19922 Tenttitilanteiden etävalvonta

Ohje koskee video- ja/tai mikrofonivalvontaa muualla kuin kampuksella suoritettavissa tenteissä tai muissa vuorovaikutteisessa verkkoyhteydessä tapahtuvan oppimisen arviointitapahtumissa. Soveltuvin osin ohjetta voidaan käyttää myös muissa vastaavantyyppisissä tilanteissa.

1. Huomioi seuraavat seikat ennen kuin päätät etävalvonnan käyttämisestä
   • Tarkista opetussuunnitelmasta, mitä opintojakson arviointitavasta on päätetty. Tenttimisen muoto on kuvattava opintojaksokuvauksessa. Jos tentin etävalvonta ei sisälly opintojaksokuvaukseen, etävalvonnan käyttäminen edellyttää muutosta opetussuunnitelmaan. Opetussuunnitelmamuutosten tekeminen lukuvuoden aikana on tiedekunnissa delegoitu (vara)dekaanille.
   •  Harkitse, onko etävalvotun tentin toteuttaminen tarpeellista. Voiko oppimistavoitteiden saavuttamisen ja osaamisen varmistaa tai mitata muilla tavoilla ja ilman reaaliaikaista etävalvontaa, kuten soveltamiskykyä edellyttävällä aineistokokeella? Arvioinnista voi olla hyvä käydä keskustelua myös opiskelijoiden kanssa.
     Lisätietoa osoitteesta servicedesk@uef.fi
   • Osoitteeseen voit olla yhteydessä myös etätenttimiseen liittyvissä kysymyksissä.
   • Jos päädyt käyttämään etävalvontaa, ota huomioon, että etävalvonnassa on käytettävä toteutustapaa, joka turvaa yksityisyyden suojan mahdollisimman hyvin ja jossa kerätään mahdollisimman vähän henkilötietoja. Opintojakson vastuuopettaja arvioi tilannekohtaisesti, mikä toteutustapa soveltuu mihinkin tilanteeseen edellä mainitut tavoitteet huomioon ottaen. Arviointiin saat tarvittaessa apua osoitteesta servicedesk(at)uef.fi.
2. Käytä etävalvontaan Itä-Suomen yliopiston digitaalisia palveluita: Zoom (Funet Meet) tai UEF O365 Teams.
   • Etävalvotun tentin osallistujamäärä tulee rajata enintään 100 opiskelijaan. Henkilötietojen käsittelyn turvaamiseksi suositellaan kuitenkin osallistujamäärän rajoittamista huomattavasti pienemmäksi.
3. Kotona tai muussa opiskelijan itse valitsemassa yksityisessä paikassa tapahtuva etävalvonta ei voi olla pakollinen opiskelijalle. Etävalvotulle tentille on opiskelijan pyynnöstä tarjottava vaihtoehtoinen, opiskelijoita tasavertaisesti kohteleva suoritustapa. Suunnittele valmiiksi, miten vaihtoehtoinen tapa toteutetaan, mikäli sille tulee tarve. Pandemiatilanteen salliessa suositellaan vaihtoehtoa, jossa opiskelija voi tulla suorittamaan etävalvotun tentin korkeakoulun tiloihin. Myös tentin järjestämistä muilla sähköisillä tenttijärjestelmillä kannattaa harkita.
   Vaihtoehtoisen suoritustavan on niin ikään kohdeltava opiskelijoita tasavertaisesti, eli se on pystyttävä suorittamaan kohtuullisen samanaikaisesti, esimerkiksi saman periodin loppuun mennessä.
   Ota huomioon, että riskiryhmään kuuluvalle opiskelijalle on tarjottava sellainen suoritustapa, joka ei edellytä kampukselle tulemista.
4. Anna tentin osallistujille selkeästi ja hyvissä ajoin tietoa opintojakson arvioinnista ja kerro ainakin seuraavat asiat:
   • Kerro opiskelijalle, että hänellä on oikeus pyytää vaihtoehtoista tapaa opintojakson arviointiin.
   • Kerro opiskelijoille oikeudesta keskeyttää etävalvonta esimerkiksi yllättävän, oman yksityisyyteen liittyvän tilanteen vuoksi. Tällöin opiskelija voi esimerkiksi sammuttaa kameran. Kerro opiskelijalle, että tällöin tenttisuoritus voidaan joutua hylkäämään.
   • Kuvaa etukäteen mahdollisimman ymmärrettävästi ja kirjallisesti, onko käytössä esim. videoyhteys, ääniyhteys, puhelinyhteys tai aktiviteettitietojen/lokitietojen avulla tehtävä etävalvonta.
   • Kerro, mitä opiskelijan verkkoyhteydeltä, laitteistolta ja tilanteelta/ympäristöltä vaaditaan.
   • Kehota opiskelijoita valitsemaan tentin suorituspaikka siten, että tilassa on mahdollisimman vähän henkilökohtaisia elementtejä.
   • Siinä tapauksessa, että esimerkiksi tentin toteuttamistavan vuoksi (esim. ryhmätentissä) opiskelijan pitää jakaa videokuvansa muiden opiskelijoiden kanssa, kerro selkeästi myös siitä.
   • Kerro, mitä laitteita, ohjelmistoja ja materiaaleja tai muita apu- ja tukivälineitä opiskelijan on sallittua käyttää tentin aikana.
   • Informoi opiskelijaa siitä, kuka tenttiä valvoo.
   • Suojaa valvontatapahtuma salasanalla, joka ilmoitetaan opiskelijoille UEF-sähköpostiin.
   • Informoi opiskelijoita siitä, että he voivat halutessaan käyttää sähköisen palvelun tarjoamaa ns. taustaverhoa.
5.  Tentin valvojat tulee nimetä ja heidän nimensä kertoa opiskelijoille. Pääsy etätentin valvontaan tulee rajata esimerkiksi salasanalla. Tämä voi tapahtua myös esimerkiksi Zoomissa määrittelemällä kokousta luodessa oikeuksia kokoukseen.
6. Henkilöllisyyden tarkistaminen tentin yhteydessä on sallittua etäyhteydellä. Tunnistamisen tarpeellisuus ja toteuttamistapa harkitaan tapauskohtaisesti. Lähtökohtaisesti henkilöllisyyden tunnistamista ei tallenneta.
   • Mikäli henkilöllisyyden tunnistaminen on välttämätöntä, voit tehdä sen tietoturvallisesta yhteydestä ja pääsyn rajauksesta huolehdittuasi esimerkiksi:
     • edellyttämällä opiskelijaa kirjautumaan omilla tunnuksillaan etävalvontaan mukaan
     • käyttämällä jotain muuta keinoa tunnistautumiseen kuin henkilötunnuksen käyttöä (esimerkiksi opiskelijanumero tai opiskelijakortti)
     • varmistamalla puhelinsoitolla etävideoyhteyden aikana opiskelijan henkilöllisyys
     • pyytämällä opiskelijaa näyttämään henkilökorttinsa etäyhteydessä kameralle, mutta huomaa, että henkilökorttia ei voi pyytää näyttämään koko ryhmän läsnä ollessa vaan esimerkiksi breakout rooms -toiminnolla henkilökohtaisesti ja yksilöllisesti
   • Henkilöllisyyttä ei pidä todentaa millä keinoilla hyvänsä. Älä pyydä lähettämään esimerkiksi passikopiota sähköpostissa itsellesi. Kohtele opiskelijoita henkilöllisyyden tunnistamisessa yhdenvertaisesti.
   • Tilanteissa, joissa käytetään kasvomaskia, tulee miettiä henkilöllisyyden tunnistamistavat tapauskohtaisesti.
7. Tenttivalvonnan toteuttaminen
   • Jos on tarpeellista käyttää etävalvontaa, valitse toteutustapa, joka vaarantaa vähimmin yksityisyyden suojaa ja jossa kerätään vähiten henkilötietoja. Pohdi esimerkiksi, onko tarpeen kohdistaa kameravalvontaa opiskelijaan vai riittäisikö opiskelijan näytön valvonta. Kasvokuvan, äänen ja kotiympäristön näkyminen valvonnassa kerää enemmän henkilötietoja kuin esimerkiksi vain vaikkapa ainoastaan työpöydän näkyminen valvonnan aikana ilman ääntä, tai esimerkiksi tietokoneen näyttöä jaettaessa voi olla näkyvillä yksityisiä tietoja.
   • Lähtökohtana on, että opiskelijat eivät näe toistensa videokuvaa.
   • Älä tallenna valvontaa.
   • Tenttivastaukset ovat salassa pidettäviä. Tästä syystä opiskelijat eivät saa nähdä tentin aikana toistensa tenttivastauksia.
8. Vilppiepäilyt ja muut poikkeustilanteet etävalvotussa tentissä hoidetaan tavanomaisia ohjeita soveltaen.
   • Sovella yliopiston ohjeita vilppitapausten ja poikkeustilanteiden käsittelyyn.
   • Lokitietojen tarkastaminen tai muu vilppitapausten jälkikäteinen selvittäminen etävalvontaan liittyvien tietojen avulla tehdään yliopiston ohjeiden mukaisesti noudattaen hyvän hallinnon edellyttämiä menettelytapoja.
   • Etävalvontatilanteessa, kesken tenttitilaisuutta sattuvissa poikkeustilanteissa (esim. yleinen tietoliikenteen häiriö, tenttivalvojan yhteyshäiriö, sähköisessä järjestelmässä ilmenevä toimintahäiriö, ulkopuolisten henkilöiden ilmestyminen valvontatilanteeseen) tentin valvoja ratkaisee, voidaanko etävalvottua tenttiä jatkaa poikkeustilanteen päätyttyä kuten muissakin tenteissä. Poikkeustilanteen selvityksessä voidaan käsitellä myös käyttäjäaktiviteettitietoja ja lokitietoja Itä-Suomen lokisäännön mukaisesti.
   • Akuutissa tenttirikkomusepäilytapauksessa valvoja voi ottaa tilanteesta kuvakaappauksen asian selvittämistä varten.
   • Opiskelijalla on oikeus valvonnan keskeyttämiseen (esim. kameran sulkemalla), mutta tenttisuoritus voidaan tästä syystä joutua hylkäämään.

1. Yliopisto valvoo tenttien suorittamista varmistaakseen opiskelijoiden yhdenvertaisen kohtelun. Yliopisto voi käyttää etävalvonnassa live-kuvaa tai tietojärjestelmien keräämiä kirjautumis-, aktiviteetti- ja lokitietoja.
2. Yliopisto tarkastaa tenttiä varten henkilöllisyytesi.
3. Etävalvontaan osallistuminen itse valitsemassasi paikassa on vapaaehtoista. Etävalvontaan osallistuessasi suostut valvonnan ehtoihin, kuten esimerkiksi pitämään kameraasi päällä. Sinulla on oikeus keskeyttää valvonta tentin aikana esimerkiksi yllättävän, oman yksityisyyteesi liittyvän tilanteen vuoksi, mutta valvonnan keskeyttäminen voi johtaa tenttisuorituksesi hylkäämiseen.
4. Jos kieltäydyt vapaaehtoisesta etävalvonnasta esimerkiksi yksityisyyden suojan tai laitteistopuutteiden vuoksi, yliopisto osoittaa etävalvotun tentin suorittamiseen jonkin yleisen tilan tai järjestää tentin jollakin vaihtoehtoisella tavalla.
   Yksilölliset järjestelyt
   Ohjeistus vakavan koronavirustaudin riskiryhmään kuuluville opiskelijoille: opintojakson suoritustapaan liittyvät järjestelyt syyslukukaudella 2020
5. Opiskelija vastaa verkkoyhteytensä, ohjelmistojensa ja laitteidensa toimivuudesta
6. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan yliopiston tietosuoja- ja tietoturvaohjeita
   Henkilötietojen käsittely
   Tietoturvaohjeet (vaatii kirjautumisen)
   Tietoturvasäännöt (vaatii kirjautumisen)
7. Tentin muista yksityiskohdista opettajasi antaa tarkemmat tiedot.
8. Yleisesti etävalvonnasta saat lisätietoja osoitteesta servicedesk@uef.fi.

• Yliopistolain mukaisesti koulutus, opetus ja tutkintojen myöntäminen kuuluvat yliopiston lakisääteisiin tehtäviin. Yliopistojen tulee järjestää toimintansa siten, että mm. koulutuksessa ja opetuksessa varmistetaan korkea kansainvälinen taso eettisiä periaatteita ja hyvää tieteellistä käytäntöä noudattaen. (Yliopistolaki 2, 6 ja 7 §)
• Opiskelijoiden osaamista voidaan arvioida kokeella, kuulustelulla tai muulla vastaavalla opintosuorituksella, ks. tarkemmin opintojohtosääntö
• Tenttivalvonnan ja siihen liittyvän henkilötietojen käsittelyn peruste on lakisääteisen tehtävän hoitaminen (tietosuoja-asetus 6 art kohdat 1 c ja e).
• Tentin valvoja on vaitiolovelvollinen, jos hän saa tietää jotain tentin suorittajan henkilökohtaisista oloista henkilötietojen käsittelyyn liittyviä toimenpiteitä suorittaessaan (tietosuojalaki 1050/2018 35 §). Koesuoritukset ovat salassa pidettäviä asiakirjoja (laki viranomaisten julkisuudesta 24.1 § kohta 30).