Vaihtoon hakeminen

Yleiset hakuajat

Vaihto-opiskelun hakuilmoitukset julkaistaan haun alkaessa osiossa Hakuilmoitukset. Hakuaikana haetaan vaihtoon seuraavalle lukuvuodelle, täydennyshaussa seuraavalle kevätlukukaudelle.

1.-15.11.

• ISEP
• Kahdenväliset vaihtopaikat, ensimmäinen haku (kaukomaiden kohteet)
• north2north

1.-15.2.

• Erasmus+ (vaihto-opiskelu)
• FIRST+
• Kahdenväliset vaihtopaikat, toinen haku (Euroopan ja Venäjän kohteet, marraskuussa täyttämättä jääneet kohteet, mahdolliset uudet kohteet)
• Nordlys ja Nordplus

Täydennyshaut

1.-31.5.

Täydennyshaussa mukana olevat vaihto-ohjelmat ja kohdeyliopistot varmistuvat huhtikuun loppuun mennessä. Täydennyshaku järjestetään, mikäli vaihtopaikkoja ja apurahoja on jäljellä varsinaisen hakukierroksen päätyttyä. Täydennyshaku toimii samalla tavalla kuin varsinainen haku, eli valinnat tehdään hakuajan päätyttyä. Täydennyshaussa voi hakea vaihtoon ainoastaan kevätlukukaudelle.

Jatkuva haku

• Erasmus+ -harjoittelun apuraha

Hakuohjeet

Vaihtoon lähtemistä kannattaa alkaa suunnitella hyvissä ajoin. Suositeltavaa olisi aloittaa suunnittelu n. vuotta ennen aiottua lähtöä.

Haku vaihtoon on aina kaksivaiheinen. Ensin järjestetään UEFin sisäinen haku, jossa valitaan Itä-Suomen yliopiston ehdokkaat vaihtoon. Ehdokkaita valitaan sama määrä kuin UEFilla on paikkoja tiettyyn kohdeyliopistoon/vaihto-ohjelmaan. Tämän jälkeen sisäisessä haussa valitut opiskelijat hakevat varsinaista vaihtopaikkaa kohdeyliopistolta. Tätä varten opiskelija saa kohdeyliopisto- ja vaihto-ohjelmakohtaiset hakuohjeet joko UEFilta tai suoraan kohdeyliopistolta. Varsinaisen päätöksen vaihto-opiskelupaikasta tekee aina kohdeyliopisto.

Ensimmäinen haku eli UEFin sisäinen haku tapahtuu SoleMOVE-järjestelmässä (linkki avautuu uuteen ikkunaan). Hakuajat yllä.

Hakulomakkeeseen voi merkitä yhden tai kaksi hakukohdetta. Ensimmäiseksi hakukohteeksi tulee merkitä se yliopisto/ohjelma, johon ensisijaisesti haluaa hakea. Ensisijaiset hakemukset saavat etusijan kuhunkin vaihtokohteeseen. Jos opiskelija hakee kahteen eri vaihto-ohjelmaan (eri hakukierrokset SoleMOVEssa), tämän tulee täyttää kaksi hakemusta, joissa voi käyttää samaa motivaatiokirjettä. Se, kumpi kohteista on ensisijainen ja kumpi toissijainen, kannattaa tuoda esiin motivaatiokirjeessä tai hakemuksen lisätietoja-kentässä.

Jos opiskelija ei tule valituksi ehdokkaaksi ensisijaiseksi merkittyyn kohteeseen, käsitellään hakemukseen merkitty kakkossijalla oleva hakukohde. Opiskelija voidaan siis valita ehdokkaaksi vain yhteen vaihtokohteeseen tietylle ajanjaksolle.

Jos opiskelija haluaa hakea kahteen kohteeseen eri ajankohdille (esimerkiksi syyslukukaudeksi yhteen paikkaan ja kevätlukukaudeksi toiseen), tästä tulee mainita motivaatiokirjeessä ja opiskelijan on täytettävä kaksi erillistä hakemusta järjestelmässä, sillä hakemukseen voi merkitä vain yhden vaihtoajankohdan. Opiskelijan tulee lisäksi selvittää etukäteen, etteivät hakukohteiden lukukaudet mene päällekkäin.

Opiskelijan tulee keskustella vaihtoajan opintosuunnitelmasta oman oppiaineen kv-yhteyshenkilön kanssa, jotta opintojen hyväksilukeminen ja soveltuvuus tutkintoon saadaan sovittua. Opintosuunnitelma tehdään Learning Agreement -lomakkeelle haun toisessa vaiheessa tai kotiyliopiston ohjeistuksen mukaan.

Hakeminen SoleMOVE-järjestelmässä

SoleMOVE on Itä-Suomen yliopiston käyttämä vaihto-opiskelun hakujärjestelmä.

Järjestelmän osoite: https://saas.solenovo.fi/solemove/

Käyttöohjeet

Tällä hakemuksella haetaan Itä-Suomen yliopiston ehdokkaaksi opiskelijavaihtoon sekä Erasmus-ohjelman harjoitteluapurahaa. Tarkista, että valitset oikean hakukierroksen hakemusta aloittaessa.

Ohje hakemuksen tekemiseen: How to get started with SoleMOVE online application system (pdf) (linkki avautuu uuteen ikkunaan, päivitetty 29.1.2019)

Järjestelmään kirjautumisen jälkeen on nähtävillä tarkka käyttöohje suomeksi (kysymysmerkki yläpalkissa).

Hakuprosessi

Kirjaudu SoleMOVE-järjestelmään yliopiston tunnuksilla Shibboleth-kirjautumisen kautta ja aloita hakemus. HUOM! Mikäli olet harjoittelijana tai työsuhteessa yliopistoon, ota yhteyttä Kansainvälisiin liikkuvuuspalveluihin ennen hakemuksen aloittamista.

Opiskelijavaihtohakemuksen liitteeksi tarvitaan motivaatiokirje ja opintosuoritusote. Erasmus-harjoitteluapurahahakemuksen liitteeksi tarvitaan vahvistus harjoittelupaikasta sekä opintosuoritusote. Opintosuoritusotteen voi tilata WebOodista, eli haun ensimmäisessä vaiheessa ei tarvita virallista leimattua opintosuoritusotetta. Dokumentit liitetään hakemukseen mieluiten pdf-, rtf- tai doc-muodossa.

Opiskelija voi hakea 1-2 hakukohteeseen samana hakuaikana. ISEP-hakemus lasketaan 1 hakukohteeksi. Hakukohteet löytyvät lomakkeelta listasta, joka aukeaa nuolipainikkeesta.

Learning Agreement -välilehteä ei tarvitse täyttää. Puhelinnumerot tulee ilmoittaa +358-muodossa.

Hakemusta ei tarvitse täyttää kerralla. Hakemukseen voi tehdä lisäyksiä ja muutoksia siihen asti kunnes se on lähetetty. Hakemusta ei voi lähettää ennen kuin siinä on kaikki vaaditut tiedot ja liitteet.

Järjestelmä lähettää opiskelijalle sähköpostiviestin, kun hakemus otetaan käsittelyyn. Myös hakemuksen hyväksyminen tai hylkääminen ilmoitetaan sähköpostilla. Vaihtopaikka tulee vahvistaa tai peruuttaa järjestelmässä hyväksymisilmoituksen jälkeen.

Tietosuoja (pdf, linkki avautuu uuteen ikkunaan) (Heimossa, vaatii O365-kirjautumisen)

Liitteet

Opiskelijavaihdon hakulomakkeen liitteeksi tarvitaan opintosuoritusote ja perustelut vaihtoon hakeutumiselle (Letter of Motivation).

Opintosuoritusotteen saa esim. Opintopalveluista (opiskelu@uef.fi, p. 029 445 8900) tai WebOodista. Haun ensimmäisessä vaiheessa kelpaa epävirallinen eli WebOodista sähköpostiin tilattu versio.

Letter of Motivation eli motivaatiokirje on vapaamuotoinen hakemus, jossa opiskelija perustelee miksi haluaa opiskella kyseisessä yliopistossa, kuvailee lyhyesti opiskelujen tarkoitusta, opintotaustaansa sekä opinto- ja urasuunnitelmia. Motivaatiokirje kirjoitetaan englanniksi tai sillä kielellä, jolla kohdeyliopistossa aikoo opiskella. Samassa motivaatiokirjeessä voi kirjoittaa sekä ensisijaisesta että toissijaisesta hakukohteesta. Motivaatiokirje tulee kv-yhteyshenkilön sekä Kansainvälisten liikkuvuuspalveluiden luettavaksi, eli sitä ei lähetetä kohdeyliopistolle. ISEP-vaihtoon hakijan tulee kirjoittaa motivaatiokirjeeseen myös, miksi hakee juuri ISEP-vaihtoon ja mihin maahan/maihin aikoo ISEPin kautta hakea.

Vahvistus sovitusta harjoittelupaikasta tarvitaan Erasmus-harjoittelun apurahahakemuksen liitteeksi.

Kysyttävää?

Hakemiseen ja sähköiseen hakujärjestelmään liittyvissä kysymyksissä voi ottaa yhteyttä Kansainvälisiin liikkuvuuspalveluihin: international(a)uef.fi

Valintakriteerit

Opiskelija voi tulla valituksi Itä-Suomen yliopiston ehdokkaaksi vaihtoon, mikäli seuraavat peruskriteerit täyttyvät:

• opiskelija on kirjoilla Itä-Suomen yliopistossa tutkinto-opiskelijana
• opiskelijalla on vähintään yksi vuosi korkeakouluopintoja takanaan ennen ulkomaan jakson alkamista
• ulkomaan jakson kesto on vähintään 3 kk ja enintään 12 kk eikä se johda tutkintoon
• opiskelijan ulkomailla suoritettavat opinnot soveltuvat hänen tutkintoonsa Itä-Suomen yliopistossa
• opiskelijan laitos/osasto puoltaa ulkomaan jaksoa
• opiskelu ulkomailla on päätoimista

Lisäksi valinnassa voivat vaikuttaa seuraavat kriteerit:

• opintojen eteneminen (opintojen kestoon nähden merkittävän vähän tai tutkinnon laajuuteen nähden paljon suoritettuja opintoja)
• opintojen vaihe
• kielitaito
• aiemmat ulkomaan jaksot
• arvosanat
• akateemiset suositukset
• muut valintaan vaikuttavat kriteerit

Hakijoita voidaan myös haastatella. Kilpailutilanteessa pääpaino valinnassa on motivaatiokirjeellä ja mahdollisella haastattelulla.