20600 Väitöskirjaohjaajan opas

Ohjaajaksi sitoutuminen

Ennen väitöskirjatutkijan ohjaajaksi on suostumista sinun pohdittava onko sinulla riittävästi aikaa panostettavaksi ohjaukseen sekä onko sinulla riittävä tutkimusalan tuntemus. Jos päätät suostua ohjaajaksi, kohdenna riittävästi aikaa ohjaukseen työsuunnitelmassasi. Määrä riippuu sekä ohjattavan tarpeista että muiden ohjaajien määrästä ja roolista. Väitöskirjatyön etenemisen myötä tarpeet myös muuttuvat.

• Työsuunnitelmien laatiminen Itä-Suomen yliopistossa (Heimossa, vaatii UEF-kirjautumisen)
• Itä-Suomen yliopiston opettajien ja tutkijoiden työsuunnitelman tehtävät ja niiden sisällöt (Heimossa, vaatii UEF-kirjautumisen)

Kun suostut ohjaajaksi, sitoudut

• Sopimaan ohjauksen käytännöistä ohjattavasi kanssa ja noudattamaan niitä.
• Perehdyttämään ohjattavasi alan keskeisimpiin teoreettisiin perusteisiin, aikaisempiin havaintoihin, teorioihin ja menetelmiin.
• Opastamaan ja auttamaan ohjattavaasi henkilökohtaisen jatko-opintosuunnitelman laatimisessa, tutkimusaiheen valinnassa, tutkimussuunnitelman laatimisessa, mahdollisten tutkimuslupien hakemisessa sekä tutkimuksen käytännön toteutuksessa.
• Auttamaan tutkimusrahoituksen hankinnassa.
• Varmistamaan, että tutkimussuunnitelma on toteutuskelpoinen, tutkimus noudattaa hyvää tieteellistä käytäntöä ja väitöskirja täyttää opinnäytteelle asetettavat sisällölliset ja muodolliset vaatimukset.
• Seuraamaan säännöllisesti väitöskirjatyön ja opintojen etenemistä, puuttumaan mahdollisiin ongelmatilanteisiin sekä kannustamaan ja antamaan palautetta.

Voit odottaa ohjattavasi

• Noudattavan yhdessä sopimianne ohjauksen käytäntöjä.
• Perehtyvän tutkimusalaansa ja sen keskeisimpiin perusteisiin ja teorioihin sekä seuraavan alan kirjallisuutta.
• Tekevän tutkimustyötään itsenäisesti tutkimussuunnitelmansa mukaan, noudattavan hyvää tieteellistä käytäntöä ja huolehtivan että tutkimusluvat ovat kunnossa.
• Noudattavan henkilökohtaista opintosuunnitelmaansa.
• Hakevan aktiivisesti tutkimusrahoitusta.
• Raportoivan säännöllisesti tutkimuksensa ja opintojensa etenemisestä, antavan palautetta ja kertovan avoimesti mahdollisista tutkimustyöhön liittyvistä ongelmistaan.

Tarkempia tiedekuntakohtaisia ohjeita ohjaajille ja ohjattaville.
Lue myös Tieteentekijöiden liiton Yhteiset pelisäännöt tärkeitä väitöskirjan ohjaussuhteessa.

Väitöskirjatutkijan rekrytointi

Ennen kuin suostut sitoutumaan ohjaajaksi, varmista että

• hakija on jatko-opintokelpoinen (ks. alla)
• hakijalla on riittävät valmiudet väitöskirjan tekemiseen
• hakija ymmärtää mitä tohtoriopinnot tarkoittavat käytännössä
• hakijalla on toinenkin ohjaaja
• hakija ymmärtää, että jatko-opinto-oikeuden saaminen ei (välttämättä) takaa rahoitusta ja että, kansainvälisten hakijoiden kyseessä ollessa, osa-aikaisen työn saaminen Suomesta ei ole itsestään selvää

Mieti myös valmiiksi rahoitusmahdollisuuksia (ks. Tohtorikoulutuksen rahoitusmahdollisuudet).

Jatko-opinto-oikeuden hakeminen

• Jatko-opintokelpoisuudesta säädetään Yliopistolaissa (558/2009 § 37). Hakijalla on oltava soveltuva ylempi korkeakoulututkintoa, soveltuva ylempi ammattikorkeakoulu- tutkinto tai soveltuva ulkomainen koulutus, joka asianomaisessa maassa antaa kelpoisuuden vastaaviin korkeakouluopintoihin.
• Jokaisessa tohtoriohjelmassa on omat valintaperusteensa ja hakuohjeensa.
• Hakeminen tapahtuu Opintopolussa.

Kansainväliset väitöskirjatutkijat

• Schengen-alueen ulkopuolelta tuleva väitöskirjatutkija tarvitsee tutkijan oleskeluluvan ja sen hakemista varten yliopiston allekirjoittaman vastaanottosopimuksen.
• Lisätietoa ulkomailta saapuvien työntekijöiden tai apurahatutkijoiden erityiskysymyksistä (Heimossa, vaatii UEF-kirjautumisen).
• Ohjeita kansainvälisille väitöskirjatutkijoille lähetettäväksi:
  • Quick guide for international doctoral researchers
  • Guide for international staff (palkkapaikat saaneet väitöskirjatutkijat)

Työsuhdeasiat

• Täyden tai osa-aikaisen (yli vuoden apurahan saaneet ovat oikeutettuja 10% työsuhteeseen) palkkapaikan saaneet väitöskirjatutkijat otetaan työsuhteeseen.
• Apurahatutkijoiden on solmitaan apurahatutkijasopimus.
• Laitoksen HR-asioista vastaavat henkilöt vastaavat molempien sopimusten tekemisestä.

Ohjauksen aloittaminen

Keskustele ohjattavasi ja hänen muiden ohjaajiensa kanssa siitä millaisia odotuksia teillä on väitöstyön ja toistenne suhteen, esim.

• Miksi ohjattavasi haluaa tehdä väitöskirjan, millaiset tavoitteet hänellä on sen suhteen (esim. laatu ja aikataulu) ja kuinka paljon hän voi panostaa siihen aikaansa.
• Millainen tapa ohjattavallasi on työskennellä (mm. itseohjautuvuus).
• Mitä ohjattavasi odottaa sinulta (mm. ohjauksen taajuus ja sisältö). Tässä apuna voit käyttää RPRS-työkalua.
• Millainen keskinäinen työnjako sinulla ja muilla ohjaajilla on.

Ks. Työkaluja onnistuneeseen ohjaukseen > Checklist for beginnings (Moodlessa, vaatii UEF-kirjautumisen)

Ohjaussopimus

On myös suositeltavaa laatia tarkempi kirjallinen ohjaussopimus, jonka laatimisessa voit saada apua TENKin suosituksista (s. 9).

Perehdytys yliopistoon

Perehdytysmateriaalit

Perehdyttäjän muistilistan avulla voit varmistua siitä, että kaikki olennaiset käytännön asiat tulevat läpikäytyä uuden ohjattavasi kanssa.

Mikäli väitöskirjatutkimus sisältää laboratoriotöitä, on laboratorioturvallisuuteen liittyvät asiat myös sisällytettävä perehdytykseen.

Henkilöstöhallinnon prosessit

• Mikäli ohjattavasi on saanut palkallisen paikan, hän voi tutustua uuden työntekijän pikaoppaaseen Heimossa tai osallistua Tervetuloa taloon- tilaisuuteen.
• Mikäli ohjattavasti on apurahatutkija, hän voi tutustua apurahatutkijan oppaaseen Kamussa tai tieteentekijöiden apurahatutkijan tietopakettiin.

Digitaaliset ympäristöt ja taidot

Jos ohjattavasi ei tunne UEFin käytäntöjä tai häneltä puuttuu tarvittavia digitaitoja:

• Digistartti perehdyttää UEFissa käytettyihin digitaalisiin ympäristöihin
• Wistec Online oppimisympäristö ja Wistec etäkoulutukset opastavat erilaisten ohjelmien (esim. o365) käytössä

Tohtoriopintojen aloittaminen

Jatko-opintosuunnitelma

(Pää)ohjaajana sinun tulee auttaa ohjattavaasi henkilökohtaisen jatko-opintosuunnitelman laatimisessa.

• Jatko-opintosuunnitelma on laadittava 3 kk kuluessa jatko-opintojen aloittamisesta.
• Jatko-opintosuunnitelmaa laadittaessa on huomioitava tohtoriohjelman vaatimukset sekä opintosuunnitelma.
• Ohjattavan kanssa on hyvä keskustella hänen urasuunnitelmistaan, jolloin jatko-opintosuunnitelman voi rakentaa sen huomioon ottaen.
  • Tohtorikoulun tarjoaa yleisten valmiustaitojen opintoja tutkijan taidoissa, viestintä- ja kielitaidoissa sekä yleisissä työelämätaidoissa.
  • Lisäksi opintoihin on mahdollista liittää (tohtoriohjelman vaatimusten puitteissa) myös muita opintoja esim. tilastotiedettä, yliopistopedagogiikkaa tai yrittäjyysopintoja.
• Apua jatko-opintosuunnitelman kanssa saat oman tiedekuntasi jatkokoulutuksesta vastaavalta henkilöltä sekä tohtoriohjelmasi koordinaattorilta.

Tohtorikoulutuksen tietokanavat

Tohtorikoulutukseen liittyvät ohjeet on koottu Tohtorikoulutuksen käsikirjaan.

Mikäli ohjattavasi ei ole opiskellut UEFissa aiemmin, hän tulee tutustuttaa myös muihin tieto- ja viestintäjärjestelmiin.

• On suositeltavaa liittyä Tohtorikoulun Yammer-ryhmään.
• Suurimmalla osalla tohtoriohjelmista on myös omat yammer-ryhmänsä, johon ohjattavan tulisi liittyä pysyäkseen perillä ajankohtaisista tapahtumista

Väitöstutkimuksen rahoitus

Sinun velvollisuutesi ohjaajana on auttaa ohjattavaasi hankkimaan itselleen rahoitusta. Rahoitusmahdollisuuksia ovat mm. apurahat, tohtoriohjelmien palkalliset tohtorikoulutuspaikat, palkalliset projektitutkijan tehtävät tai opintojen ja muun palkkatyön yhdistäminen. Lisätietoa näistä sekä tiedekuntien apurahoista väitöskirjatyön aloittamiseen tai viimeistelyyn löydät tohtorikoulutuksen rahoitusmahdollisuudet- sivulta.

Tietoa työsuhteesta:

• Apurahat ja apurahatutkijan 10% työsuhde
• Tietoa uudelle työntekijälle

Koulutusta apurahojen hakemiseen

Kaikki tiedekunnat järjestävät koulutusta väitöskirjatutkijoille apurahojen hakemiseen liittyen. Lisätietoa aiheesta Muut opinnot ja koulutukset- sivulta.

Tutkijan taidot

UEFissa on tarjolla monenlaista koulutusta ja tietoa väitöstutkimuksen tueksi sen eri vaiheissa esim. tiedonhakuun, datan hallintaan, tilastotieteeseen, tieteelliseen kirjoittamiseen ja julkaisemiseen liittyen.

Tutkimusetiikka

Varmista, mm. että

• ohjattavasi on perillä
  • hyvästä tieteellisestä käytännöstä ja sen loukkauksista,
  • tietosuoja-asetuksen mukaisista henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä velvollisuuksistaan
  • mitä tutkimuslupia hän tarvitsee
• olette sopineet
  • kirjoittajuudesta, mikäli väitöstutkimus koostuu osajulkaisuista
  • mahdollisten yhteistyössä tuotettujen aineistojen käytöstä (ks. Tietoarkiston tutkijoiden välisistä sopimuksista)
  • tutkimusaineistojen säilyttämisestä, arkistoinnista ja jatkokäytöstä

Tutkimuseettisistä asioista ohjattavasi löytää tietoa Kamun tutkimuseettiset ohjeet- sivuilta ja tutkimusetiikan perusteet- opintojaksolta.

Väitöskirjatutkijoiden hyvinvoinnin tukeminen

Väitöskirjatutkijat ovat yli 2-kertaa muuta korkeasti koulutettua väestöä alttiimpia saamaan mielenterveysongelmia (Levecque ym. 2017). Suurimmat stressitekijät ovat uranäkymien epävarmuus ja työn ja vapaa-ajan epätasapaino (Nature, 2019). Liiallisesti stressaantunut väitöskirjatyöntekijä on riski: huonovointisuus johtaa viivyttelyyn sekä myöhemmin mahdolliseen loppuun palamiseen tai opintojen lopettaminen.

Siispä:

• Kysy kuulumisia säännöllisesti (järjestä esim. epävirallisia kahvihetkiä)
• Ole kiinnostunut, kuuntele, innosta ja kannusta. Älä painosta.
• Rohkaise pitämään työaika ja vapaa-aika erillään – virkeä väitöskirjatutkija on tehokas väitöskirjatutkija. Lue lisää liikuntapalveluista.
• Keskustele uranäkymistä. Ohjaa tarvittaessa tohtorikoulun urakursseille.
• Edistä verkostoitumista muiden väitöskirjatutkijoiden kanssa (esim. UEF Doctoral Student Association) tai muun sosiaalisen verkoston löytämisessä.

Katso myös:

• Onnistunut ohjaus
• Väitöskirjatutkijoiden hyvinvointi

Väitöskirjatutkijan sitouttaminen

Tyytyväinen väitöskirjatutkija on sitoutunut ja tehokas työssään. Tutkimusten mukaan sitoutumista edistävät:

• Ohjaajan ja tohtoriopiskelijan yhteneväinen käsitys ohjaajan tehtävistä sekä ohjauksen sisällöstä ja taajuudesta (Pyhältö ym. 2015)
• Ohjaajilta ja tiedeyhteisöltä saatu riittävä tuki (Peltonen ym. 2017) sekä useampi ohjaaja (Cornér ym. 2017)
• Kokemukset yhteisöön kuulumisesta, oman kompetenssin kehittymisestä ja oman tieteellisen panoksen merkityksellisyydestä (Virtanen & Pyhältö, 2012, Veikkaila ym. 2013, Vekkaila ym. 2014)
• Pystyvyyden tunne kirjoittajana (Lonka ym. 2014)
• Tutkimustyön autonomia (Virtanen & Pyhältö, 2012, Veikkaila ym. 2013, Vekkaila ym. 2014)
• Aktiivinen toiminta ja osallisuus omassa tiedeyhteisössä (Pyhältö & Keskinen, 2012)
• Ohjattavan arvostaminen, kunnioittaminen, oikeudenmukainen ja tasapuolinen kohtelu sekä ohjustyön priorisointi (Löfström & Pyhältö, 2020)
• Tietoisuus tohtorintutkinnon merkityksestä tulevaan uraan (Sakurai ym. 2017)

Tohtoriopintojen keskeyttämisen ja loppuun palamisen riskiä puolestaan lisäävät:

• Tutkijayhteisössä ilmenevät vaikeudet ja erimielisyydet, eivät niinkään ongelmat itse tutkimuksessa (Vekkaila ym. 2013).
• Ongelmat kirjoittamisessa (kirjoitusblokit, perfektionismi ja viivyttely) (Lonka ym. 2014)
• Yksinäisyyden ja eristyneisyyden tunne sekä riittämätön ohjaus ja tunne tiedeyhteisön epätasa-arvoisuudesta (Cornér ym. 2017).
• Epäreiluuden, epätasa-arvon, epäkunnioituksen kokemukset ohjaajan taholta, esim. hylkääminen, hyväksikäyttö, itsemääräämisoikeuden kieltäminen (Löfström & Pyhältö, 2020)

Onnistunut ohjaus

Lähde: Sanna Vehviläinen, Ohjaustyön opas ja Toolkit for supervisors.

Ohjaus on ohjaajan tarjoamaa asiantuntemusta, opastamista oppimiseen sekä avun ja tuen tarjoamista. Se on yhteistyöhön perustuvaa toimintaa, joka edistää ohjattavalle merkittäviä oppimisen, työn ja elämän suunnittelun prosesseja vahvistaen ohjattavan toimijuutta.

Toimijuuden vahvistuminen näkyy mm. taitojen, tietojen ja kykyjen karttumisena, toimeen tarttumisena, kasvavana itsenäisyytenä, itsesäätelynä ja itseluottamuksena, oman pätevyyden tiedostamisena, vastuuntuntoisuutena, aloitteellisuutena, osallistumisena, haluna vaikuttaa ympäristöönsä, kykynä luottaa muihin sekä yhteisön osaksi tulemisena ja yhteistyössä toimimisena.

Hyvä ohjaus

• Ei perustu ohjaajan tutkijana menestymiseen. Kyky arvioida konkreettisia tuloksia (artikkeli tms.) ei ole tästä kiinni.
• Ei perustu henkilökemiaan.
• Ei ole taito, joka jollain on luonnostaan ja jollain ei.
• Perustuu vuorovaikutukseen (ks. alla).
• Voi sisältää ongelmia mutta ne ovat korjattavissa.
• On toimintaa, jota voi suunnitella ja siten harjoitella.
• On tavallista, ystävällistä, työhön keskittyvää tekemistä - eli tarpeeksi hyvää ohjausta

Ohjauksen orientaatiot

Hyvä vuorovaikutus on avain onnistuneeseen ohjaukseen. Akateemisessa ohjauksessa on tunnistettu kolme erilaista vuorovaikutuksen orientaatiota. Niistä kaikki ovat tarpeellisia. Ohjaaja voi valita mitä orientaatiota haluaa ja on tarpeen kussakin tilanteessa käyttää (ja tunnistaa mihin orientaatioon ohjattava häntä haluaa viedä). Usein ensin voi olla hyvä tarjota kannattelevaa orientaatiota, sitten tutkivaa orientaatiota ja lopuksi ongelmanratkaisuorientaatiota.

Kannatteleva orientaatio

Kannattelevalla orientaatiolla tarkoitettan läsnäolevaa, tarkkailevaa, avoinna olevaa ja empaattista mielentilaa. Tilanne koetaan ja hyväksytään sellaisena kuin se on. Orientaatio tapahtuu usein ”hiljaa”, sanoitta, kehon kielellä. Se on keskittymistä tilanteeseen, kuuntelemista.

Tämä orientaatio on yleensä tarpeen alussa, vaihettumisissa tai kun tilanne muuten vaatii rauhoittamista (esim. lehdestä tullut käsikirjoituksen hylkäys). Orientaatio auttaa ohjattavaa kestämään sen mikä pitää kestää ja estää toimimasta äkkipikaisesti.

Tutkiva orientaatio

Tutkivassa orientaatiossa pysähdytään ongelman äärelle pohtimaan mistä on kyse ja mitä ongelman takana on. Tavoitteena on saada syvällisempi, analyyttisempi ja monipuolisempi ymmärrys ongelmasta. Tällöin ei juututa ja tuhlata aikaa epäolennaisiin ongelmiin.

Tämän orientaation seurauksena ohjattava alkaa paremmin ymmärtää omaa sisäistä työskentelyprosessiaan, oppii virheistään ja onnistumistaan sekä ymmärtää syvällisemmin myös ulkoiset kriteerit (esim. miksi teksti ei toimi/toimii). Nämä seikat ovat tarpeellisia asiantuntijatehtävissä tarvittavan kriittisen reflektiokyvyn ja metataitojen kehittymiselle.

Päätyökaluna tutkivassa orientaatiossa on kysymysten tekeminen: ohjattavaa pyydetään kuvailemaan ajatteluaan ja asioiden merkityksiä hänelle.

Ongelmanratkaisuorientaatio

Ongelmanratkaisuorientaatio on yleisimmin käytetty orientaatio, jossa ongelma pyritään tunnistamaan ja ratkaisemaan mahdollisimman nopeasti ohjaajan antamalla neuvolla. Orientaatio on tehokas mutta rajoittunut, mikäli esiin tuotu ongelma ei ole varsinainen ongelma. Tällöin neuvo korjaa ongelman lopputuloksessa mutta ei siinä osassa työprosessia, joka alun perin ongelman aiheutti.

Ongelmanratkaisuorientaatiossa ohjaaja tunnistaa ongelman ja antaa ratkaisun, jolloin ohjattava ongelmaratkaisukyky ei kehity, eikä ohjattavan ajattelu (kuinka hän ymmärsi neuvon) ei paljastu.

Taitavassa neuvomisessa kuullaan ensin ohjattavaa, jolloin voidaan varmistua siitä, mikä on varsinainen ongelma. Ohjaajalla oltava aikaa harkita asioita, jotta neuvo olisi harkittu ja ohjattava on hyvä ottaa mukaan ongelmanratkaisuun. Neuvominen ei sovi kaikkiin tilanteisiin.

Orientaatioiden käyttämisestä

Kokonaisuutta ajatellen orientaatioiden käyttö ei vaadi lisää aikaresursseja. Alussa niiden tunnistaminen ja tietoinen soveltaminen käytäntöön vie aikaa mutta se myös maksaa itsensä takaisin tuomalla lyhyeenkin kohtaamiseen rakennetta ja ohjaamalla keskittymään olennaiseen.

Lisätietoa aiheesta ja konkreettisia neuvoja mm. palautteen antamiseen: Toolkit for supervisors (Moodlessa, vaatii UEF-kirjautumisen).

Vinkkejä ohjaukseen

Koottu vuonna 2018 järjestetyn tutkija- ja ohjaajakoulutusseminaarin Sanna Vehviläisen vetämästä ohjaus-aiheisesta työpajasta (ks. Sway-esitys How to improve PhD supervision).

• Varaa ohjaustilanteessa tarpeeksi aikaa yhteisen ymmärryksen luomiseen siitä, mitä ollaan tekemässä ja miten - tee päämäärät ja toimintatavat näkyviksi.
• Anna ohjattavallesi tilaa kertoa omista näkemyksistään, kokemuksistaan ja motivaatiostaan.
• Auta ohjattavaasi asettamaan konkreettisia tavoitteita.
• Älä oleta, kysy! Varmista, että ymmärrätte asiat samoin (esim. mitä seuraavaksi tehdään).
• Anna aikaa vuorovaikutukselle, keskustele. Tämä hyödyttää teitä molempia.
• Osoita ohjattavallesi, että olet halukas auttamaan.
• Stimuloi ohjattavasi ajattelua antamalla palautetta. Palautteen tulee olla rehellistä, realistista, konkreettista, positiivista ja rohkaisevaa. Ole ystävällinen ja hienotunteinen - kritiikki voi olla murskaavaa, vaikka se olisikin tarkoitettu rakentavaksi.
• Tue, rohkaise ja kannusta. Motivoi uudelleen ja uudelleen.
• Anna ohjattavallesi aikaa ajatella ja prosessoida.
• Arvioikaa prosessia (esim. tehtyjä toimenpiteitä) yhdessä.
• Tutki ohjattavasi esiintuomia ongelmia huolellisesti ennen neuvomista. Ongelma voi olla jotain muuta kuin mitä ensisilmäyksellä näyttää (ks. tutkiva orientaatio).
• Järjestä ohjattavasi kanssa myös epävirallisia tapaamisia (esim. kahvitauot)
• Tutustu ohjattaviisi ja heidän työskentelytapoihinsa.
• Kiinnitä huomiota myös omaan kommunikointityyliisi (ks. orientaatiot).
• Laadi yhdessä ohjattavasi kanssa säännöt kommunikaatiolle.
• Anna tilaa tunteille ja niiden ilmaisuille
• Anna liikkumatilaa ja vapautta mutta pidä säännöllisesti ja aktiivisesti yhteyttä!
• Huomioi kulttuuritausta: korkean hierarkian kulttuureista tulevat väitöskirjatutkijat tarvitsevat enemmän konkreettisia neuvoja ja opastusta (ks. Hofsteden kulttuurikompassi)
• Pidä silmällä työkuormaa. Kohtuullinen työkuorma ja riittävä vapaa-aika eivät suinkaan hidasta vaan nopeuttavat etenemistä.

Työkaluja omaan ohjaukseen

Alla listatut työkalut löytyvät Moodlesta, ohjaajien työkalupakista (vaativat UEF-kirjautumisen):

• Checklist for beginnings on tarkistuslista ohjaustilanteisiin ja etenkin ohjausprosessin aloittamiseen.
• Picturing the process auttaa hahmottamaan väitöstutkimusprosessin kokonaisuutta. Hyödyllinen harjoitus tehtäväksi yhdessä ohjattavan kanssa.
• Your personal highlights auttaa sinua pohtimaan onnistunutta ohjausta omien kokemustesi kautta.
• The guiding values auttaa selventämään omia arvojasi ohjaajana toimiessasi.