SoleMOVE hakujärjestelmä

Huom! Jos kuulut yliopiston henkilökuntaan (esim. harjoittelija, tutkimusapulainen) ja haet opiskelijavaihtoon, ota yhteyttä osoitteeseen international@uef.fi ennen hakemuksen aloittamista! Statuksesi pitää vaihtaa ”henkilökunnasta” ”opiskelijaksi” SoleMOVEssa, jotta pääset käsiksi oikeaan hakemuslomakkeeseen. Huomaathan, että sinulla ei voi olla voimassaolevaa työsopimusta Itä-Suomen yliopistolle samaan aikaan kuin saat opiskelijavaihdon apurahaa.

Huomaa, että SoleMOVE järjestelmä on englanninkielinen. Järjestelmästä löytyy yksityiskohtaisempi suomenkielinen käyttöohje, josta on lisää tietoa näiden ohjeiden lopussa.

HUOM!

• Hakemusta ei voi enää lähettää hakuajan päättymisen jälkeen, vaikka hakemuksen täyttäminen olisi aloitettu ennen hakuajan päättymistä.
  • Mikäli hakuaika päättyy kello 15:00, tämän jälkeen hakemusta ei voi enää lähettää, vaikka hakemuksen teko olisi aloitettu ennen päättymisaikaa. Aloita hakemuksen teko siis hyvissä ajoin!
• Hakemukseen kohtaan ”Current Studies” kirjataan tiedot nimenomaan Itä-Suomen yliopistossa suoritetuista opinnoista ja mahdollisista aiemmista vaihdoista Itä-Suomen yliopistossa suoritettujen opintojen aikana. Mikäli olet suorittanut aiemman tutkinnon toisessa korkeakoulussa, voit kertoa siitä motivaatiokirjeessä.

Kuinka pääset alkuun SoleMOVEN käytössä

SoleMOVEen on hyvä tutustua etukäteen.

Järjestelmään voi vapaasti kirjautua sisään ja ulos UEF-tunnuksillasi, ja voit tehdä muutoksia hakemuksen luonnokseen (ennen sen lähettämistä).

Et voi tehdä muutoksia hakemukseen sen lähettämisen jälkeen.

Jos hakemukseen pitää tehdä pieniä muutoksia lähettämisen jälkeen, ota yhteyttä Kansainvälisiin liikkuvuuspalveluihin.

Muista lähettää hakemus ennen hakuajan päättymistä – hakuajan umpeuduttua se ei ole enää mahdollista.

Huomaa, että selaimesi tulisi olla Microsoftin Internet Explorer 11 tai uudempi / Mozilla Firefox 4.0 tai uudempi, kun käytät SoleMOVEa. Evästeiden ja JavaScriptin on oltava käytössä.

Tärkeitä asioita koskien järjestelmää ja sen toimintoja

• Käytä aina SoleMOVEn ”Return” -toimintoa navigoimiseen. Älä käytä selaimen vasemmalle ja oikealle osoittavia nuolia, koska se saattaa aiheuttaa tietojen häviämistä.

• Muista tallentaa hakemuksesi säännöllisesti klikkaamalla ”Save”.

• Jos jokin kohta mietityttää, klikkaa läheistä kysymysmerkki-ikonia (kuva alla). Nämä ikonit antavat lisätietoja joistakin kentistä.

  

• Varmista, että tiedät, mitkä liitteet hakemukseen vaaditaan. Ne on listattu hakuilmoituksissa, jotka löydät Kamusta suomeksi ja englanniksi.
• Saat tulostettavan PDF-muotoisen version hakemuksestasi klikkaamalla PDF-ikonia (ennen hakemuksen lähettämistä).

  

Pääset SoleMOVEen esimerkiksi näiden linkkien kautta:

• Suoraan: https://saas.solenovo.fi/solemove/.
• Kamun sivulta Vaihtoon hakeminen.
• Voit myös hakea järjestelmän Googlesta hakusanalla ’Solemove’.

Hakemuksen täyttäminen

Video-ohje saatavilla Panopton kautta (vaatii UEF-kirjautumisen).

Kuinka kirjaudut SoleMOVEen

1. Valitse ”University of Eastern Finland” yliopistojen listasta.

   

   Vinkki: Voit lukea aiempien vaihto-opiskelijoiden palauteraportteja ennen SoleMOVEen kirjautumista. Valitse vain ”University of Eastern Finland” yliopistojen listasta ja klikkaa ”Exchange destinations Abroad and feedback” ylhäällä olevasta valikkorivistä. Valitse vaihtoehto ”Search feedback” ja lisää haluamasi hakusuodattimet, esimerkiksi tietty maa/yliopisto/vaihto-ohjelma/osasto. Lopuksi klikkaa ”Start Search”.

   

2. Valitse ”Log in using” -kohdassa ’HAKA – Shibboleth’.

   

3. Valitse Haka-sivulla ”Itä-Suomen yliopisto” / ”University of Eastern Finland”.

   

4. Käytä UEF-tunnustasi sisäänkirjautumiseen (sama kuin O365:n käyttöön and Peppiin).

   

Kuinka luot, täytät ja lähetät hakemuksen

Kirjautumisen jälkeen SoleMOVEn etusivu näyttää ensin mahdolliset aiemmat hakemuksesi.

1. Klikkaa ”Application form for outgoing student mobility” vasemmalta ja/tai klikkaa ”+New” luodaksesi uuden hakemuksen. Huomaa, että vaikka hakisit Kiinan/Intian kesäkursseille, valitse silti ”Application form for outgoing student mobility”. Älä siis valitse kohtaa “Application form for short student mobility”.

   

   

   

2. ”Mobility type” –kohdassa valitse ”S – Study” (Erasmus+ -harjoittelun tapauksessa valitse P – Traineeship) ja klikkaa ”Save”. Hakulomake aukeaa. Huom! Älä valitse vaihtoehtoa ”C – Combined Study and Placement”.
3. Valitse ”Application period” –kohtaan oikea vaihto-ohjelma. Jos olet epävarma siitä, mikä ohjelma sinun tulee valita, tarkista asia Kamun hakuilmoituksesta suomeksi / englanniksi.

4. 

   Huom! Jos haet kahteen kohdeyliopistoon, jotka ovat eri vaihto-ohjelmista, sinun pitää tehdä kaksi erillistä hakemusta. Esimerkiksi jos aiot hakea yhteen kohdeyliopistoon Erasmus+-ohjelmassa ja toiseen kohdeyliopistoon FIRST+-ohjelmassa, sinun pitää tehdä kaksi hakemusta (toisen ”Application period” on ”Erasmus+…” ja toisen ”FIRST+…”). Voit käyttää molemmissa hakemuksissa samaa motivaatiokirjettä. Muistathan ilmoittaa kumpi ohjelma/kohdeyliopisto on etusijalla motivaatiokirjeessä tai ”Enclosures” -välilehden ”Additional data” -kentässä.

   Hakulomake näyttää tältä.

   

5. Valitse vaihdon ajankohta ”Duration of the exchange” -osiossa. Tarkkoja päivämääriä ei vaadita tässä vaiheessa, joten valitse joko syyslukukausi, kevätlukukausi tai lukuvuosi. Poikkeuksena on hakemus kesäkurssille Kiinassa/Intiassa, jota varten sinun pitää kirjoittaa hakemasi kurssin päivämäärät – valitse tällöin vaihtoehto ”Other, please specify”, ja merkitse päivämäärät.HUOM! Vaihdon todellinen ajankohta määräytyy kohdeyliopistosi akateemisen kalenterin mukaan, ei UEF:n kalenterin mukaan. Tässä vaiheessa kuitenkin haet UEF:n kalenterin mukaan.

   

6. Täydennä ”Personal data” -välilehden muut osiot. Kirjoita puhelinnumerosi +358 -muodossa, ilman välilyöntejä. Käytä myös sähköpostiosoitteena mieluiten UEF-opiskelijasähköpostiosoitettasi. Klikkaa kynäikonia ”Home institution” kohdassa.
   Huom! Opiskelijanumero: laita tähän kohtaan sen tutkinto-oikeutesi numero, eli esim. kandi- tai maisteritutkinnon opiskeluoikeusnumero, joka olisi ajankohtainen vaihdon aikana. Jos siis suunnittelet valmistuvasi kandiksi ennen vaihdon alkua, laita numeroksi maisteritutkintosi opiskeluoikeusnumero. Jos suunnittelet vaihdon suorittamista kanditutkinnon aikana, laita tällöin numeroksi kandioikeutesi numero. Älä laita tähän kohtaan esim. Peppi-ID-numeroa tai Oppijan ID-numeroa, vaan tuo tutkinto-oikeuden numero.
   Valitse laitoksesi/osastosi listasta kohdassa ”Name of the home department”. Vaikka hakisit vaihtoon opiskelemaan sivuainettasi, valitse osastosi silti pääaineesi mukaan.

   

   Huom! Valitsethan osuvimman: ”Organisation level” tulisi olla ”Unit”. Huomaa, että kaikki vaihtoehdot eivät ole ensimmäisellä sivulla, joten klikkaa listan alaosassa olevista nuolista nähdäksesi lisää vaihtoehtoja. Alempaan kuvaan ”Unit” eli yksikkötaso on merkitty punaisella ympyrällä.

   Jos sinulla on vaikeuksia löytää listasta oikeaa yksikköä, valitse listasta lähimpänä pääainettasi oleva osasto.

   

   ”Departmental coordinator” viittaa oppiaineesi/laitoksesi/osastosi/ kansainvälisten asioiden yhteyshenkilöön. Heidät on listattu Kamussa suomeksi ja englanniksi.

   

   

7.  Täytä ”Exchange study information” -välilehti eli tiedot hakemastasi kohdeyliopistosta.
   • “List of institutions you apply to”: Voit hakea 1-2 vaihtokohteeseen samalla hakemuksella. Listaa 1 tai 2 yliopistoa (tai ISEPin tapauksessa 2 haluamaasi maata). Lisää aina kohdeyliopisto/-maa klikkaamalla ”Add new institution/enterprise” eikä ”Add new institution/enterprise (as freemover)”.
   • Jos haet kahteen kohdeyliopistoon, jotka ovat eri vaihto-ohjelmista, sinun pitää luoda kaksi erillistä hakemusta. Esimerkiksi jos aiot hakea yhteen kohdeyliopistoon Erasmus+-ohjelmassa ja toiseen kohdeyliopistoon FIRST+-ohjelmassa, sinun pitää tehdä kaksi hakemusta (toisen ”Application period” on ”Erasmus+…” ja toisen ”FIRST+…”). Voit käyttää molemmissa hakemuksissa samaa motivaatiokirjettä.
   • HUOM! Laita hakemukseen vain ne kohteet, joihin olet valmis lähtemään.
   • ”Study plans during exchange”: Opiskelusuunnitelmasi ei tarvitse olla vielä tarkka; kirjoita lyhyesti siitä, mitä haluaisit opiskella kohdeyliopistossa. Ilmaise, että olet tarkistanut, että yliopisto/vaihto-ohjelma tarjoaa opintoja, jotka a) sopivat sinulle, b) ovat kielellä, jolla voit opiskella ja c) ovat tarjolla vaihto-opiskelijoille.
     HUOM! Laita opintosuunnitelmaasi myös tieto siitä, aiotko opiskella kandi- vai maisteritasoisia opintoja vaihdon aikana. Kohdeyliopistoittainen opintotarjonta voi vaihdella paljon: tämän lisäksi Erasmus+ -ohjelmassa vaihtopaikat ovat tutkintotason mukaan. Muistathan siis tarkistaa, että vaihtokohteessasi on tutkintotasosi mukaisia paikkoja (kts. numerot yliopiston nimen jälkeen Kamun kohdelistoissa)!

     

8. Täytä ”Current Studies” -välilehti.
   • ”EU subject area at home”: Jos yksikään listan vaihtoehdoista ei vastaa pääainettasi, valitse lähimmäksi osuva.
   • ”Number of higher education years completed so far”: Ilmoita, kuinka monta vuotta olet tehnyt korkeakouluopintoja tähän mennessä Itä-Suomen yliopistossa. Ensimmäisen vuoden korkeakouluopiskelija voi laittaa tähän luvun ”0”. Älä merkitse tietoja muissa korkeakouluissa suoritetuista opinnoista.
   • ”Language knowledge”: Voit lisätä useamman kuin yhden kielen; uusi kenttä ilmestyy, kun tallennat lomakkeen lisättyäsi ensimmäisen.

     

9. Täytä ”Enclosures” –välilehden kohdat. Huomaa, että motivaatiokirje (Motivation Letter) ja opintosuoritusote (Transcript of Records) ovat pakollisia, joten varmista, että lisäät molemmat liitteiksi hakemukseesi. Jos sinulla on jotain muuta lisättävää hakemukseen, kirjoita se ”Additional data” –kenttään tai lataa tiedosto ”Other” –kategoriaan. ”Additional data” -kenttään voi lisätä tiedon siitä, mikä hakukohde tai -ohjelma on ensisijainen, jos kohteita on kaksi.
   • Saat opintosuoritusotteen Opintopalveluilta tai Pepistä. Pepistä saatava opintosuoritusote on riittävä ensimmäisen vaiheen hakemuksessa.
   • Motivaatiokirje on vapaamuotoinen kirje, jossa opiskelija perustelee, miksi hakee vaihtoon kohdeyliopistoon ja kuvailee lyhyesti motivaatiotaan lähteä vaihtoon, aiempaa koulutustaan ja miten vaihto vaikuttaisi opintoihin ja urasuunnitelmiin. Motivaatiokirje kirjoitetaan englanniksi tai kohdeyliopiston tai maan kielellä. Opiskelija voi puhua ensimmäisestä ja toisesta kohdeyliopistovaihtoehdosta samassa kirjeessä. Tiedekunnan kansainvälisten asioiden yhteyshenkilö ja Kansainväliset liikkuvuuspalvelut lukevat motivaatiokirjeen, eikä sitä lähetetä kohdeyliopistoon. Älä käytä tekoälyä motivaatiokirjeen kirjoittamiseen.
   • Erasmus+-harjoittelun tukihakemukseen pitää liittää ”A Confirmation of the Traineeship” ”Other”-liitekategoriassa.

     

10. Tallenna hakemus. Kun hakemus on valmis eikä välilehdillä näy virheilmoitusta puuttuvista tiedoista, lähetä hakemus klikkaamalla painiketta ”Send application”.

11. 

Hyödyllisiä vinkkejä

• Muista tallentaa hakemuksen luonnos säännöllisesti.
• Punaisena näkyvä lista hakemusnäkymän oikeassa laidassa ilmoittaa, mitä tietoja kultakin välilehdeltä puuttuu.
• Hakemusta ei voi lähettää, jos siinä on yksikin virheilmoitus.
• Hakemusta ei voi lähettää hakuajan päätyttyä, vaikka se olisi järjestelmässä keskeneräisenä.
• Huomaa, että esimerkiksi listatessa kieliä tai kohdeyliopistoja, sinun pitää aina tallentaa hakemus ensimmäisen valinnan jälkeen, jotta voit lisätä uuden.
• Listat esimerkiksi laitoksista ja yliopistoista saat esiin klikkaamalla kynäikonia.
• Kynäikonia klikkaamalla pääset muokkaamaan tietoja ja voit ladata liitteesi ”Enclosures” –välilehdellä.
• Kun lähetät hakemuksesi, et saa järjestelmältä ilmoitusta hakemuksen onnistuneesta lähetyksestä sähköpostiin.
• Saat sähköpostiin ilmoituksen, kun virkailija saa hakemuksesi.
• Saat toisen ilmoituksen sähköpostiin siitä, onko hakemuksesi hyväksytty.

Yksityiskohtaisempi käyttöohje on saatavilla suomeksi; klikkaa koti-ikonin vieressä olevaa kysymysmerkki-ikonia sivun yläpalkissa.

Tarvitsetko apua? Lähetä viesti osoitteeseen international@uef.fi.

Lisätietoja opiskelijavaihdosta Kamussa: vaihto-opiskelu ja kansainvälistyminen (suomeksi)/ Study Abroad (englanniksi).