Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely Itä-Suomen yliopistossa

Tietosuojalla tarkoitetaan henkilötietojen käsittelyä koskevien säädösten huomioon ottamista yliopiston toiminnassa. Tarkoituksena ei ole tiedon suojaaminen, vaan ohjaaminen hyviin käytäntöihin ja yksityisyyden suojan turvaaminen henkilötietojen käsittelyssä.

EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679, GDPR=General Data Protection Regulation) sovelletaan henkilötietojen käsittelyyn 25.5.2018 lähtien. Sen myötä käsittelysäännöt tarkentuvat ja yhdenmukaistuvat EU-jäsenmaissa. Tietosuoja-asetuksen vaatimukset on huomioitava kaikessa henkilötietojen käsittelyssä; prosesseissa, tietojärjestelmissä ja hankinnoissa.

Merkittävin muutos tietosuoja-asetuksen myötä on osoitusvelvollisuus. Ei riitä, että noudatetaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvää lainsäädäntöä, vaan se pitää myös pystyä osoittamaan mm. erilaisin dokumentein.

Tietosuoja-asetus lisää tietosuojaviranomaisten toimivaltuuksia ja mahdollistaa myös taloudellisten sanktioiden (sakkojen) määräämisen laiminlyöntitilanteissa. Tämä merkitsee kansalaisten kannalta entistä parempaa tiedollista itsemääräämisoikeutta.

Henkilötietojen käsittely

Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa. Esimerkiksi nimi, henkilötunnus, ammatti, sijaintitieto, sähköpostiosoite, valokuva, ääni, ip-osoite tai jopa auton rekisteritunnus voi olla henkilötieto, jonka käsittelyssä on otettava huomioon henkilön tietosuoja.

Henkilötietoja saa käsitellä vain silloin, kun siihen on laillinen peruste.

Mitä velvollisuuksia yliopistolla on henkilötietojen käsittelyssä?

Yliopiston velvollisuutena on mm.

  • käsitellä vain tarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja
  • toteuttaa riittävät toimenpiteet asetuksen noudattamiseksi (mm. tietoturva, tilavalvonta, käytönvalvonta, tietojen salaus sekä ohjeet, määräykset, koulutukset, salassapitosopimukset)
  • huomioida tietosuojavaatimukset sekä nykyisissä toimintatavoissa ja tietojärjestelmissä että suunniteltaessa uusia
  • tehtävä arvio henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä riskeistä ja tarvittaessa vaikutustenarviointi, jossa kartoitetaan tietojen käsittelystä yksityisyyden suojalle mahdollisesti aiheutuvia riskejä ja riskien minimoimiseksi tehtäviä toimenpiteitä
  • huolehdittava rekisteröityjen oikeuksista.

Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on?

Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä henkilöä, jonka henkilötietoja käsitellään.

Rekisteröidyllä on mm. oikeus

  • pyytää tietoa siitä, käsitelläänkö hänen tietojaan ja mitä tietoja käsitellään
  • saada tiedot läpinäkyvässä, helposti ymmärrettävässä ja saatavilla olevassa muodossa
  • oikeus vaatia henkilötietojensa korjaamista
  • oikeus tulla unohdetuksi eli pyytää poistamaan henkilötietonsa
  • vastustaa tietyissä tilanteissa henkilötietojensa käsittelyä.

Itä-Suomen yliopistossa oikeuksien käyttämiseksi rekisteröity voi toimittaa sitä koskevan pyynnön yliopiston asiointipalvelun kautta (https://asiointi.uef.fi – henkilökunta, opiskelijat) tai verkkosivuilta saatavalla lomakkeella tai olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan, ks. yhteystiedot.

Itä-Suomen yliopisto kunnioittaa yksityisyyden suojaa ja käsittelemiensä henkilötietojen yksityisyyttä. Yliopisto sitoutuu tietosuojapolitiikassaan huolehtimaan käsittelemiensä henkilötietojen tietosuojasta ja tietoturvasta. Yliopisto noudattaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, Suomen lainsäädäntöä sekä viranomaismääräyksiä ja ohjeita. Itä-Suomen yliopisto kertoo avoimesti henkilötietojen käsittelystä yliopiston toiminnassa.

Itä-Suomen yliopistossa henkilötietoja käsitellään seuraavissa käyttötarkoituksissa. Saat lisätietoa henkilötietojen käsittelystä UEFin sivulta.

  • Opiskelijatiedot
  • Oppilastiedot
  • Henkilöstö- ja palvelussuhdetiedot
  • Käyttäjähallinta
  • Lokitietojen hallinta
  • Rekrytointi
  • Sidosryhmäyhteistyö
  • Kameravalvonta
  • Oppimisympäristöt
  • Talouspalvelut
  • Yliopiston kirjasto
  • Yliopiston apteekki
  • Kiinteistöhuolto
  • Yliopiston verkkosivut
  • Täydentävän rahoituksen hankehakemukset
  • Tieteellinen tutkimus