Mitä laadunhallinta tarkoittaa Itä-Suomen yliopistossa?
Laadunhallinnalla varmistetaan, että yliopiston toimintatavat ovat tarkoituksenmukaisia, perusteltuja ja hallinnassa. Laadunhallinnan avulla tiedämme, olemmeko saavuttamassa toiminnalle asettamamme tavoitteet, jotta voimme tarvittaessa korjata suuntaa ja tehdä tarvittavia kehittämistoimenpiteitä.
Yliopiston tehtävänä on kouluttaa osaajia ja asiantuntijoita, joilla on tarvittavaa osaamista yhteiskunnan eri tehtäviin. Opetuksen ja tutkimuksen tulee olla laadukasta ja täyttää niille asetetut kriteerit esimerkiksi tutkintojen sisältöjen, laadun ja osaamistavoitteiden osalta. Laadunhallinta takaa, että yhteiskunta voi luottaa yliopistoon ja sen toimintaan. Opiskelijoille se näkyy muun muassa siinä, että opetus vastaa eri viranomaistahojen sekä työelämän sille asettamia kriteerejä ja osaamistavoitteita.
Yliopiston laatukulttuurilla tarkoitetaan, että yliopistoyhteisön ilmapiiri tukee laadukasta toimintaa. Se ilmenee muun muassa siten, että henkilöstö ja opiskelijat ovat sitoutuneita omaan työhönsä ja opiskeluunsa ja toimivat yhdessä yliopiston arvojen ja tavoitteiden mukaisesti sekä noudattaen yhteisiä toimintatapoja. Toimintaa kehitetään henkilökunnalta, opiskelijoilta ja muilta sidosryhmätahoilta saadun palautteen ja toiminnan jatkuvan arvioinnin perusteella sekä levittämällä aktiivisesti hyviä käytäntöjä yliopiston sisällä.
Yliopiston laatupolitiikassa linjataan yliopiston laadukkaan toiminnan tavoitteet, periaatteet ja vastuunjako. Yliopiston toiminta on avointa, tasa-arvoista, osallistavaa ja yhteisöllistä. Yliopisto edistää henkilökunnan ja opiskelijoiden hyvinvointia ja huomioi toiminnassaan monikulttuurisuuden, globaalin yhteiskuntavastuun sekä kestävän kehityksen periaatteet.
Opiskelijoille tämä näkyy hyvinvoinnin ja monikulttuurisuuden huomioimisena monin eri tavoin, kuten esimerkiksi opiskelun tuen ja opiskelijahyvinvoinnin toimenpiteinä ja yliopiston koulutusohjelmissa tarjolla olevien englanninkielisten opintojaksojen määrän lisääntymisenä. Opetuksessa kestävyyden ja vastuullisuuden periaatteet näkyvät esimerkiksi opetuksen sisällöissä, opetusmenetelmissä sekä kestävään kehitykseen ja vastuullisuuteen liittyvien kurssien tarjonnassa. Tutkimuksessa kestävyys ja vastuullisuus näkyy yliopiston tutkimuksen strategisissa painopistealueissa. Myös yliopiston tavoite olla hiilineutraali vuoden 2025 loppuun mennessä on osa tätä kokonaisuutta.
Itä-Suomen yliopiston laatujärjestelmä
Yliopiston Laatujärjestelmä luo rakenteet ja määrittää vastuut sekä menettelytavat hyvin toimivalle laadunhallinnalle, jolla ylläpidämme ja kehitämme yliopiston toiminnan laatua. Laatujärjestelmän avulla varmistetaan myös yliopiston strategisten tavoitteiden saavuttaminen. Yliopiston toiminnassa ja sen kehittämisessä noudatetaan jatkuvan parantamisen periaatetta:
suunnittele – toteuta – arvioi – kehitä ja paranna (Plan – Do – Check – Act and Improve).
Laadunhallinta ja toiminnan jatkuva parantaminen näkyy opiskelun eri vaiheissa läpi koko opiskelun. Se näkyy opiskelemaan hakeutuessa valintakokeissa ja opiskelijavalinnoissa selkeinä valintaperusteina ja oikeudenmukaisina ja tarkoituksenmukaisina opiskelijavalintoina ja opiskeluaikana muun muassa opetuksen sisällöissä, laadussa, monipuolisissa oppimisympäristöissä sekä opetuksen tukipalveluissa. Opiskelijat osallistuvat laatutyöhön ja voivat vaikuttaa opiskelun ja opetuksen laatuun muun muassa osallistumalla opiskelijajäseninä opetuksen kehittämiseen ja laadunhallintaan opetuksen ja tutkimuksen toimielimissä sekä erityisesti antamalla palautetta opetuksesta ja sen tukipalveluista, jota hyödynnetään niiden kehittämisessä.
Yliopiston laatudokumentaatio muodostuu yliopiston toiminnan ohjeistuksesta ja arjen toiminnasta muodostuvista asiakirjoista. Itä-Suomen yliopiston laatujärjestelmän kuvauksen muodostavat
- Laatujärjestelmän kokonaisuuden kuvaus
- Opiskelijan ja opetuksen ohjeet Kamussa
- Yliopiston intranetin UEF Heimon toimintaohjeet, kuvaukset ja muut asiakirjat
- Yliopiston prosessien kuvaukset ja prosessikaaviot sekä
- Tiedekuntien, yksiköiden ja toimielinten toiminnasta muodostuvat pöytäkirjat, muistiot ja muut asiakirjat sekä niiden omat laadunhallintaan liittyvät ohjeistukset
UEF Heimoon on kuvattu yliopiston toimintatavat, prosessit ja vastuutahot, niitä koskeva ohjeistus sekä käytössä olevat tietojärjestelmät. Yliopiston laadunhallintaa ja laatujärjestelmää on kuvattu henkilökunnalle Heimon Laadunhallinnan sivuilla ja opiskelijoille Kamussa. Yliopiston Laatujärjestelmään sisältyy myös Kestävyyden ja vastuullisuuden toiminta, jota on kuvattu Heimossa sen omilla sivuilla. Myös yliopiston ulkoisilla www-sivuilla on kuvaukset yliopiston laadunhallinnasta sekä kestävyyden ja vastuullisuuden toiminnasta.
UEF Kamuun on koottu Opiskelijan ohjeet ja sieltä löytyvät opinto-oppaat, linkit tarvittaviin palveluihin ja digitaalisiin työkaluihin sekä opiskelijoiden tarvitsemiin tukipalveluihin. Lisäksi tiedekunnilla ja yksiköillä on niiden omaa ohjeistusta niiden omissa intraneteissä. Opetushenkilöstölle ja opiskelijoille on opetuksen ja opiskelun tueksi myös omia teemakohtaisia Teams-, Yammer- ym. ryhmiä, joissa jaetaan muun muassa opetukseen ja opiskeluun liittyviä hyviä käytänteitä.
Tutkimukseen liittyvä ohjeistus on koottu yhteen Heimon Tutkimuksen tueksi ja Tutkimusaineistojen hallinta -sivuille. Tutkimukseen liittyvää ohjeistusta löytyy myös tiedekuntien, tutkimusyhteisöjen ja tutkimusryhmien omilta sivuilta.
Yliopiston ydinprosesseja ovat sen perustehtävät eli koulutus ja tutkimus. Yliopiston ydinprosesseihin kuuluu myös strateginen johtaminen ja toiminnan ohjaus, joiden tehtävänä on muun muassa yliopiston strategisten tavoitteiden toteuttaminen ja seuranta. Koulutuksen ja tutkimuksen tukiprosessien tehtävänä on tukea ydinprosessien toteuttamista. Tukiprosesseja ovat muun muassa yliopistopalveluiden sekä erillis- ja palvelulaitosten prosessit.
Yliopiston toiminnan vaikuttavuus on osa yliopiston tutkimus- ja koulutustoimintaa, joita yliopiston strategia ja strategiset ohjelmat ohjaavat. Vaikuttavuus toteutuu koulutuksen ja tutkimuksen ja niitä tukevien tukiprosessien kautta, joiden toteuttajina ovat yliopiston henkilökunta ja opiskelijat.
Itä-Suomen yliopiston hallitus vastaa yliopiston laatuperiaatteista ja linjauksista ja yliopiston johtoryhmä toimii yliopiston laatutyön johtoryhmänä sekä suorittaa laatujärjestelmän arviointiin ja kehittämiseen liittyvät yliopiston johdonkatselmukset. Yliopiston rehtorit vastaavat laatutyöstä oman työnjakonsa mukaisesti. Esimerkiksi rehtori toimii yliopiston johdonkatselmuksen puheenjohtajana ja akateeminen rehtori vastaa opetuksen ja tutkimuksen laadusta sekä laatuviestinnästä. Tiedekuntien dekaanit, laitosten ja yksiköiden johtajat sekä yliopistopalveluiden toimialajohtajat vastaavat omien yksiköidensä toiminnan tuloksista ja laadusta. Tiedekuntaneuvosto, Opetuksen ja ohjauksen neuvosto, Koulutusohjelmien johtoryhmät sekä Koulutuksen kehittämistoimikunnat ovat tärkeitä toimielimiä laadun varmistamisessa.
Jokainen yliopistolainen vastaa oman työnsä ja sen tulosten laadusta ja kehittämisestä niin opettajana,
tutkijana, hallinto- tai tukipalveluhenkilönä kuin opiskelijanakin. Henkilökunta ja opiskelijat osallistuvat yliopiston laatutyöhön myös antamalla palautetta yliopiston toiminnasta sekä osallistumalla yliopiston eri toimielimiin ja kehittämishankkeisiin ja yliopiston auditointeihin.
Laaturyhmä
Yliopiston laatutyötä ja sen kehittämistä koordinoi Laaturyhmä, jossa on edustajat yliopiston tiedekunnista, yliopistopalveluista, erillis- ja palvelulaitoksista sekä myös ylioppilaskunnasta. Laaturyhmän puheenjohtajana toimii yliopiston hallintojohtaja, jonka vastuualueeseen laadunhallinta kuuluu. Ryhmän esittelijänä sekä sihteerinä toimii laatukoordinaattori. Laaturyhmän tehtävänä on
- Toimia yliopiston laatutyötä kehittävänä ja koordinoivana ryhmänä
- Toimia Karvi-auditoinneissa auditoinnin ohjausryhmänä sekä
- Toimia yliopiston johdon päätöksiä vaativien laadunhallinnan toimenpiteiden valmisteluryhmänä
Laatukoordinaattori koordinoi laadunhallinnan periaatteiden ja menettelytapojen toteutumista käytännön laatutyössä yhteistyössä tiedekuntien ja yksiköiden kanssa, vastaa yliopistotason laatudokumentaation päivityksestä, yliopiston sisäisistä auditoinneista sekä Karvi-auditointiin valmistautumiseen liittyvistä toimenpiteistä. Itä-Suomen yliopistolla on kaksi laatukoordinaattoria, yksi kummallakin kampuksella.
Tiedekunnissa on nimetyt laatuyhdyshenkilöt, jotka toimivat tiedekunnan omien laatutiimien tai -ryhmien vetäjinä sekä yhdyshenkilöinä muun muassa auditoinneissa. He vastaavat myös tiedekuntien johdonkatselmusten valmistelusta yhteistyössä yksiköiden laatuvastaavien kanssa.
Yksiköissä on nimetyt laatuvastaavat ja heidän varahenkilönsä, jotka koordinoivat yksiköidensä käytännön laatutyötä ja vastaavat yksikkönsä laatudokumentaation päivityksestä. Laatuvastaavat osallistuvat myös Karvi-auditointien valmistelun toimenpiteisiin.
Yliopistolla on sisäisiä auditoijia, jotka edustavat eri henkilöstöryhmien edustajia ja toimivat auditoijina yliopiston sisäisissä auditoinneissa yhdessä laatukoordinaattoreiden kanssa. Myös opiskelijat voivat toimia sisäisinä auditoijina erityisesti opiskelijoita koskevien yksiöiden yksiköiden kuten esimerkiksi Opintopalveluiden auditoinneissa. Opiskelijat saavat auditoijina toimimisesta todistuksen, jota voi hyödyntää myöhemmin esimerkiksi työelämässä laatutyöhön liittyen.
Heimon tiedekuntien sivuilla on tiedot kunkin tiedekunnan laatutiimin kokoonpanosta ja yksiköiden laatuvastaavista. Heihin voi olla yhteydessä esimerkiksi tiedekuntien ja yksiköiden laatutyöhön liittyvissä asioissa. Tiedekuntien laatuyhdyshenkilöt ja laatuvastaavat sekä auditoijat toimivat tehtävissään oman toimensa ohessa.
Itä-Suomen yliopiston toiminnan ja sen kehittämisen pohjana on jatkuvan parantamisen periaate:
suunnittele – toteuta/tee – arvioi – kehitä ja paranna
Oman toiminnan systemaattinen arviointi ja kehittäminen muodostavat tärkeän osan yliopiston toimintayksiköiden ja yliopistolaisten laatutyötä. Laatujärjestelmän kokonaisvaltaisesta kehittämisestä vastaavat Laaturyhmä ja laatukoordinaattorit yliopiston hallituksen ja johtoryhmän linjausten mukaisesti.
Yliopiston toiminnan kehittämistä ja arviointia ohjaavat EU:n, valtiovallan ja Opetus- ja kulttuuriministeriön ohjeet ja säädökset sekä muut asiakastarpeet ja toimintaympäristön muuttuminen. Yliopiston toiminnan kehittäminen perustuu toimintoja ja tuloksia kuvaavien indikaattoreiden ja palautejärjestelmien systemaattiseen käyttämiseen ja analysointiin sekä toimintojen auditointeihin ja muihin arviointeihin.
Johdonkatselmus on kehittämismenettely, jonka avulla yliopisto saa tietoa laatujärjestelmänsä ja toimintansa laadusta ja niiden kehittämistarpeista. Johdonkatselmuksia toteutetaan vuosittain yksikkö-, tiedekunta- ja yliopistotasolla. Yliopistotason johdonkatselmuksesta vastaavassa yliopiston johtoryhmässä ovat mukana myös ylioppilaskunnan edustajat.
Auditointi on järjestelmällinen, riippumaton ja dokumentoitu prosessi, jossa selvitetään, onko laatujärjestelmä tavoitteiden mukainen, tehokas ja tarkoitukseensa sopiva. Auditointi perustuu laatudokumentaatioon sekä valittuun standardiin tai arviointimalliin. Siinä ei oteta kantaa tavoitteisiin tai toiminnan tuloksiin, vaan arvioidaan niitä prosesseja, joilla yliopisto hallitsee ja kehittää tutkimuksen, koulutuksen ja muun toiminnan laatua. Auditointi voi olla joko sisäinen, organisaation itsensä toteuttama tai ulkoinen eli ulkoisen auditoijatahon toteuttama.
Sisäinen auditointi on määrävälein pidettävä laadunjärjestelmään kohdistuva kehittämismenettely, jolla selvitetään, miten sovitut toimintatavat, sidosryhmien odotukset sekä viranomaisvelvoitteet toteutuvat käytännössä ja onko laatujärjestelmä sekä yliopiston että yksikön tarpeiden mukainen. Yliopiston sisäisessä auditoinnissa arvioidaan laatujärjestelmän toimivuutta ja vahvuuksia sekä kiinnitetään erityisesti huomiota olemassa oleviin hyviin käytänteisiin ja mahdollisten kehittämiskohteiden tunnistamiseen.
Auditointi kohdistuu vuosittain sovittaviin yliopistotasoisiin teemoihin tai auditoitavana voi olla yksikön itse valitsema kehittämiskohde. Tavoitteena on auttaa yksikköä kehittämään toimintaansa laadukkaampaan suuntaan ja oppimaan muiden yksiköiden hyvistä käytännöistä. Auditoijina sisäisissä auditoinneissa toimivat yliopiston laatukoordinaattorit ja henkilökuntaa edustavat sisäiset auditoijat sekä tarvittaessa yliopiston opiskelijoiden edustajat. Auditoinnista tehdään raportti, jota käsitellään yksikössä ja sovitaan tarvittavista toimenpiteistä sekä niiden seurannasta ja arvioinnista.
Benchmarking tarkoittaa oman toiminnan vertaamista toisten toimintaan, useimmiten parhaaseen vastaavaan käytäntöön. Yliopiston sisäisissä benchmarkingeissa verrataan toimintoja oman organisaation sisällä sovituilla teemoilla. Niiden avulla voidaan tunnistaa ja levittää yhteisiä hyviä käytäntöjä. Benchmarkingeja voidaan tehdä myös eri organisaatioiden kuten yliopistojen välillä.
Ulkoiset auditoinnit ja muut arvioinnit
Yliopistolaki velvoittaa yliopistot osallistumaan säännöllisesti ulkoiseen toimintansa ja laatujärjestelmiensä arviointiin ja arviointien tulosten tulee olla julkisia. Kansallinen koulutuksen arviointikeskus, Karvi vastaa Suomessa opetuksen ja koulutuksen kansallisesta arvioinnista. Yliopiston ja korkeakoulut voivat halutessaan sertifioida laatujärjestelmänsä myös ulkopuolisella sertifiointielimellä esimerkiksi ISO 9001-laatustandardiin mukaisesti tai akkreditoida yksittäisiä koulutusohjelmia tai laboratoriotoimintaansa kotimaisilla tai kansainvälisillä akkreditointielimillä. Myös Itä-Suomen yliopistolla on tällaisia akkreditoituja koulutusohjelmia ja laboratorioita.
Muut arvioinnit
Yliopisto tekee säännöllisesti itsearviointeja arvioiden toimintojaan kuten johtamista tai tukipalveluita toimintansa jatkuvaksi parantamiseksi. Yliopisto tutkii ja arvioi myös toimintansa vaikuttavuutta ja yhteiskunnallista vuorovaikutusta esimerkiksi ulkopuolisten tahojen toteuttamilla kyselyillä tai selvityksillä. Yliopisto arvioi tutkimustaan vuosittain tehtävillä arvioinneilla ja säännöllisin väliajoin toteutettavilla kansainvälisillä vertaisarvioinneilla. Yliopisto osallistuu myös Kansallisen koulutuksen arviointikeskuksen tekemiin valtakunnallisiin koulutuksen, opetuksen ja oppimisen arviointeihin sekä teema- ja koulutusalakohtaisiin arviointeihin.
Karvi-auditoinnit
Kansallinen koulutuksen arviointikeskus, Karvi on toteuttanut Suomessa opetuksen ja koulutuksen auditointeja vuodesta 2005 lähtien kehittävän arvioinnin periaatteita noudattaen. Auditoinneissa arvioidaan korkeakoulujen laatujärjestelmän kattavuutta, toimivuutta ja vaikuttavuutta. Auditoinnin lähtökohtana on Karvin arviointimenettely ja kriteeristö, jossa on otettu huomioon myös eurooppalaiset ohjeet ja suositukset (ESG). Auditointimallin tehtävänä on arvioida, vastaako korkeakoulun laatutyö eurooppalaisia laadunvarmistuksen periaatteita ja tuottaako laatujärjestelmä strategian toteuttamisen ja toiminnan jatkuvan kehittämisen kannalta tarkoituksenmukaista tietoa ja johtaako se vaikuttaviin kehittämistoimenpiteisiin.
Korkeakoulut osallistuvat Karvin auditointeihin kansallisen auditointiaikataulun mukaisesti. Suomessa on käynnissä korkeakoulujen kolmas auditointikierros (2018-2024). Tarkastelun kohteena ovat ne menettelytavat, joilla korkeakoulu pitää yllä ja kehittää toimintansa laatua. Korkeakoululla on mahdollisuus valita auditoinnin toteuttajaksi kansallinen tai kansainvälinen auditointiryhmä.
Itä-Suomen yliopiston Karvi-auditointi
Itä-Suomen yliopiston laatujärjestelmä auditoitiin ensimmäisen kerran loppuvuodesta 2010. Yliopisto läpäisi auditoinnin hyväksytysti. Kuuden vuoden välein toteutettava auditointi tehtiin seuraavan kerran loppuvuodesta 2016 kansainvälisenä auditointina osan auditointiryhmän auditoijista ollessa kansainvälisiä laadun asiantuntijoita ja auditointikielenä oli englanti. Karvin arviointijaosto hyväksyi yliopiston auditoinnin läpäistyksi 21.4.2017 ja sen myötä saatu laatuleima on voimassa kuusi vuotta eli 21.4.2023 saakka.
Itä-Suomen yliopiston seuraava laatujärjestelmän auditointi toteutetaan loppusyksystä, 9.-10.11.2022 kansainvälisenä auditointina. Auditointi toteutetaan paikan päällä yliopiston kampuksella ja etäyhteyksin kampusten välillä.
Auditointi perustuu Karvin nykyiseen auditointimalliin vuosille 2018 – 2024 sekä Auditointikäsikirjan 2019 – 2024 arviointikriteeristöön. Arviointialueita on kolme, jotka ovat oheisessa kuvassa esitetyt arviointialueet Osaamista luova korkeakoulu, Vaikuttava ja uudistava korkeakoulu sekä Kehittyvä ja hyvinvoiva korkeakoulu. Neljäntenä arviointialueena on Oppiva korkeakoulu, joka on yliopiston itsensä valitsema kohde. Itä-Suomen yliopiston valitsema kohde on Itä-Suomen yliopisto kansainvälisten opiskelijoiden ja työntekijöiden opiskelu- ja työympäristönä/yhteisönä.Arviointialueeksi on valittu yliopisto profiloitumisen ja strategian kannalta keskeinen kohde, josta yliopisto haluaa saada auditoinnissa kehittämispalautetta. Uutena osana auditointia on vertaisoppimisen prosessi, jonka yliopisto toteuttaa valitsemallaan teemalla ja valitsemansa kumppanin kanssa. Itä-Suomen yliopiston vertaisoppimisen prosessiksi valittiin Jatkuva oppiminen ja vertaisoppimisen kumppanina oli Jyväskylän yliopisto. Prosessi toteutettiin vuoden 2021 aikana.
Karvi-auditoinnin arviointialueiden tasoja on kolme; erinomainen, hyvä ja riittämätön. Auditoinnin hyväksytysti läpäisy edellyttää, että yliopisto on kaikilla kolmella arviointialueella vähintään tasolla hyvä. Yliopiston valitsemaa arviointialuetta ei oteta huomioon auditoinnin läpäisyä arvioidessa, mutta se mainitaan laatuleimaan liittyvässä auditointitodistuksessa. Läpäistyään auditoinnin korkeakoulu saa auditointitodistuksen sekä Karvin laatuleiman, joka on voimassa kuusi vuotta Korkeakoulujen arviointineuvoston päätöksestä.
Yliopiston Karvi-auditointiin valmistautumisesta Heimon sivuilla ja auditoinnista tiedotetaan yliopistolaisille myös Yammerissa. Opiskelijoille laatutyöstä ja auditoinnista tiedottamiseen käytetään Kamua ja myös sosiaalista mediaa.
Karvi-auditoinnista viestitään yliopiston ulkoisilla www-sivuilla olevilla Auditointi 2022 -sivuilla