Yliopiston laatudokumentaatio muodostuu yliopiston toiminnan ohjeistuksesta ja arjen toiminnasta muodostuvista asiakirjoista. Itä-Suomen yliopiston laatujärjestelmän kuvauksen muodostavat

• Laatujärjestelmän kokonaisuuden kuvaus
• Opiskelijan ja opetuksen ohjeet Kamussa
• Yliopiston intranetin UEF Heimon toimintaohjeet, kuvaukset ja muut asiakirjat
• Yliopiston prosessien kuvaukset ja prosessikaaviot sekä
• Tiedekuntien, yksiköiden ja toimielinten toiminnasta muodostuvat pöytäkirjat, muistiot ja muut asiakirjat sekä niiden omat laadunhallintaan liittyvät ohjeistukset

Yliopiston ydinprosesseja ovat sen perustehtävät eli koulutus ja tutkimus. Yliopiston ydinprosesseihin kuuluu myös strateginen johtaminen ja toiminnan ohjaus, joiden tehtävänä on muun muassa yliopiston strategisten tavoitteiden toteuttaminen ja seuranta. Koulutuksen ja tutkimuksen tukiprosessien tehtävänä on tukea ydinprosessien toteuttamista. Tukiprosesseja ovat muun muassa yliopistopalveluiden sekä erillis- ja palvelulaitosten prosessit.

Yliopiston toiminnan vaikuttavuus on osa yliopiston tutkimus- ja koulutustoimintaa, joita yliopiston strategia ja strategiset ohjelmat ohjaavat. Vaikuttavuus toteutuu koulutuksen ja tutkimuksen ja niitä tukevien tukiprosessien kautta, joiden toteuttajina ovat yliopiston henkilökunta ja opiskelijat.

Yliopiston rehtori avaa yliopiston toiminnan vaikuttavuutta tarkemmin podcastissa.

Itä-Suomen yliopiston hallitus vastaa yliopiston laatuperiaatteista ja linjauksista ja yliopiston johtoryhmä toimii yliopiston laatutyön johtoryhmänä sekä suorittaa laatujärjestelmän arviointiin ja kehittämiseen liittyvät yliopiston johdonkatselmukset.

Yliopiston rehtorit vastaavat laatutyöstä oman työnjakonsa mukaisesti. Esimerkiksi rehtori toimii yliopiston johdonkatselmuksen puheenjohtajana ja akateeminen rehtori vastaa opetuksen ja tutkimuksen laadusta sekä laatuviestinnästä.

Tiedekuntien dekaanit, laitosten ja yksiköiden johtajat sekä yliopistopalveluiden toimialajohtajat vastaavat omien yksiköidensä toiminnan tuloksista ja laadusta. Tiedekuntaneuvosto, Opetuksen ja ohjauksen neuvosto, Koulutusohjelmien johtoryhmät sekä Koulutuksen kehittämistoimikunnat ovat myös tärkeitä toimielimiä laadun varmistamisessa.

Jokainen yliopistolainen vastaa oman työnsä ja sen tulosten laadusta ja kehittämisestä niin opettajana, tutkijana, hallinto- tai tukipalveluhenkilönä kuin opiskelijanakin. Henkilökunta ja opiskelijat osallistuvat yliopiston laatutyöhön myös antamalla palautetta yliopiston toiminnasta sekä osallistumalla yliopiston eri toimielimiin, kehittämishankkeisiin ja yliopiston auditointeihin.

Laaturyhmä
Yliopiston laatutyötä ja sen kehittämistä koordinoi Laaturyhmä, jossa on edustajat yliopiston tiedekunnista, yliopistopalveluista, erillis- ja palvelulaitoksista sekä ylioppilaskunnasta. Laaturyhmän puheenjohtajana toimii yliopiston hallintojohtaja, jonka vastuualueeseen laadunhallinta kuuluu. Ryhmän esittelijänä sekä sihteerinä toimii laatukoordinaattori. Laaturyhmän tehtävänä on
• Toimia yliopiston laatutyötä ja sen toiminnan laadun arviointia ohjaavana ja
kehittävänä ryhmänä
• Toimia Karvi-auditoinneissa auditoinnin valmistelu- ja ohjausryhmänä sekä
• Toimia yliopiston johdon päätöksiä vaativien laadunhallinnan toimenpiteiden valmisteluryhmänä

Laatukoordinaattori koordinoi laadunhallinnan periaatteiden ja menettelytapojen toteutumista käytännön laatutyössä yhteistyössä tiedekuntien ja yksiköiden kanssa, vastaa yliopistotason laatudokumentaation päivityksestä, yliopiston sisäisistä auditoinneista sekä Karvi-auditointiin valmistautumiseen liittyvistä toimenpiteistä. Itä-Suomen yliopistolla on kaksi laatukoordinaattoria, yksi kummallakin kampuksella.

Tiedekunnissa on nimetyt laatuyhdyshenkilöt, jotka toimivat tiedekunnan omien laatutiimien tai -ryhmien vetäjinä sekä yhdyshenkilöinä muun muassa auditoinneissa. Laitoksilla ja yksiköissä on nimetyt laatuvastaavat ja heidän varahenkilönsä, jotka koordinoivat yksiköidensä käytännön laatutyötä ja vastaavat muun muassa laatudokumentaation päivityksestä. Laatuvastaavat osallistuvat myös yksiköiden sisäisten ja ulkoisten auditointien valmistelun toimenpiteisiin, kuten auditoinneissa haastateltavien etsimiseen.

Laatuvastaaviin voi olla yhteydessä tiedekuntien ja yksiköiden laatutyöhön liittyvissä asioissa kuten esimerkiksi toiminnan laadun kehittämisehdotuksissa tai havaituista laatupoikkeamista.

Yliopistolla on myös sisäisiä auditoijia, jotka edustavat eri henkilöstöryhmien edustajia ja toimivat auditoijina yliopiston sisäisissä auditoinneissa yhdessä laatukoordinaattoreiden kanssa. Myös opiskelijat voivat toimia sisäisinä auditoijina erityisesti opiskeluun liittyvien yksiöiden kuten Opintopalveluiden sekä erillis- ja palvelulaitosten kuten kirjaston ja kielikeskuksen auditoinneissa. Opiskelijat saavat auditoijina toimimisesta todistuksen, jota voi hyödyntää myöhemmin esimerkiksi työelämässä laatutyöhön liittyen.

Tiedekuntien laatuyhdyshenkilöt, laatuvastaavat sekä auditoijat toimivat tehtävissään oman toimensa ohessa.

Itä-Suomen yliopiston toiminnan ja sen kehittämisen pohjana on jatkuvan parantamisen periaate: suunnittele – toteuta/tee – arvioi – kehitä ja paranna

Oman toiminnan systemaattinen arviointi ja kehittäminen muodostavat tärkeän osan yliopiston toimintayksiköiden ja yliopistolaisten laatutyötä. Laatujärjestelmän kokonaisvaltaisesta kehittämisestä vastaavat Laaturyhmä ja laatukoordinaattorit yliopiston hallituksen ja johtoryhmän linjausten mukaisesti.

Yliopiston toiminnan kehittämistä ja arviointia ohjaavat EU:n, valtiovallan ja Opetus- ja kulttuuriministeriön ohjeet ja säädökset sekä muut asiakastarpeet ja toimintaympäristön muuttuminen. Yliopiston toiminnan kehittäminen perustuu toimintoja ja tuloksia kuvaavien indikaattoreiden ja palautejärjestelmien systemaattiseen käyttämiseen ja analysointiin sekä toimintojen auditointeihin ja muihin arviointeihin.

Johdonkatselmus on kehittämismenettely, jonka avulla yliopisto saa tietoa laatujärjestelmänsä ja toimintansa laadusta ja niiden kehittämistarpeista. Johdonkatselmuksia toteutetaan vuosittain yksikkö-, tiedekunta- ja yliopistotasolla. Yliopistotason johdonkatselmuksesta vastaavassa yliopiston johtoryhmässä ovat mukana myös ylioppilaskunnan edustajat.

Auditointi on järjestelmällinen, riippumaton ja dokumentoitu prosessi, jossa selvitetään, onko laatujärjestelmä tavoitteiden mukainen, tehokas ja tarkoitukseensa sopiva. Auditointi perustuu laatudokumentaatioon sekä valittuun standardiin tai arviointimalliin. Siinä ei oteta kantaa tavoitteisiin tai toiminnan tuloksiin, vaan arvioidaan niitä prosesseja, joilla yliopisto hallitsee ja kehittää tutkimuksen, koulutuksen ja muun toiminnan laatua. Auditointi voi olla joko sisäinen, organisaation itsensä toteuttama tai ulkoinen eli ulkoisen auditoijatahon toteuttama.

Sisäinen auditointi on määrävälein pidettävä laadunjärjestelmään kohdistuva kehittämismenettely, jolla selvitetään, miten sovitut toimintatavat, sidosryhmien odotukset sekä viranomaisvelvoitteet toteutuvat käytännössä ja onko laatujärjestelmä sekä yliopiston että yksikön tarpeiden mukainen. Yliopiston sisäisessä auditoinnissa arvioidaan laatujärjestelmän toimivuutta ja vahvuuksia sekä kiinnitetään erityisesti huomiota olemassa oleviin hyviin käytänteisiin ja mahdollisten kehittämiskohteiden tunnistamiseen.

Auditointi kohdistuu vuosittain sovittaviin yliopistotasoisiin teemoihin tai auditoitavana voi olla yksikön itse valitsema kehittämiskohde. Tavoitteena on auttaa yksikköä kehittämään toimintaansa laadukkaampaan suuntaan ja oppimaan muiden yksiköiden hyvistä käytännöistä. Auditoijina sisäisissä auditoinneissa toimivat yliopiston laatukoordinaattorit ja henkilökuntaa edustavat sisäiset auditoijat sekä tarvittaessa yliopiston opiskelijoiden edustajat. Auditoinnista tehdään raportti, jota käsitellään yksikössä ja sovitaan tarvittavista toimenpiteistä sekä niiden seurannasta ja arvioinnista.

Benchmarking tarkoittaa oman toiminnan vertaamista toisten toimintaan, useimmiten parhaaseen vastaavaan käytäntöön. Yliopiston sisäisissä benchmarkingeissa verrataan toimintoja oman organisaation sisällä sovituilla teemoilla. Niiden avulla voidaan tunnistaa ja levittää yhteisiä hyviä käytäntöjä. Benchmarkingeja voidaan tehdä myös eri organisaatioiden kuten yliopistojen välillä.

Ulkoiset auditoinnit ja muut arvioinnit 
Yliopistolaki velvoittaa yliopistot osallistumaan säännöllisesti ulkoiseen toimintansa ja laatujärjestelmiensä arviointiin ja arviointien tulosten tulee olla julkisia. Kansallinen koulutuksen arviointikeskus, Karvi vastaa Suomessa opetuksen ja koulutuksen kansallisesta arvioinnista. Yliopiston ja korkeakoulut voivat halutessaan sertifioida laatujärjestelmänsä myös ulkopuolisella sertifiointielimellä esimerkiksi ISO 9001-laatustandardiin mukaisesti tai akkreditoida yksittäisiä koulutusohjelmia tai laboratoriotoimintaansa kotimaisilla tai kansainvälisillä akkreditointielimillä. Myös Itä-Suomen yliopistolla on tällaisia akkreditoituja koulutusohjelmia ja laboratorioita eri tiedekunnissa.

Auditointikriteerit 
Karvi-auditointi perustuu Karvin nykyisen auditointimallin ja auditointikäsikirjan 2019 – 2024 arviointikriteeristöön. Arviointimenettelyssä ja kriteeristössä on otettu huomioon myös eurooppalaiset European University Associationin (EUA) ja European Higher Education Arean (EHEA) ohjeet ja suositukset (ESG: Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher Education Area), jonka painopisteenä on opiskelijakeskeinen lähestymistapa oppimiseen ja opetukseen sekä näiden laadunvarmistus korkeakoulutuksessa.

Arviointialueita on kolme, I Osaamista luova korkeakoulu, II Vaikuttava ja uudistava korkeakoulu sekä III Kehittyvä ja hyvinvoiva korkeakoulu. Neljäntenä arviointialueena on IV Oppiva korkeakoulu, jossa arvioitavana on yliopiston itsensä valitsema kohde. Itä-Suomen yliopiston valitsema kohde oli ’Itä-Suomen yliopisto kansainvälisten opiskelijoiden ja työntekijöiden opiskelu- ja työympäristönä.’ Arviointialueeksi haluttiin valita yliopiston profiloitumisen ja strategian kannalta keskeinen kohde, josta yliopisto haluaa saada auditointiryhmältä kehittämispalautetta.

Karvi-auditoinnin arviointialueiden tasoja on kolme; erinomainen, hyvä ja riittämätön. Auditoinnin hyväksytysti läpäisy edellyttää, että yliopisto on kaikilla kolmella yllämainitulla arviointialueella (I – III) vähintään tasolla hyvä. Yliopiston valitsemaa arviointialuetta (IV) ei oteta huomioon auditoinnin läpäisyä arvioidessa, mutta myös se arvioidaan sekä mainitaan laatuleimaan liittyvässä auditointitodistuksessa.

Uutena osana auditointia nykyisessä auditointimallissa on vertaisoppimisen prosessi, jonka auditoitava yliopisto toteuttaa valitsemallaan teemalla ja valitsemansa kumppanin kanssa. Itä-Suomen yliopiston vertaisoppimisen prosessiksi valittiin Jatkuva oppiminen ja vertaisoppimisen kumppanina oli Jyväskylän yliopisto. Vertaisoppimisen tarkoituksena on, että prosessin kumppanit oppivat valitusta teemasta toinen toisiltaan muun muassa niiden hyväksi havaituista käytänteistä. Prosessi yliopistojen vierailuineen sekä loppuraportin koonti toteutettiin vuoden 2021 aikana ja sen tulokset on otettu huomioon yliopiston auditoinnin pohjaksi laatimassa itsearviointiraportissa sekä Karvin auditointiraportissa.

Itä-Suomen yliopiston Karvi-auditointi
Itä-Suomen yliopiston laatutyötä ja laatujärjestelmää on auditoitu Karvin toimesta kolmesti. Ensimmäisen kerran yliopisto auditoitiin 2010 sen aloitettua samana vuonna toimintansa. Uusi yliopisto läpäisi auditoinnin hyväksytysti kevättalvella 2011. Yliopisto auditoitiin toisen kerran vuonna 2016 tällä kertaa kansainvälisenä auditointina osan auditointiryhmän auditoijista ollessa kansainvälisiä laadun asiantuntijoita ja auditointikielenä englanti. Karvin arviointijaosto hyväksyi yliopiston auditoinnin läpäistyksi kevättalvella 2017.

Saatu laatuleima on voimassa aina kuusi vuotta kerrallaan.

Itä-Suomen yliopiston laatujärjestelmän kolmas auditointi toteutettiin 9.-10. marraskuuta 2022 kansainvälisenä auditointina. Auditointiryhmän jäsenet edustivat kansainvälisiä laadun asiantuntijoita, kotimaisia elinkeinoelämän edustajia sekä Karvin edustajia, jotka toimivat auditoinnin yhdyshenkilöinä sen valmisteluvaiheissa sekä itse auditoinnissa sihteereinä auditointiraportin koontia varten. Karvin arviointijaosto hyväksyi yliopiston auditoinnin läpäistyksi 3.3.2023. Yliopiston saama Karvin laatuleima on voimassa kuusi vuotta 3.3.2029 asti.

Yliopiston auditointiraportti on julkaistu Karvin auditointialustalla ja on julkisesti siellä katsottavissa ja saatavissa. Raportti on englanninkielinen.

Opiskelijat ja henkilökunta laajasti mukana yliopiston auditointiprosessissa
Itä-Suomen yliopiston Karvi-auditoinnin prosessiin osallistui laajasti yliopiston henkilökuntaa ja opiskelijoita (ml. ylioppilaskunta) eri tiedekunnista ja yksiköistä. He osallistuivat niin auditoinnin valmistelun eri vaiheisiin kuin auditointihaastatteluihinkin. Auditoinnissa oli edustettuna eri henkilöstöryhmien edustajia ja opintojensa eri vaiheissa ja eri koulutusaloilta olevia opiskelijoita sekä auditoinnin työpajoissa että auditoinnissa haastatelluissa ryhmissä. Myös kansainväliset opiskelijat ja -henkilökunta olivat erittäin hyvin edustettuna auditointihaastatteluissa.

Karvi-auditointi oli yliopistolaisten - niin henkilöstön kuin opiskelijoidenkin, eikä vain laatutyössä keskeisesti toimivien henkilöiden yhdessä toteuttama prosessi, joissa kaikilla osallistujilla oli tärkeä osuutensa. Auditoijien kokoaman auditointiraportin (linkki Karvin auditointialustalla olevaan raporttiin on yllä) pohjalta meidän on nyt hyvä jatkaa yliopistomme toiminnan ja sen laadun kehittämistä ja parantamista.