa olisi aloittaa suunnittelu n. vuotta ennen aiottua lähtöä.

Haku vaihtoon on aina kaksivaiheinen. Ensin järjestetään UEFin sisäinen haku, jossa valitaan Itä-Suomen yliopiston ehdokkaat vaihtoon. Ehdokkaita valitaan sama määrä kuin UEFilla on paikkoja tiettyyn kohdeyliopistoon/vaihto-ohjelmaan. Tämän jälkeen sisäisessä haussa valitut opiskelijat hakevat varsinaista vaihtopaikkaa kohdeyliopistolta. Tätä varten opiskelija saa kohdeyliopisto- ja vaihto-ohjelmakohtaiset hakuohjeet joko UEFilta tai suoraan kohdeyliopistolta. Varsinaisen päätöksen vaihto-opiskelupaikasta tekee aina kohdeyliopisto.

HUOM! Itä-Suomen yliopistossa on lukuvuoden aikana useita hakukierroksia. Jos opiskelija hyväksytään vaihtoon, hän ei voi hakea uudelleen toiseen kohteeseen samalle ajankohdalle ilman jo myönnetyn vaihtopaikan peruuntumista. Samalla opiskelijalla ei siis voi olla kahta vaihtopaikkaa samalle ajankohdalle, eli opiskelija ei voi hakea toista paikkaa ”varmuuden vuoksi”, jos on tullut jo valituksi. Jos taas opiskelija ei ole tullut valituksi edellisessä haussa, hän voi tällöin hakea uudestaan toista vaihtopaikkaa.

Ensimmäisen vaiheen haku (hakemus Itä-Suomen yliopistolle)

Ensimmäinen haku eli UEFin sisäinen haku tapahtuu SoleMOVE-järjestelmässä (uusi välilehti) UEF:n hakuaikoina.

Ohje hakemuksen tekemiseen löytyy Kamun sivustolta vaihto-opiskelu ja kansainvälistyminen otsikolla SoleMOVE hakujärjestelmä. Luethan ohjeet huolellisesti hakemusta tehdessäsi!

Hakulomakkeeseen voi merkitä yhden tai kaksi hakukohdetta. Ensimmäiseksi hakukohteeksi tulee merkitä se yliopisto/ohjelma, johon ensisijaisesti haluaa hakea. Ensisijaiset hakemukset saavat etusijan kuhunkin vaihtokohteeseen. Samalla hakemuksella SoleMOVEssa voi hakea kahteen eri vaihto-ohjelmaan. Se, kumpi kohteista on ensisijainen ja kumpi toissijainen, kannattaa tuoda esiin motivaatiokirjeessä tai hakemuksen lisätietoja-kentässä.

Jos opiskelija ei tule valituksi ehdokkaaksi ensisijaiseksi merkittyyn kohteeseen, käsitellään hakemukseen merkitty kakkossijalla oleva hakukohde. Opiskelija voidaan siis valita ehdokkaaksi vain yhteen vaihtokohteeseen tietylle ajanjaksolle.

Varmista siis, että laitat hakemukseesi vain ne kohteet, joihin olet valmis lähtemään.

Jos opiskelija haluaa hakea kahteen kohteeseen eri ajankohdille (esimerkiksi syyslukukaudeksi yhteen paikkaan ja kevätlukukaudeksi toiseen), tästä tulee mainita motivaatiokirjeessä ja opiskelijan on täytettävä kaksi erillistä hakemusta järjestelmässä, sillä hakemukseen voi merkitä vain yhden vaihtoajankohdan. Opiskelijan tulee lisäksi selvittää etukäteen, etteivät hakukohteiden lukukaudet mene päällekkäin.

Opiskelijan tulee keskustella vaihtoajan opintosuunnitelmasta oman oppiaineen kv-yhteyshenkilön kanssa, jotta opintojen hyväksilukeminen ja soveltuvuus tutkintoon saadaan sovittua. Opintosuunnitelma tehdään Learning Agreement -lomakkeelle haun toisessa vaiheessa tai kotiyliopiston ohjeistuksen mukaan.

SoleMOVE-hakemuksella haetaan Itä-Suomen yliopiston ehdokkaaksi opiskelijavaihtoon sekä Erasmus-ohjelman harjoitteluapurahaa. Tarkista, että valitset oikean hakulomakkeen hakemusta aloittaessa.

Tietosuoja (avautuu uuteen välilehteen).

Liitteet

Opiskelijavaihdon hakulomakkeen liitteeksi tarvitaan opintosuoritusote ja perustelut vaihtoon hakeutumiselle (Letter of Motivation). Vahvistus sovitusta harjoittelupaikasta tarvitaan Erasmus-harjoittelun apurahahakemuksen liitteeksi.

Opintosuoritusotteen saa Pepistä: SoleMOVE-hakemukseen sopii joko Opintosuoritukset-kohdasta ladattu PDF tai Pepin Atomi-palvelun kautta ladattu virallinen, sähköisesti varmennettu suoritusote. Lisätietoja suoritusotteista Kamussa!

Letter of Motivation eli motivaatiokirjeen ohjepituus on 1-2 sivua (A4). Kirje kirjoitetaan englanniksi tai sillä kielellä, jolla kohdeyliopistossa aikoo opiskella. Kirjettä ei siis kirjoiteta suomeksi. Motivaatiokirje tulee laitoksen/osaston kv-yhteyshenkilön sekä Kansainvälisten liikkuvuuspalveluiden luettavaksi, eli sitä ei lähetetä kohdeyliopistolle.

Motivaatiokirje on vapaamuotoinen hakemus, jossa opiskelija perustelee miksi juuri hänet tulisi valita tiettyyn hakukohteeseen. Kirjeessä voi kuvailla esim. sitä, mitä voisi opiskella kyseisessä yliopistossa tai miten yliopiston opintotarjonta sopii omiin opintoihin, ja miten yliopisto on valikoitunut hakukohteeksi. Mikäli opiskelija hakee kahteen kohteeseen, samassa motivaatiokirjeessä voi kirjoittaa molemmista kohteista – kerro tällöin myös kumpi kohteista on ensisijainen ja miksi. ISEP-vaihtoon hakiessa tulisi kirjoittaa, miksi hakee nimenomaan ISEP-vaihtoon ja mihin maahan/maihin on kiinnostunut hakemaan ISEPin kautta.

Motivaatiokirjeen sisältö on kuitenkin opiskelijan omassa harkinnassa, ja siinä voi korostaa vaihdon kannalta itse tärkeimpinä pitämiään asioita. Mikäli haet vaihtoon kaverin kanssa, molempien on kirjoitettava oma kirje, omin sanoin, ja molempien hakemuksista on käytävä ilmi kenen kanssa vaihtoon haetaan.

Mikäli haet kahteen kohteeseen, jotka ovat eri vaihto-ohjelmissa, voit kirjoittaa molemmista kohteista samaan motivaatiokirjeeseen.

Huom! Älä käytä tekoälyä (ChatGPT tms.) motivaatiokirjeen kirjoittamiseen. Motivaatiokirjeitä käytetään osana valintaperusteita, ja niissä on tärkeää kuulua opiskelijan oma ääni opiskelijan itse kirjoittamana.

Hakemusten käsittely

Opiskelijan hakemuksen käsittelee aina ensin opiskelijan laitoksen/osaston kv-yhteyshenkilö. Kv-yhteyshenkilö joko puoltaa (=hyväksyy) tai hylkää hakemuksen laitoksen puolelta. Tämän jälkeen hakemus siirtyy järjestelmässä kv-liikkuvuuspalveluiden käsiteltäväksi.

Kokonaisuudessaan hakemusten käsittelyaika on noin 4-6 viikkoa, eli pääsääntöisesti hakemukset käsitellään hakua seuraavan kuukauden loppuun mennessä. Opiskelijoille tiedotetaan sähköpostitse haun tuloksista sitten kun kaikki hakukierroksen hakemukset on käsitelty.

Valintakriteerit

Opiskelija voi tulla valituksi Itä-Suomen yliopiston ehdokkaaksi vaihtoon, mikäli seuraavat peruskriteerit täyttyvät:

• opiskelija on kirjoilla Itä-Suomen yliopistossa tutkinto-opiskelijana koko vaihtojakson ajan,
• opiskelijalla on vähintään yksi vuosi korkeakouluopintoja takanaan ennen ulkomaan jakson alkamista,
• ulkomaan jakson kesto on vähintään 3 kk ja enintään 12 kk eikä se johda tutkintoon kohdeyliopistossa,
• opiskelijan ulkomailla suoritettavat opinnot soveltuvat hänen tutkintoonsa Itä-Suomen yliopistossa,
• opiskelijan laitos/osasto puoltaa ulkomaan jaksoa,
• opiskelu ulkomailla on päätoimista.

Ehdokkaiden valinnassa ja paikkojen jaossa vaikuttavat seuraavat kriteerit (päivitetty 09/2025):

• Vaihdonajan opintosuunnitelma
  • Opiskelijan tulisi tutustua huolellisesti kohdeyliopiston opintotarjontaan vaihto-opiskelijoille ja varmistaa, että kohteessa on soveltuvia opintoja jotka ovat avoinna vaihto-opiskelijoille. Opiskelijan kannattaa hyödyntää kuluvan akateemisen vuoden kurssikatalogeja ja opinto-oppaita (kohdeyliopiston omilla verkkosivuilla) alustavan suunnitelman muodostamiseksi.
• Opintojen eteneminen ja vaihe
  • opintojen kestoon nähden merkittävän vähän tai tutkinnon laajuuteen nähden paljon suoritettuja opintoja; missä vaiheessa opintojaan opiskelija on, esim. kandi- vai maisterivaiheessa.
• Mahdolliset aiemmat ulkomaan jaksot
  • esim. Erasmus+ -vaihdoissa käytettävissä max. 12kk per tutkintotaso, sis. mahdolliset vaihdot/harjoittelut aiempien opintojen yhteydessä.
  • kilpailutilanteessa voidaan huomioida myös mahdolliset aiemmat vaihtohakemukset
• Mahdolliset kohdeyliopistokohtaiset edellytykset
  • esim. kielitaito, esim. mikäli kohdeyliopistolla tietty kielitaitovaatimus; opintomenestys, esim. mikäli kohdeyliopistolla on tietty keskiarvovaatimus; muut mahdolliset kohdeyliopistokohtaiset edellytykset
• Motivaatiokirje
• muut mahdolliset valintaan vaikuttavat kriteerit

Hakijoita voidaan myös haastatella. Kilpailutilanteessa hakijoiden välille pyritään löytämään konkreettisia eroja em. kriteerien avulla, lisäksi huomioidaan motivaatiokirje ja mahdollinen haastattelu sekä mahdolliset kommentit laitoksen/osaston puolelta. Mikäli hakijoiden välillä ei voida tehdä ratkaisevia eroja em. kriteerien, motivaatiokirjeen tai haastattelun perusteella, viime kädessä kilpailu voidaan ratkaista myös arpomalla.

Toisen vaiheen hakemus (hakemus kohdeyliopistolle)

Kun opiskelija on valittu Itä-Suomen yliopiston ehdokkaaksi vaihtoon, hän etenee hakuprosessin toiseen vaiheeseen. Vaihto-ohjelmasta riippuen, toisen vaiheen hakemus tehdään joko suoraan kohdeyliopistolle tai vaihto-ohjelmalle (ISEP).

Haku on ajankohtainen vaihtoa edeltävän lukukauden aikana. Koska toisen vaiheen hakemus aikatauluineen ja yksityiskohtineen on aina yliopistokohtainen, opiskelija saa tarkemmat ohjeet sähköpostitse. Sähköpostia tulee seurata säännöllisesti koko vaihtoprosessin ajan, sillä sekä koti- että kohdeyliopisto kommunikoi ensisijaisesti sähköpostin välityksellä. Huom! On tärkeää tarkistaa myös roskapostikansio, jonne voi ohjautua tärkeitäkin viestejä.

Kohdeyliopisto tekee lopullisen valinnan vaihtopaikasta – vaihto on siis lopullisesti vahvistettu siinä kohtaa, kun opiskelija saa kohdeyliopistosta hyväksymisilmoituksen.

Kysyttävää?

Mikäli sinulla on kysyttävää vaihtoon hakemisesta, ota yhteyttä Kansainvälisiin liikkuvuuspalveluihin.